Гибкое проектирование ролей — ключ к успеху
Инструмент из самоуправления, который поможет любой организации
В организациях часто возникают потери из-за неясности ожиданий и плохо спроектированных зон автономии в создании ценности для клиентов (доменов: "Определенных зон ответственности и полномочий внутри организации", например, домен "Маркетинг").
В социальной технологии Социократия 3.0 (S3) одна из ключевых практик — это уточнение и развитие доменов. Обычно за такие домены отвечают команды или отдельные люди и тогда их называют ролями. Это помогает создать ясность, повысить результативность и устойчивость команды.
Домены — это основа организации. Хорошо спроектированный домен позволяет людям эффективно использовать ресурсы и работать на достижение целей. Регулярные пересмотр и обновление доменов помогает сохранять прозрачность и учитывать накопленную мудрость, что особенно важно, когда сотрудники меняются.
Описание домена, например, с использованием шаблона (канваса) делегирования (о нём ниже), помогает четко понять предназначение и цели, обязанности и связи между командами. Это не только упрощает работу, но и создает общую картину, что важно для успеха в быстро меняющемся мире.
Одна из идей Социократии 3.0: не сама система делает организации успешными, а люди, которые грамотно развивают и поддерживают свои домены.
Дальше перевод статьи Джеймса Приста, со-основателя социальной технологии Социократия 3.0 об этом.
Я стал свидетелем шокирующего количества потерь в организациях из-за неясности ожиданий и плохо спроектированных доменов. Несмотря на это, в ранние дни разработки Социократии 3.0 (S3) уточнение и разработка доменов были часто упускаемым из виду и недооценённым паттерном (Паттерн - "Процесс, практика или руководящие принципы, которые служат образцом для успешного реагирования на конкретные вызовы или возможности"). Сейчас, к счастью, наряду с описанием организационных драйверов (Драйвер - "Любая ситуация, в которой у членов организации есть мотив реагировать, поскольку они ожидают, что это будет полезно для организации (поможет создать ценность, устранить потери или избежать нежелательных рисков или последствий)") и квалификацией возражений, это стало одним из наиболее распространенных и часто используемых паттернов в S3 благодаря его значению в развитии и поддержании эффективности и устойчивости организаций.
Домены являются основными строительными блоками организаций. Когда они хорошо спроектированы, это позволяет людям наилучшим образом использовать своё время, усилия и ресурсы для достижения целей организации.
В случае постоянного домена, такого как отдел маркетинга, запись деталей (см. пример такого описания здесь) о проектировании домена обеспечивает прозрачность и понимание ответственности и ожиданий среди вовлеченных сторон. Регулярная оценка результатов может выявить способы улучшения проектирования домена. Запись этих изменений создает постоянно обновляемый архив накопленной мудрости, поскольку люди учатся улучшать проектирование домена со временем. Это особенно полезно, когда ответственные лица покидают организацию, а домен передается другим, что позволяет избежать необходимости заново изобретать колесо.
Тем не менее, ясное описание домена может показаться сложным на первый взгляд, как и обязательство регулярно пересматривать их дизайн и описание. Но не позволяйте этому вас отпугнуть! Посмотрите, что сказал один из недавних участников нашего курса, написавший следующую историю в рамках задания:
Однажды я рассказывал своему коллеге о том, что прошёл курс «Основы Социократии 3.0». Во время перерыва на кофе мы обсудили некоторые основные идеи, лежащие в основе S3. Он уже слышал о социократии, но считал её сложным и непрактичным методом, который в основном используется в сообществах. Мне было приятно развеять некоторые его заблуждения. Поскольку он проявил как скептицизм, так и интерес к социократии, я предложил ему поделиться своими мыслями о канвасе (шаблоне) описания доменов, который я заполнил в рамках одного из заданий курса.
Когда я показал ему канвас, он выглядел немного ошеломленным. «И это должно быть простым?» — спросил он.
Ранее я упоминал, что элементы S3 естественны и просты, как только вы их поймёте, поэтому мы прошли по пунктам канваса вместе, так как он не понимал некоторые термины. Простота, о которой я говорил, вскоре стала ему очевидна.
