Юристы менеджерам в ИТ: советы при заключении сделок и оформлении контрактов (переписка, работа без договора, NDA)

Железный юрист Redmadrobot Марина Бутурлина рассказала про ситуацию, когда клиент готов заказать работы, а с подписанием договора всё сложно и постоянно откладывается. Если вам хочется понять, как действовать, чтобы ничего не упустить, но вы не юрист, то эти советы для вас.

Вы знаете с Кириллом друг друга уже целый год. Он даже подписан на вас в Instagram и лайкает фотографии. «Он не подведет с контрактом», — вы же договорились, что он пропушит оплату для вашей компании за оказанные услуги. Ну и что, что договора нет? Кирилл же обещал.

По ту сторону сидит Кирилл, который пишет вам письмо о том, что, к сожалению, его руководство согласовало бюджет, в котором нет названия вашей компании, и с оплатой придётся подождать. А, кстати, у нас не подписан договор, поэтому отзывайте юристов. Конец связи.

Знакомо? Если нет, значит вы всё предусмотрели заранее (читайте как, подписали бумаги). А если актуально, то давайте разберёмся.

Кстати, многие работают дистанционно, и кажется, что эта тема как никогда актуальна, так как подписать бумаги «вживую» в нынешних реалиях бывает затруднительно.

Сделка с клиентом редко начинается сразу с подписания договора. История начинается задолго «до» — когда мы ведем переговоры и переписку. Законодательство и судебная практика не отстают от диджитализации всего и вся, и уже не первый раз признают переписку юридически значимым действием.

Это означает, что все условия сделки, сроки, разговоры об оплате и разнообразные «мамой клянусь», упомянутые в переписке по электронной почте, уже давно могут быть признаны договоренностями, имеющими юридическую силу даже без подписания бумаг.

В любой компании как правило существуют два лагеря: те, кто продает и привлекает деньги в компанию, и те, кто защищает компанию от неверных шагов. Менеджер (project manager, sales manager, возможно даже сам product owner, зависит от структуры компании) и юрист – яркие представители этих лагерей.

Порой менеджер сталкивается с ситуацией, когда клиент хочет начать работу как можно скорее и вроде готов платить без задержек, но вот незадача — согласование документов на его стороне займёт месяц, а то и два.

Когда мы работаем по формуле Time & Material (это когда вы не определяете общую стоимость работ, а фиксируете ставки специалистов и вам оплачивают работы, исходя из количества затраченных часов за отчетный период), вопрос оплаты встает весьма остро, так как работы разбиты на ежемесячные заказы (или иные по длительности спринты) и пока клиентом не будут приняты и оплачены работы по текущему заказу, приступать к следующему нам как исполнителям не выгодно. А каждый заказ нужно согласовать.

Встаёт выбор — ждать согласования и, возможно, упустить клиента, или запустить работы без договора. В случае выбора второго варианта, если всё пойдет по плохому сценарию, то получится, что работы сделаны, вы готовы их сдавать клиенту, а он больше в них не заинтересован либо не имеет возможности их оплатить. Как в истории с Кириллом, где «бюджет не согласовали».

Юрист в это время ещё не знает о сложившейся ситуации, его подключат позже, когда с большими глазами будут рассказывать, что на улице неплохая погодка, пора бы и в суд прогуляться.

Чтобы такого не произошло, менеджеру и юристу стоит соблюдать три простых правила.

То, что известно менеджеру, не всегда будет озвучено юристу. Вроде как «за ненадобностью». Но мы (юристы) в Redmadrobot всегда просим рассказать нам:

Это всё может иметь большое значение для юридической экспертизы договоренностей и будущего договора.

В свою очередь, правовое заключение юриста, не всякому под силу понять без специальных знаний. Попросите ваших специалистов перевести с юридического на русский, это поможет обеим сторонам в будущем.

Мы всегда стараемся общаться друг с другом на универсальном языке, понятном и сейлзу, и аналитику, и юристу, и командам из производства. Также между собой мы практикуем рисование для наглядности. Отражение проекта в виде схемы на обычном А4 порой быстрее снимает вопросы, чем длительные переговоры.

Поэтому не стоит скупиться на информирование другой стороны ещё на старте проекта и проговаривать позицию компании между собой понятными категориями.

Каждый так или иначе пытается отстоять свои интересы. И бывают компании, где есть прозрачность во внутренних процессах, любой вопрос можно обсудить с генеральным или финансовым директорами и в любой момент можно собрать встречу с представителями отделов, которые работают над проектом.

Если же структура вашей компании более жесткая, а процессы формализованы, то как минимум старайтесь открыто высказывать свою позицию в письмах и предлагать варианты решений, ведь для других они не всегда лежат на поверхности.

Юрист сможет подсказать, чем «украсить» письма клиенту с правовой точки зрения (об этом ниже). На наш взгляд, мнение, что юристы лишь согласуют документы, уже весьма устарело.

Сейчас в ИТ-компаниях привлечение юриста на самой ранней стадии переговорного процесса — признак гибкости и профессионализма команды. Многие спорные вопросы можно снять ещё задолго до подписания документов. Поэтому не забудьте занять место для вашего юриста за переговорным столом.

Когда разобрались с приоритетами на своей стороне, переходим к первому упражнению.

Ниже приведена схема, помогающая понять, с какими процессами внутри компании клиента можно столкнуться.

Среднестатистическая ИТ-компания столкнётся, скорее всего, со всеми тремя типами. Что стоит предусмотреть по каждому из них.

Небольшой стартап или компания одной услуги. Есть риск, что деньги могут кончиться в какой-то момент. Это, конечно же, необязательно, но предусмотреть стоит.

