Обратное делегирование: 9 из 10 руководителей не замечают, как сотрудники подкладывают им свои задачи
Обратное делегирование – это скрытая угроза, которая может существенно подорвать эффективность управления временем и ресурсами руководителя. Подобно тому, как кукушка избавляется от своих яиц, сотрудники под разными предлогами подкладывают свои задачи руководителю. То информации нет, то нужно письмо написать от своего имени. Руководитель может в какой-то момент поймать себя на том, что проработал весь день, а по своим целям не сдвинулся с места. В этой статье представлен список вопросов, которые помогут руководителю распознать признаки обратного делегирования. Приводится 6 правил, соблюдение которых поможет руководителю развивать в сотрудниках навыки самостоятельного решения задач.
Я автор ТГ-канала «Интеллект лидера», где пишу о методах управления командой и повышение личной эффективности. На канале вы ознакомитесь с проверенными стратегиями и реальными примерами, которые помогут вам повысить управленческие компетенции. В закрепе вас ждет гайд «100 способов нематериальной мотивации сотрудников». Ознакомьтесь с гайдом и создавайте команду мечты, которая будет гореть идеями и работать на результат.
Что значит обратное делегирование?
Делегирование — это процесс передачи задач и компетенций от руководителя к подчиненному. В отличие от обычного распределения обязанностей, здесь передаются задачи, которые исходят из сферы ответственности самого руководителя. Этот подход помогает расширить круг обязанностей сотрудников и способствует более эффективному использованию ресурсов в команде. При делегировании ответственность за результат принадлежит сотруднику.
При обратном делегировании происходит возврат задачи руководителю. Вместо того, чтобы самостоятельно решать задачу, сотрудник бесконечно обращается за помощью к руководителю. В результате возвращает руководителю ответственность за поставленную им же задачу.
Кейс (эпизод 2)
Олег руководит отделом аналитики на производственном предприятии. Кратко напомню, что в предыдущей статье его отдел столкнулась с трудностями при формировании отчета. Сотрудники на необходимость переделки отреагировали очень эмоционально. Но благодаря использованию фрейма, Олегу все же удалось наладить диалог в команде. Предыдущие его сложности с коллективом доступны по ссылке.
Сейчас у Олега горит новая задача. Через пару дней у него назначено совещание по отчетности за первое полугодие. Он знает, что ТОПам важно наглядно увидеть показатели. Чтобы проиллюстрировать цифры, он сам придумает содержание презентации, а оформление делегирует Марине. Пока она оформляет, сам сможет подготовиться к вопросам.
Обычное делегирование
Олег подходит к Марине и говорит:
– «Мари, у нас совещание по отчетности в пятницу. Сам подготовлю канву, вышлю тебе сегодня. Сможешь оформить презентацию по отчетности, пожалуйста? Я подготовлю содержание, за тобой – дизайн слайда по брендбуку и инфографика. Успеешь?»
Марина кивает, и Олег уверен, что она выполнит задачу, так как знает ее способности и опыт в оформлении презентаций.
Обратное делегирование
Проходит день, и Олег заходит к Марине, чтобы узнать о ходе работы. Марина выглядит немного растерянной.
– «Олег, я посмотрела данные и попробовала создать слайды, но у меня много вопросов. Как ты думаешь, какой фон лучше использовать? Может, добавить еще один график? Как по-твоему, лучше сделать заголовок крупнее или поменять шрифт?» – спрашивает она.
Олег начинает понимать, что Марина не справляется с задачей самостоятельно и возвращает ему ответственность за решение.
Через пару часов Олег получает сообщение от Марины: «Олег, я не уверена, что могу сделать все правильно. Может, лучше кто-то из более опытных коллег сделает? Я не знаю, что делать в этой ситуации.»
Олег понимает, что его подчиненная перекладывает ответственность и отказывается от выполнения задачи, которую он делегировал. Начал продумывать план ее увольнения. Больше всего раздражало, что она постоянно задает вопросы вроде:
– «Что, если сделать так?»; «А как именно лучше оформить график?»; «Олег, ты можешь мне объяснить, как ты хочешь видеть эту часть?»
Почему так происходит? Может быть, Марина просто не уверена в себе, не имеет достаточной информации или просто не хочет брать на себя ответственность за возможные ошибки? Пишите свое мнение в комментариях. Поможем Олегу вместе. Тем более, что он не одинок в сложностях делегирования.
