Обратное делегирование: 9 из 10 руководителей не замечают, как сотрудники подкладывают им свои задачи

Обратное делегирование – это скрытая угроза, которая может существенно подорвать эффективность управления временем и ресурсами руководителя. Подобно тому, как кукушка избавляется от своих яиц, сотрудники под разными предлогами подкладывают свои задачи руководителю. То информации нет, то нужно письмо написать от своего имени. Руководитель может в какой-то момент поймать себя на том, что проработал весь день, а по своим целям не сдвинулся с места. В этой статье представлен список вопросов, которые помогут руководителю распознать признаки обратного делегирования. Приводится 6 правил, соблюдение которых поможет руководителю развивать в сотрудниках навыки самостоятельного решения задач.

Я автор ТГ-канала «Интеллект лидера», где пишу о методах управления командой и повышение личной эффективности. На канале вы ознакомитесь с проверенными стратегиями и реальными примерами, которые помогут вам повысить управленческие компетенции. В закрепе вас ждет гайд «100 способов нематериальной мотивации сотрудников». Ознакомьтесь с гайдом и создавайте команду мечты, которая будет гореть идеями и работать на результат.

Делегирование — это процесс передачи задач и компетенций от руководителя к подчиненному. В отличие от обычного распределения обязанностей, здесь передаются задачи, которые исходят из сферы ответственности самого руководителя. Этот подход помогает расширить круг обязанностей сотрудников и способствует более эффективному использованию ресурсов в команде. При делегировании ответственность за результат принадлежит сотруднику.

При обратном делегировании происходит возврат задачи руководителю. Вместо того, чтобы самостоятельно решать задачу, сотрудник бесконечно обращается за помощью к руководителю. В результате возвращает руководителю ответственность за поставленную им же задачу.

Кейс (эпизод 2)

Олег руководит отделом аналитики на производственном предприятии. Кратко напомню, что в предыдущей статье его отдел столкнулась с трудностями при формировании отчета. Сотрудники на необходимость переделки отреагировали очень эмоционально. Но благодаря использованию фрейма, Олегу все же удалось наладить диалог в команде. Предыдущие его сложности с коллективом доступны по ссылке.

Сейчас у Олега горит новая задача. Через пару дней у него назначено совещание по отчетности за первое полугодие. Он знает, что ТОПам важно наглядно увидеть показатели. Чтобы проиллюстрировать цифры, он сам придумает содержание презентации, а оформление делегирует Марине. Пока она оформляет, сам сможет подготовиться к вопросам.

Обычное делегирование

Олег подходит к Марине и говорит:

– «Мари, у нас совещание по отчетности в пятницу. Сам подготовлю канву, вышлю тебе сегодня. Сможешь оформить презентацию по отчетности, пожалуйста? Я подготовлю содержание, за тобой – дизайн слайда по брендбуку и инфографика. Успеешь?»

Марина кивает, и Олег уверен, что она выполнит задачу, так как знает ее способности и опыт в оформлении презентаций.

Обратное делегирование

Проходит день, и Олег заходит к Марине, чтобы узнать о ходе работы. Марина выглядит немного растерянной.

– «Олег, я посмотрела данные и попробовала создать слайды, но у меня много вопросов. Как ты думаешь, какой фон лучше использовать? Может, добавить еще один график? Как по-твоему, лучше сделать заголовок крупнее или поменять шрифт?» – спрашивает она.

Олег начинает понимать, что Марина не справляется с задачей самостоятельно и возвращает ему ответственность за решение.

Через пару часов Олег получает сообщение от Марины: «Олег, я не уверена, что могу сделать все правильно. Может, лучше кто-то из более опытных коллег сделает? Я не знаю, что делать в этой ситуации.»

Олег понимает, что его подчиненная перекладывает ответственность и отказывается от выполнения задачи, которую он делегировал. Начал продумывать план ее увольнения. Больше всего раздражало, что она постоянно задает вопросы вроде:

– «Что, если сделать так?»; «А как именно лучше оформить график?»; «Олег, ты можешь мне объяснить, как ты хочешь видеть эту часть?»

Почему так происходит? Может быть, Марина просто не уверена в себе, не имеет достаточной информации или просто не хочет брать на себя ответственность за возможные ошибки? Пишите свое мнение в комментариях. Поможем Олегу вместе. Тем более, что он не одинок в сложностях делегирования.

Возвращение задач руководителю – это не просто неудобство, а серьезная проблема, которая негативно влияет на всю команду.