Поэтому несмотря на легкость коммуникаций, все договоренности должны быть зафиксированы. Хотя бы в переписке.

Не будет лишним осуществить проверку контрагента: проверить в открытых источниках (nalog.ru, просто погуглить) и специальных платных сервисах (spark, glavbukh.ru, др.) финансовое состояние, налоговые задолженности, участие в судах, цепочку собственников и т.п.

Кирилл из нашей истории, скорее всего, представитель такой компании. Его присутствие вроде бы помогает менеджеру достигать результатов, но может ослабить бдительность, мол, всё будет хорошо, документы — потом.

Контакт в этой компании может внезапно смениться новым. Вместо Кирилла будет Оксана, которая не в курсе ваших прежних договоренностей. Её KPI сложится из других подрядчиков, вас там может и не быть. Тут опять же нужно сохранять все переписки, чтобы при общении с новым менеджером не «откатываться» в переговорах, а продолжать с того этапа, где закончили.

Кто хоть раз играл тендер по 223-ФЗ или 44-ФЗ, знает, насколько эта процедура негибкая. Это самый рисковый вариант начала работ без договора, т.к. ваш клиент заключает договоры только под выделенный государством бюджет.

И если вы начали работы (потому что ооочень просили начать), а бюджет так и не выделили, значит, тендеру не быть и контракт никто не заключит. Риск не получить деньги за выполненные без договора работы велик.

Также стоит учитывать тот факт, что к отношениям сторон, регулируемым 44-ФЗ и 223-ФЗ, не применяются положения Гражданского кодекса о так называемой «ретро-оговорке», о которой мы поговорим чуть позже (письмо Минфина от 01.07.2019 № 24-03-07/48249, п.2 ст.425 ГК РФ).

Поэтому круг доказательств того, что вы начали работы до заключения договора, сужается на глазах.

Руководство дало добро на старт работ без договора, но юрист почему-то весело обсуждает что-то с коллегами, а менеджер присматривает себе новую кофемашину.

Почему все так спокойны? Потому что ребята договорились писать грамотные письма клиентам.

Давайте пройдемся по чек-листу, что нужно проверить и сделать:

А теперь чуть подробнее.

Получатель письма, который скажет свой «ок», должен иметь полномочия принимать такие решения.

Кого мы поставим адресатом, зависит от структуры компании заказчика: руководитель проекта, product owner, руководитель практики, порой даже финансовый или генеральный директор. Мы всегда проводим аналитику в отношении клиента и заранее имеем представление, кому по каким вопросам следует писать.

Тут пора призвать юриста в помощь и обозначить в письме (подобно договору) следующие условия.

Когда придет время подписывать договор в нем необходимо отразить условие о «ретро-оговорке».

С юридического на русский — это когда условия договора будут распространяться «назад», то есть будут иметь силу до его заключения.

Например, договор будет датирован 1 июня 2020 года, а работы по проекту вы начали 1 апреля 2020 года. Указав в договоре, что «положения договора распространяются на взаимоотношения сторон, возникшие 1 апреля 2020 года», вы фиксируете, что договор действует с 1 апреля 2020 года, когда фактически начались работы, соответственно, они должны быть оплачены.

Не стесняйтесь конкретно описывать выгодные для себя условия будущей сделки, email всё стерпит. Если вам вдруг придется идти в суд, то такая переписка будет иметь юридическую силу. Но помните: чтобы было легче потом обосновывать ваши договоренности, прежде всего указывайте в письмах именно существенные условия (предмет, сроки, цена).

Не обходите вниманием и условия, до боли знакомые представителям ИТ-сферы:

Если вы договорились работать короткими спринтами и закрывать работы ежемесячно, такие условия становятся существенными.

И обязательно дождитесь от той стороны внятного ответа, чтобы согласие с перечисленными условиями было явно выражено. «Начинайте, мы пока всё согласуем с руководством» — не подойдёт. Нет-нет, мы подождём.

Если у вас есть шаблоны документов, подходящих под эти работы, не лишним будет заполнить их и выслать клиенту.

Так вы покажете, что четко понимаете, как будет выглядеть процесс выполнения работ. К тому же, это значительно сократит в дальнейшем согласование документов для подписания на стороне клиента.

Этот документ становится важным на самой ранней стадии переговоров с заказчиком. Соглашение о неразглашении (или non-disclosure agreement, NDA) может заключаться сторонами и в отношении будущих проектов.

Его желательно подписать сразу, можно предусмотреть обмен подписанными сканами в самом тексте NDA, этим вы упростите клиенту и себе жизнь.

В нем вы сможете определить:

Бывает, что ещё до старта проекта нам необходимо обменяться с клиентом информацией, чтобы провести аналитику или составить коммерческое предложение. Такая информация с бОльшей долей вероятности может оказаться конфиденциальной.

Когда придёт время сдавать выполненные работы, например, за месяц, действуем по тому же принципу, что и при написании письма о старте работ.

Привет, Кирилл!

Мы выполнили работы за май 2020 г. в полном объеме, прилагаем информацию о затраченных часах.

Подтверждаете ли вы данные результаты работ?

Если всё ок, ждем от вас оплату в размере 560 000 р, в т.ч. НДС 20%, до 5 июня 2020 г.

Excel-файл с подробно расписанными ставками и часами будет не лишним.

Итак, мы научились разбираться в заказчиках и писать им письма в ситуациях, когда договора ещё нет на горизонте. Также мы поняли, как важно не бояться обозначать свои условия и собирать нужные документы.

От лица всех юристов хочется сказать, что не нужно упускать возможность подключать нас ещё до подписания контракта, а именно в сам переговорный процесс. Это поможет минимизировать риски ещё до начала работ и сэкономить время и деньги. Всем спасибо!

#договор #it #совет #юристы