Разработали и внедрили автоматизированную healthcheck-систему, чтобы снизить текучку и поддерживать сотрудников. Опыт нашего HR-отдела

Привет! Я — Даша Квасова, руковожу HR-отделом. В этой статье расскажу, как мы вместе с отделом автоматизации внедрили healthcheck-опросы для наших сотрудников, смогли предотвратить выгорание и удержать ценных специалистов. А ещё поделюсь, с помощью каких процессов поднимаем уровень счастья сотрудников и как нам в этом помогают технологии.

Исследования показывают, что в 2024 году 70% компаний сталкиваются с недостатком кадров при найме и сложностях при удержании специалистов в компании. Борьба за кадры сейчас всё выше, а значит, повышается и стоимость специалистов.

Часто получается такая ситуация: вы вырастили классного специалиста, вложились в его обучение, но что-то пошло не так — и он уходит в компанию, где ему больше платят или лучше условия. Иногда компании даже не знают, почему выгорают или уходят их сотрудники. Это происходит по разным причинам, например:

Мы столкнулись с этими проблемами и задумались о том, как собирать и растить команду счастливых специалистов в 2018 году. Тогда в компании было около 100 сотрудников, а в HR-департаменте работало всего несколько человек. Мы нанимали и теряли людей — тогда уровень текучки в компании был около 16% за квартал. Нужно было что-то делать, чтобы компания росла, а HR-отдел не чувствовал сильную нагрузку.

В 2018 году мы работали по старинке: собирали обратную связь от сотрудников раз в полгода с помощью анкет в Google-таблицах. В анкетах были классические вопросы по системе Gallup Q12. Результаты опросов мы собирали через Slack и HR-менеджеры обрабатывали их вручную.

Сами по себе вопросы помогали выявить потребности сотрудников, но анализ занимал больше времени. Когда мы видели, что нужно что-то менять, было уже поздно — специалист нуждался в отдыхе или переходил в другую компанию. Например, мы проводили опрос каждые полгода, а за это время сотрудник уже был готов уходить. При таком процессе работы на одного нового сотрудника приходится один уволившийся по своему желанию. Это не давало компании расти и масштабироваться.

Если посчитать в конкретных суммах, то стоимость middle-специалиста на рынке сейчас около 250 000–400 000 рублей. Включаем туда расходы на найм, онбординг, обучение, социальную компенсацию — получится как минимум в два раза больше. Мы посчитали также количество увольнений по собственной инициативе и риски нарушений договоренностей с заказчиком: клиенты любят работать с постоянной командой и в случае перемен могут отказаться работать с нами. В итоге потеря специалиста может нам стоить миллионы рублей.

Мы решили пересмотреть работу с сотрудниками и переключиться на их удержание и выстраивание долгосрочных отношений. Так получится не терять, а растить специалистов и создавать слаженную команду. Для этого сначала решили улучшить систему обратной связи и в 2022 году создали систему пульс-опросов с прогностической аналитикой, и назвали её healthcheck-системой. Система собирает обратную связь у сотрудников по ключевым метрикам, связанным с удовлетворённостью работой, и показывает подробную информацию об отделах и в целом процессах в компании. Тогда это было новинкой в бизнесе, а сейчас это must-have для компаний в разных отраслях.

1. Разработали новую систему вопросов и исследовали её связь с реальным состоянием сотрудников.

Первое, с чего мы начали менять ситуацию — проанализировали наши процессы сбора обратной связи. В предыдущих опросниках вопросы были слишком общие и сотрудники отвечали на них вяло. Поэтому мы решили разработать несколько категорий вопросов и провели корреляционный анализ, чтобы понять, есть ли связь между вопросами и реальным состоянием сотрудников.

Для этого протестировали новую систему на нескольких отделах. Параллельно разработали базу данных и интерфейс системы и интегрировали бота Jarvis в корпоративный чат в Discord.

В первой версии бот приходил к сотрудникам раз в две недели и задавал одинаковые 10 вопросов. По реакции и обратной связи мы поняли, что одни и те же вопросы им надоедают, и уровень вовлечённости уменьшается. Тогда мы перестроили принцип опросника: раз в год мы меняем вопросы полностью, а каждый месяц вопросы из разных категорий приходят разные. Сейчас мы сделали уже третью версию системы, и заметили, что около 60–70% сотрудников отвечают боту. О самих вопросах расскажу дальше.

2. Выделили позицию HRBP и закрепили за каждым сотрудником.

Кроме технического, мы изменили менеджерский аспект в сборе обратной связи. Мы выделили позицию HR Business Partner (HRBP) и закрепили их за разными отделами. Такой специалист имеет доступ к результатам опросов, видит сигналы выгорания в healthcheck-системе, если сотрудник снизил оценку в ответах на вопросы. В таком случае HRBP приходит на помощь и назначает встречу 1 на 1 или согласует её с руководителем команды.