Во-первых, руководитель перегружается, т.к. вынужден решать оперативные вопросы, которые должны решаться на уровне сотрудников.

Во-вторых, сотрудники приходят к выводу, что сложности может решить только руководитель. В результате теряют интерес к работе, что тормозит их профессиональное развитие. Амбициозные сотрудники увольняются, возможности для профессионального развития ограничены, им не где развернуться.

В-третьих, руководитель, перегруженный мелкими задачами, принимает решения долго и менее качественно. У него уже нет времени на тщательное обдумывание и анализ. Он занимается чужими задачами большую часть рабочего времени.

В результате сотрудники избегают ответственности, теперь от них не дождешься генерации новых идей и предложений. А у руководителя снижается способность эффективно управлять командой и выполнять свои основные обязанности.

Для начала нужно понять, есть ли у вас сложности с обратным делегированием. По каким признакам? Вам поможет разобраться небольшой тест. Задайте себе следующие вопросы:

Ответили «да» хотя бы на несколько вопросов? Возможно, у вас есть трудности передачей инициативы сотрудникам. Может стоит помочь им брать на себя большую долю ответственности? Это освободить ваше время, а сотрудникам позволит стать более самостоятельными.

Рассмотрим на примере Олега, как можно было предотвратить обратное делегирование.

Олег решает провести беседу с Мариной, объяснив ей, что ожидал от нее большей самостоятельности и уверенности. Он напоминает, что делегирование – это не просто передача задачи, но и передача ответственности за результат. Он уверен, что она сама может выбрать дизайн, поскольку ранее у нее получалась делать прекрасные визуализированные отчеты, просто здесь нужна презентация, а не график в письме.

Перед делегированием задачи, стоит ответить на 5 вопросов

Если ответили «да» на большинство вопросов, задача попадает в список делегируемых.

1. Возвращайте вопросы сотруднику

Когда сотрудник приходит с вопросом – отправляйте искать ответы самостоятельно. Предложите несколько источников информации. Не стоит искать ответы за сотрудника и обещать решить вопрос. Это мотивирует развивать навыки поиска информации и решать задачи без посторонней помощи.

2. Поощряйте самостоятельное решение проблем

При возникновении проблем подчеркивайте ответственность сотрудника за их решение. Пусть сотрудник четко сформулирует суть проблемы и предложит возможные варианты решения. Первое время можно задавать уточняющие вопросы, чтобы сотрудник смог выбрать оптимальный вариант решения. Важно поддерживать сотрудника, чтобы он чувствовал уверенность в своих способностях.

3. Обеспечьте ресурсами для выполнения задачи

Убедитесь, что сотрудник имеет все необходимые ресурсы, информацию и поддержку для решения задачи. Первое время будете подсказывать, где что лежит. В следующий раз он уже сам будет знать, поэтому пойдет и возьмет.

4. Создайте безопасную среду

Помните, что ошибки – часть процесса обучения, сотруднику нужно научиться исправлять их. Заранее оцените риски, связанные с ошибками.

5. Развивайте в сотрудниках ответственность

Регулярно напоминайте подчиненным, что ответственность за выполнение задач лежит на них. Придерживайтесь этой линии с пониманием и поддержкой, позволяя им расти и развиваться, зная, что вы всегда рядом для помощи и наставления.

6. После завершения задачи обязательно анализируйте результаты

Вместе с сотрудником обсудите, что прошло хорошо, а что можно было сделать лучше. Обратная связь – это ваш вклад в повышение эффективности делегирования в будущем.

Обратное делегирование происходит, когда сотрудники возвращают задачи, порученные им руководителем. Это подрывает эффективность работы отдела, создавая дополнительную нагрузку на руководителя. Основные причины обратного делегирования: слабые компетенции сотрудников, нечеткая постановка задач, перфекционизм и неуверенность в своих силах, манипуляции, нехватка ресурсов.

Правила, которые помогут избежать обратного делегирования:

Эти меры помогут развить у сотрудников самостоятельность и ответственность за выполнение задач, повысив общую продуктивность команды.

N.B. Я автор блога «Интеллект лидера», где пишу о методах управления командой и повышение личной эффективности руководителя.

Являюсь бизнес-тренером по управленческим компетенциям, трекером команд стартапов, кандидатом социологических наук. Уже более 10 лет я работаю с руководителями подразделений и владельцами бизнеса. Провожу для них и их сотрудников тренинги, консультации и трекшн-сессии. Пишу, чтобы у руководителей была возможность использовать научные подходы в управлении своей командой. Заходите на огонек, подписывайтесь на канал, угощу полезной информацией)