Как вести 23 проекта одновременно, не сходя с ума и не срывая дедлайны, с помощью CRM и Telegram

Простите за немного кликбейт, потому что расскажу, как веду их прямо сейчас, а не про то, как когда-то вел и все у меня получилось. С другой стороны, может из этого выйдет сериал в прямом эфире, так что заходите в блог почаще)

Итак, речь идет о внедрении CRM Битрикс24 в международной компании на почти полтысячи человек. Для меня как интегратора это значит полтора десятка подразделений с собственными бизнес-процессами, которые в 95% случаев нигде и никак не описаны. И не всегда 1 подразделение равно 1 проект. Есть структуры, у кого их 3, 5, 7...

Отсюда пункт первый: сначала фиксируем процессы “на бумаге”. Где-то это многостраничный гуглодок. Где-то – ветвистая карта в Miro. А где-то настолько аджайл, что мы просто еженедельно созваниваемся, обсуждаем хотелки и вуаля фронт работ на ближайший спринт (почти, как “У воина нет цели. Только путь”).

Следующее важное условие – вовлеченность руководителей подразделений. В идеале именно они являются заказчиками проектов. А значит – формируют ТЗ, отвечают на вопросы и пинают коллег, от которых может что-то потребоваться для реализации задуманного.

Но на практике так бывает нечасто. И обычно исполнитель (интегратор) сам должен формулировать и согласовывать с коллегами задачи для самого себя (на основании созвонов/переписок). Ну и пинать руководителей, дабы те по цепочке придали ускорение подчиненным.

Еще хуже – когда проект кросс-функциональный, затрагивает сразу несколько подразделений. В таких случаях часто приходится слышать, что заказчик – гендир либо кто-то похожего уровня. Но в этом случае вообще ничего не взлетит. И лучше бы чуть ли не принудительно назначить заказчиком того руководителя, чье подразделение является держателем основного процесса сейчас. И, стало быть, больше других будет пользоваться результатами проекта. То есть – главного стейкхолдера.
И теперь уж совсем техническая часть.
Каждый проект я завожу в CRM как элемент смарт-процесса с полями вроде “Что надо сделать”, “Кто заказчик”, “Дедлайн”, “”ID чата в Telegram” и т. п.
К каждой такой карточке привязываются умные элементы другого типа – “Отчет за неделю”. Мол, что сделано, что нужно сделать, кому и какие адресованы персональные задачи. И так – еженедельно.
И вот когда я такую карточку заполняю – CRM с помощью Telegram-бота отправляет сообщение в соответствующий рабочий чат, да еще и тэгает нужных людей.

Что получаем в итоге.

По каждому проекту инфа фиксируется дважды: в Б24 и в чатах “телеги” (хотя вношу я данные всего один раз).

Люди быстро к этому привыкают и знают: если кто-то что-то не делает вообще или не делает в срок – это предается огласке “перед всем взводом”. И формально – от имени бездушного бота (хотя все понимают, кто его патрон).
Мы двигаемся маленькими итерациями – недельными спринтами. Это куда лучше, чем набрать или нараздавать задач на месяц и лишь потом узнать, что еще 3 недели назад где-то что-то пошло не так.

Ссылки на карточки проекта (и все еженедельные отчеты к ним) – общедоступны, дублируются в каждом сообщении от бота. В итоге – максимальная прозрачность, исключающая возможность свалить вину на кого-то одного (как правило – интегратора).

Если вы – скрам-мастер либо работали с таким человеком в команде, то вышесказанное вряд ли стало для вас открытием. Так работают большинство айтишников. Но компания – это не только программисты. Сейлы, маркетологи, аккаунты, бухгалтеры, юристы, кадровики… В их работе обычно никакими скрамами и аджайлами и не пахнет. Но ровно эти методики, реализованные в моем случае в CRM и Telegram, помогают управлять разными по сути, но схожими по идеологии реализации проектами.

#личныйопыт #бизнеспроцессы #битрикс24

Больше таких постов – в моем Telegram-канале Digital for Sales:
https://t.me/pavluk_online