Мы разделили рассылку опросов по группам сотрудников: для руководителей, для линейных сотрудников и для новичков на этапе онбординга. У каждой группы — свои вопросы, соответствующие роли сотрудника. Это помогло различать процессы и сложности разных ролей и вовремя видеть сигнал о выгорании.

3. Как итог, автоматизировали HR-процессы и вовремя замечаем признаки выгорания.

Получалась такая схема: раз в месяц бот приходит к каждому сотруднику в корпоративный мессенджер и задаёт короткие вопросы. Опрос занимает 5–10 минут. HR-специалист, закреплённый за сотрудником, анализирует ответы и при необходимости назначает встречу для улучшения ситуации. Благодаря автоматизации HR-менеджер видит сигналы о том, как на самом деле себя чувствует сотрудник, и может предотвратить выгорание и уход из компании.

Мы разработали систему на основе Apache Superset — платформы для визуализации данных и аналитики бизнеса, которая позволяет создавать интерактивные дашборды и отчёты, связанные с базой данных. Плюс SuperSet в том, что платформа создана на открытом исходном коде, что даёт больше гибкости при разработке — мы можем создать интерфейс так, как нам удобно, и сделать свои доработки по функциональности.

Разработкой занимался отдел автоматизации под руководством Кати Батищевой. За два месяца она с командой создала интуитивно понятную и удобную для HR и руководителей систему, а сейчас постоянно тестирует и обновляет её. Они подключили к системе нашу базу данных из PostgreSQL, куда заносятся ответы сотрудников, и интегрировали бота с базой данных.

Внешний вид системы настроен так, чтобы HR-специалист видел баллы по ответам каждого сотрудника и анализировал ситуацию по подразделениям и проектам. Специалист видит сводные графики по разным периодам и изучает динамику изменений, может увидеть данные о сотруднике — на каком проекте он работает, какой у него уровень и кто его руководитель.

Мы разработали систему так, чтобы она гибко настраивалась, а мы могли менять её в зависимости от ситуации. Она включает в себя категории, влияющие на счастье сотрудника. У нас они такие: интересный проект, обратная связь, коллектив отдела, руководитель, загрузка, выгорание и др. В каждой категории подбираются отдельные вопросы, чтобы глубже понять ситуацию.

Например, в категории «Развитие» мы предлагаем сотрудникам оценить следующие утверждения:

В категории «Загрузка» есть такие утверждения:

Ответы на вопросы конвертируются в оценки и показывают менеджерам процессы для улучшения. Это также подсвечивает позитивные тренды или работающие практики, которые можно распространить внутри компании.

Все дашборды мы настроили с разным уровнем доступа. Например, для HR-специалистов он полный, с возможностью просмотра отдельных ответов сотрудников. Руководители видят данные в анонимном и сокращённом формате. Это помогает им видеть, как себя чувствуют сотрудники, и запланировать встречи или события для изменения ситуации.

Healthcheck-система регулярно анализирует ответы сотрудников и изменения ситуации в компании в целом.

Мы можем анализировать более точечные и, наоборот, комплексные процессы. Например, на основе ответов мы разрабатываем новые правила в компании, организуем обучающий курс, подключаем бенефиты для поощрения или решаем вопросы с перегрузкой и графиком работы. Приведу примеры, как мы анализируем данные.

Например, по результатам опроса по условиям труда 127 сотрудников поставили высокий балл в вопросе о том, заботится ли о них компания. На основе этого делаем вывод, что 50% сотрудников чувствуют заботу компании и ощущают себя ценными.

51% сотрудников считают, что в компании очень дружная атмосфера и есть возможности для развития. Такой анализ мы можем проводить как по отдельным сотрудникам, так и по отделам.

Общие отчёты показывают процессы по категориям за год или за месяц. Например, в отчёте ниже мы видим проблемы с вовлеченностью в отделах. Каждый HR-специалист знает, что низкая вовлечённость коррелирует с текучестью, поэтому может сделать вывод, что нужно улучшить. Например, назначить внеплановую встречу с руководителем проекта и его сотрудниками и узнать, что им мешает в рабочих процессах.

На следующем дашборде видим, у каких сотрудников есть маркеры выгорания. Это уже «красный флаг» для HR, поэтому мы назначаем встречи, пробуем поддержать и узнать больше о ситуации внутри команды, и помогаем им предотвратить или справиться с выгоранием. Для этого нормируем график работы, устраняем переработки, предлагаем пересмотреть график отпусков или проводим вебинар с психологом для самопомощи.

На одном примере покажу, как профилактика выгорания одного сотрудника может спасти команду.

Однажды HRBP увидел переработку у одного из аналитиков нашей компании. По сигналу системы он быстро назначил внеплановую встречу 1 на 1. Аналитик Катя жаловалась на то, что ничего не успевает на проекте и уже две недели находится в режиме тушения пожаров и переработок, что наводит на мысли об увольнении.