Последствия обратного делегирования
Возвращение задач руководителю – это не просто неудобство, а серьезная проблема, которая негативно влияет на всю команду.
Во-первых, руководитель перегружается, т.к. вынужден решать оперативные вопросы, которые должны решаться на уровне сотрудников.
Во-вторых, сотрудники приходят к выводу, что сложности может решить только руководитель. В результате теряют интерес к работе, что тормозит их профессиональное развитие. Амбициозные сотрудники увольняются, возможности для профессионального развития ограничены, им не где развернуться.
В-третьих, руководитель, перегруженный мелкими задачами, принимает решения долго и менее качественно. У него уже нет времени на тщательное обдумывание и анализ. Он занимается чужими задачами большую часть рабочего времени.
В результате сотрудники избегают ответственности, теперь от них не дождешься генерации новых идей и предложений. А у руководителя снижается способность эффективно управлять командой и выполнять свои основные обязанности.
Тест для определения обратного делегирования
Для начала нужно понять, есть ли у вас сложности с обратным делегированием. По каким признакам? Вам поможет разобраться небольшой тест. Задайте себе следующие вопросы:
- Замечали, что решаете за сотрудников возникшие сложности с поставленными задачами, а не учите их справляться самостоятельно?
- Случалось ли вам переделывать некачественную работу за сотрудников?
- Обращали внимание, что сотрудники приходят к вам с мелкими вопросами, а не решают их сами?
- Задумывались о том, что без вашего вмешательства задачи не будут выполнены качественно и в срок?
- Приходилось ли вам работать за сотрудников, потому что вы сделаете это быстрее и лучше?
- Случалось ли вам брать на себя ответственность за задачи, которые можно было делегировать?
- Сотрудники обращаются к вам с просьбой помочь с задачами, которые находятся в их зоне ответственности?
- Берете ли вы на себя дополнительные задачи, чтобы избежать недовольства или конфликтов с командой?
Ответили «да» хотя бы на несколько вопросов? Возможно, у вас есть трудности передачей инициативы сотрудникам. Может стоит помочь им брать на себя большую долю ответственности? Это освободить ваше время, а сотрудникам позволит стать более самостоятельными.
Причины обратного делегирования
Рассмотрим на примере Олега, как можно было предотвратить обратное делегирование.
- Олегу следовало более объективно определить уровень компетенции Марины. Когда делегируемая задача находиться в зоне роста сотрудника – это нужно учитывать и быть готовым давать развернутые и четкие инструкции к выполнению.
- Задачи должны быть сформулированы четко и понятно, учитывая уровень знаний и навыков сотрудников. Это поможет избежать необходимости постоянных уточнений и обратного делегирования.
- Олегу стоит поддержать Марину, чтобы преодолеть ее перфекционизм или недостаток самооценки, подтверждая ее профессионализм и способности. Некомпетентные сотрудники требуют дополнительного обучения и поддержки, а не увольнения.
- При постановке задач использовать мотиваторы. Если у сотрудника потребность в поддержке, ему будет сложно работать без обратной связи. Если ведущий мотив потребность во власти — сотрудник будет разочарован при отсутствии возможности принимать решения в зоне своей ответственности. Подробнее можно почитать пост в ТГ-канале «Интеллект лидера».
- Необходимо уметь различать манипулятивное поведение сотрудников и активно направлять их к самостоятельным решениям, не позволяя перекладывать ответственность на руководителя.
- Заранее договориться: если нехватка времени или других ресурсов становится проблемой, решение остается за сотрудником. Это не повод возвращать задачу.
Олег решает провести беседу с Мариной, объяснив ей, что ожидал от нее большей самостоятельности и уверенности. Он напоминает, что делегирование – это не просто передача задачи, но и передача ответственности за результат. Он уверен, что она сама может выбрать дизайн, поскольку ранее у нее получалась делать прекрасные визуализированные отчеты, просто здесь нужна презентация, а не график в письме.
Какую задачу можно делегировать?
Перед делегированием задачи, стоит ответить на 5 вопросов
- Сведения, передаваемые сотруднику, не нарушают правил конфиденциальности?
- У сотрудника есть необходимая информация для выполнения задачи?
- Задача находится в зоне ближайшего развития сотрудника? Возможно на первых этапах потребуется обучение, но в дальнейшем сможет выполнять самостоятельно.