После обсуждения основного драйвера (предназначения), ключевых обязанностей, зависимостей и других элементов он сказал: «Подожди минутку. У нас в компании есть что-то похожее. Мой руководитель показывал мне должностную инструкцию, когда я был принят на работу...»
Мы нашли документ в папке в ИТ-системе, и я тоже его вспомнил. Мой руководитель тоже показывал его мне, когда я начал работать три года назад. Документ состоит из четырёх страниц и содержит довольно обширные описания обязанностей сотрудников, а также некоторые части того, что я написал в канвасе домена, хотя многое описано иначе. Некоторая информация, которую я считаю важной, отсутствовала полностью или была лишь частично, например, основной драйвер (предназначение), ключевые вызовы, ключевые ресурсы и обязанности делегирующего.
На мой взгляд, такая должностная инструкция имеет ряд недостатков: во-первых, большинство коллег её не читали. Она также не отвечает чётко на вопрос, зачем мы вообще выполняем эту работу. Сам документ хранится где-то глубоко в папках и не является чётко организованным. Он не показывает общей картины: как то, что мы делаем, связано с действиями других. В сравнении с этим, полезность канваса домена стала для меня ещё более очевидной. Он приносит ясность, показывая релевантную информацию кратко и организованно, способствуя общему пониманию домена, что является важным условием для успешной работы.
Мой коллега Марк также понял ценность канваса домена. Прочитав все разделы, он сказал, что никогда не видел, чтобы команда была описана так ясно. Говоря о вещах, которые мы хотели бы изменить, мы поняли, что понимание нашего домена может быть самым большим изменением само по себе.
Мы находимся в привилегированном положении в нашей организации, обладая множеством ресурсов и свободой быть креативными и активно развивать наши домены, и от нас зависит, как мы воспользуемся этим. Как вы сказали на одном из уроков (или, по крайней мере, я так запомнил): Социократия 3.0 сама по себе не создаёт хорошие организации — это делают люди..."
Помимо уточнения существующих доменов, как в приведённом выше примере, описание домена полезно и в других контекстах, например, при составлении описания работы при найме сотрудника или когда команда осмысливает свои действия при запуске нового проекта. Если вы оказываете услуги для бизнеса, совместное создание домена с вашим клиентом для предоставляемых вами услуг помогает прояснить ожидания и обязательства, а также предоставляет всем сторонам нечто, к чему можно вернуться, чтобы оценить результаты или пересмотреть ситуацию, если что-то изменится.
При уточнении нового домена канвас делегирования даёт формат для набросков и визуализации мыслей и идей. Запись информации о цели домена и его предназначении, ключевых обязанностях, клиентах и конечных результатах, ключевых метриках, обязанностях делегирующего и так далее неизменно полезна. Озвучиваемые идеи или слова часто забываются. Запись информации обеспечивает ясность для всех в моменте и сохранность во времени.
Однако помните, что проектирование домена должно позволить ответственным лицам наилучшим образом выполнять его цели — важно разрабатывать домены с этой мыслью.
Уточнение и развитие доменов — это не просто техническое упражнение; это ценный практический навык, который способствует сотрудничеству, согласованию ожиданий и помогает убедиться, что люди находятся на одной волне. Целенаправленная и последовательная запись, регулярный пересмотр и развитие доменов в организации способствуют созданию динамичной организационной системы, которая непрерывно адаптируется и совершенствуется по мере того, как люди учатся или меняются обстоятельства. В современном сложном и быстро меняющемся мире быстрая и эффективная адаптация, а также сплоченная и эффективная рабочая среда являются критически важными для устойчивости и успеха.
Дополнительные материалы
Хочу поделиться:
Если вам нужна будет помощь с тем, чтобы разобраться, как заполнять и использовать этот инструмент или помочь описать команды в вашей организации, пишите мне в телеграм.
Подстраиваться не всегда плохо
В целом, если подстраиваться на основе опыта, чтобы лучше создавать ценность и устранять потери, то даже очень хорошо