HRBP проконсультировался с руководителем отдела по поводу состояния сотрудника. Как оказалось, опыт Кати и ее hard skills достаточны для решения поставленных задач и трудностей вызывать не должны. Она недавно была в отпуске, что тоже не должно было привести к такому истощению.

Тогда HR-специалист проанализировал ситуацию по ответам сотрудников других ролей, работающих на одном проекте с Катей. Стало понятно, что чувство «ощущения, что я в огне» касается всей команды проекта. Мы поняли, что проблемы лежат в проектном менеджере, который некорректно ставил задачи и неравномерно распределял нагрузку между сотрудниками. Мы предложили другого, более опытного сотрудника, на эту должность. Команда вздохнула с облегчением и вовремя завершила проект.

Если бы не было healthcheck-системы, мы бы не смогли вовремя заметить сложности и потеряли бы ценных сотрудников, что создало бы риски для проекта. Благодаря автоматизации системы опросов мы можем увидеть снижение оценок общей удовлетворенности в ответах сотрудников за 2–3 месяцев и предсказать их уход из компании. Когда HR узнает о данных тенденциях, ещё есть время, чтобы изменить ситуацию и удержать специалиста.

Вот что мы сделали, чтобы быстро замечать ухудшение состояния сотрудников и лучше понимать, что происходит в компании.

За два года использования системы мы снизили текучку с 16% до 8% за квартал. В итоге мы удерживаем 9–10 сотрудников в каждом квартале и 40 человек в год. Это экономит нам время и ресурсы на поиск новых сотрудников в несколько раз — мы больше вкладываемся в развитие и мотивацию уже имеющихся специалистов, а значит, не теряем потенциальных заказчиков и растём как команда. Всего у нас работает около 250 человек — а когда-то мы не могли превысить планку в 150.

Существует ряд коробочных решений, например Битрикс24 или FriendWork. Компания может купить подписку на сервис с месячной или годовой оплатой. Такие готовые решения идеально подойдут небольшим компаниям (до 150 сотрудников), которые ещё не выстроили инфраструктуру. Стоимость подключения — 10–15 долларов за учётную запись. Это не самое дешёвое, но вполне оптимальное решение для стартапа. Оно поможет компании создать базу данных сотрудников, внедрить практику опросов и заложит основу для выстраивания HR-процессов.

Кастомная HRM-система подойдёт среднему и крупному бизнесу

Если в компании более 150 человек, то лучше выбрать собственное решение. Обычно в таких компаниях уже устоялись HR-процессы, есть база данных сотрудников или простая HRM-система без модуля опросов. Коробочное решение будет сложнее вписать в готовую инфраструктуру компании по трём причинам:

Мы ценим в собственной системе гибкую настройку. Благодаря этому мы связываем данные с индексацией зарплаты, изменением грейдов, работой руководителя команды, регулярностью отпуска, наличием переработок. У коробочной системы нет интеграции с такими данными, поэтому результаты опросов HR-команда будет больше анализировать вручную, а деньги на аренду компания продолжит тратить.

Кастомное решение повышает мотивацию сотрудников

Ещё один неочевидный момент — кастомное решение поможет упростить сотрудникам ответы на опросы. Чтобы у них была мотивация выделять время на ответы, healthcheck-система должна быть простой и интуитивно понятной. Сотрудник не должен проходить долгую регистрацию, вспоминать пароль, пытаться разобраться в интерфейсе.

Стоимость разработки собственной HRM-системы

Стоимость аренды коробочного сервиса, например, Битрикс24, на 250 сотрудников — 350 000 рублей в год. В этой системе есть простая аналитика и функциональности, которые сложно будет поменять под растущие потребности компании. Например, доработка аналитики будет стоить дороже, чем оплата подписки за год. Если компания захочет добавить новые функциональности, то нужно будет подключать команду разработчиков и интегрироваться с сервисом. Это потребует дополнительного времени и бюджета.

Своя система для крупных компаний будет стоит дешевле в перспективе. Стоимость собственной HRM-системы без интеграции с ботом составляет около трёх долларов за человека в месяц. Если взять число наших сотрудников в компании, минимальную стоимость сервиса и умножить их на 12 месяцев, то получится

При разработке кастомной HRM-системы компания тратит больше в первый год, но в итоге может быстро подключать новые возможности и не зависеть от подписки. А это значит, что компания инвестирует в собственный сервис, не теряет деньги и ресурсы HR-отдела на рутинную работу и при этом качественнее заботится о сотрудниках.

Мы продолжаем развивать нашу систему и технологии и уже сделали CRM- и HRM-системы для других компаний. Поэтому наш следующий шаг — это разработка HRM-системы внутри Surf. В ней будут возможности:

Всё это будет доступно в единой системе и позволит нам ещё быстрее управлять процессами найма, онбординга и развития сотрудников. Мы уже наработали экспертизу в разных индустриях, например, в промышленности или фудтехе, и готовы помогать компаниям развивать автоматизировать внутренние процессы.