- Задача регулярная, в будущем ее нужно будет делать снова?
- Есть время на объяснение и четкую постановку задачи?
Если ответили «да» на большинство вопросов, задача попадает в список делегируемых.
Правила, которые помогут избежать обратного делегирования
1. Возвращайте вопросы сотруднику
Когда сотрудник приходит с вопросом – отправляйте искать ответы самостоятельно. Предложите несколько источников информации. Не стоит искать ответы за сотрудника и обещать решить вопрос. Это мотивирует развивать навыки поиска информации и решать задачи без посторонней помощи.
2. Поощряйте самостоятельное решение проблем
При возникновении проблем подчеркивайте ответственность сотрудника за их решение. Пусть сотрудник четко сформулирует суть проблемы и предложит возможные варианты решения. Первое время можно задавать уточняющие вопросы, чтобы сотрудник смог выбрать оптимальный вариант решения. Важно поддерживать сотрудника, чтобы он чувствовал уверенность в своих способностях.
3. Обеспечьте ресурсами для выполнения задачи
Убедитесь, что сотрудник имеет все необходимые ресурсы, информацию и поддержку для решения задачи. Первое время будете подсказывать, где что лежит. В следующий раз он уже сам будет знать, поэтому пойдет и возьмет.
4. Создайте безопасную среду
Помните, что ошибки – часть процесса обучения, сотруднику нужно научиться исправлять их. Заранее оцените риски, связанные с ошибками.
5. Развивайте в сотрудниках ответственность
Регулярно напоминайте подчиненным, что ответственность за выполнение задач лежит на них. Придерживайтесь этой линии с пониманием и поддержкой, позволяя им расти и развиваться, зная, что вы всегда рядом для помощи и наставления.
6. После завершения задачи обязательно анализируйте результаты
Вместе с сотрудником обсудите, что прошло хорошо, а что можно было сделать лучше. Обратная связь – это ваш вклад в повышение эффективности делегирования в будущем.
Выводы
Обратное делегирование происходит, когда сотрудники возвращают задачи, порученные им руководителем. Это подрывает эффективность работы отдела, создавая дополнительную нагрузку на руководителя. Основные причины обратного делегирования: слабые компетенции сотрудников, нечеткая постановка задач, перфекционизм и неуверенность в своих силах, манипуляции, нехватка ресурсов.
Правила, которые помогут избежать обратного делегирования:
- Когда сотрудник приходит с вопросом, направляйте его искать ответы самостоятельно.
- При возникновении сложностей с выполнением задачи – сотрудник сам предлагает варианты решения.
- Убедитесь, что сотрудник имеет все необходимые ресурсы и поддержку для решения задачи.
- Помните, что ошибки – часть процесса обучения.
- Развивайте в сотрудниках чувство ответственности и предоставьте все возможности для профессионального развития.
- Поддерживайте их инициативу и помогайте развивать уверенность в своих решениях.
- Предоставляйте конструктивную и позитивную обратную связь после завершения задачи.
Эти меры помогут развить у сотрудников самостоятельность и ответственность за выполнение задач, повысив общую продуктивность команды.
N.B. Я автор блога «Интеллект лидера», где пишу о методах управления командой и повышение личной эффективности руководителя.
Являюсь бизнес-тренером по управленческим компетенциям, трекером команд стартапов, кандидатом социологических наук. Уже более 10 лет я работаю с руководителями подразделений и владельцами бизнеса. Провожу для них и их сотрудников тренинги, консультации и трекшн-сессии. Пишу, чтобы у руководителей была возможность использовать научные подходы в управлении своей командой. Заходите на огонек, подписывайтесь на канал, угощу полезной информацией)
Марину в итоге уволили или обучили?
Если вместо того, что презентацию делать, будет по 100 вопросов задавать - точно уволят ее!
Пока работает)))
Это все про эффективность работы бизнес-процессов. Сотрудник должен четко знать, какую работу он делает и за что отвечает. А если в компании хаос, так и получается, что один идиот, другой лентяй - лучше я сам сделаю.
Да, четкое распределение обязанностей обеспечивает порядок. Но если сотруднику хочется карьерного и профессионального роста, а не одном месте сидеть всю жизнь, ему самому захочется задач сверх того минимума, что прописан в должностных инструкциях)
Точно! Вот как это называется)) — обратное делегирование)
Было бы явление, название найдется)