Безопасный обмен электронными документами в КЭДО — полезные советы
Бизнес активно внедряет кадровый электронный документооборот. Это удобно и практично: процессы ускоряются и становятся прозрачными, документы не нужно создавать и хранить в бумажном виде, экономятся время и деньги. Однако часто у сотрудников возникают вопросы о безопасности обмена кадровыми документами в электронном виде. В статье Александр Быков,…
Александр Быков
руководитель проектов развития бизнеса Directum
Отличная статья, дополню несколько ключевых аспектов, которые помогут улучшить правовую безопасность в КЭДО:
1. Используйте КЭП, чтобы исключить возможность подписания документов задним числом или их подмены. Это защитит как сотрудников, так и работодателей от недобросовестных действий.
2. Настройте автоматические уведомления о поступивших документах в самом сервисе, особенно если вы сотрудник. Это поможет избежать ситуации, когда важные приказы остаются незамеченными и могут быть использованы для манипуляций.
3. Внедрите аудит действий с документами. Важно отслеживать, кто и когда вносил изменения, чтобы исключить возможность фальсификации документов.
4. Запретите редактирование уже подписанных документов. Это обеспечит, что все изменения фиксируются как новая версия, а подписанные документы остаются неизменными.
5. Установите регламенты по срокам подписания документов. Чёткие сроки помогут предотвратить затягивание процесса или уклонение от подписания неудобных приказов.
6. В сервисе КЭДО должна быть интегрирована возможность для сотрудников подавать неформализованные документы, такие как служебные записки, с косвенной отсылкой на ст. 21 ТК РФ, особенно если вы подписывали заявление на переход в электронный документооборот. Это обеспечит вам как сотруднику возможность официально оформлять обращения и отслеживать их статус, что способствует прозрачности и защите ваших прав.
7. Обеспечьте возможность отправки официальных документов, таких как больничные листы и заявления на отпуск, через систему КЭДО. Это сократит время на передачу и повысит прозрачность.
8. Важно, чтобы в трудовом договоре была отражена информация о КЭДО, а также название сервиса и заявление на переход в электронный документооборот.
9. Логин и пароль не должны быть известны работодателю при регистрации вас как сотрудника.
В современных реалиях как работодатели, так и сотрудники могут злоупотреблять своими правами, что подчеркивает необходимость внедрения надёжных инструментов и практик в электронном документообороте. Это не только повысит уровень доверия между сторонами, но и обеспечит защиту интересов всех участников трудовых отношений.