Безопасный обмен электронными документами в КЭДО — полезные советы
Бизнес активно внедряет кадровый электронный документооборот. Это удобно и практично: процессы ускоряются и становятся прозрачными, документы не нужно создавать и хранить в бумажном виде, экономятся время и деньги. Однако часто у сотрудников возникают вопросы о безопасности обмена кадровыми документами в электронном виде. В статье Александр Быков, руководитель проектов развития бизнеса Directum, отвечает на самые популярные из них.
Еще несколько лет назад все кадровые документы существовали только на бумаге. Времена меняются, и сегодня такой формат взаимодействия между сотрудниками и работодателями устарел. В ноябре 2021 года был принят 377-ФЗ, который разрешил переводить в электронный вид документы, связанные с работой, и тем самым дал «зеленый свет» цифровизации HR-процессов. С этого момента популярность КЭДО лишь нарастает.
Почему КЭДО удобен для бизнеса
Ответ очевиден: в новом формате намного проще работать. Рутина, связанная с оформлением кадровых документов, полностью переходит на сторону профильных систем, снижаются издержки на бумагу, печать и почтовые расходы, улучшается коммуникация между сотрудниками и работодателем.
Еще одно весомое преимущество — не нужно тратить время и деньги на организацию хранения бумажных документов. Раньше они занимали целые шкафы, и найти нужный было непросто. Для цифрового архива не нужны отдельные помещения, отыскать конкретный экземпляр можно легко и быстро, а доступ к документам разграничивается через настройку прав для разных групп пользователей.
Наконец, сегодня уже невозможно представить себе действительно передового работодателя, который продолжает вести кадровый документооборот на бумаге. Возможность трудоустроить новичка онлайн расширяет географию поиска кандидатов, а перспектива оформить любое заявление в пару кликов с мобильного телефона повышает привлекательность работодателя в глазах соискателей.
Что о КЭДО думают сотрудники
Нередко первая реакция на новый формат — недоверие и настороженность. Люди привыкли работать на бумаге, и любые перемены вызывают дискомфорт. Однако со временем эта фаза проходит, ведь сотрудники по-настоящему проникаются удобством цифровой коммуникации.
С точки зрения безопасности у электронных документов тоже есть преимущества:
- Копии можно сохранить на домашний компьютер, внешний жесткий диск или в облако. При переезде документы не потеряются. Важно, что все копии, хранящиеся в разных местах, будут иметь такую же юридическую силу, как и оригинал, полученный у работодателя. С бумажными документами всё было на порядок сложнее: чтобы создать юридически значимую копию, требовалось обратиться к нотариусу, а чтобы обеспечить сохранность — положить ее в банковскую ячейку. Понятно, что этими опциями на деле мало кто пользовался.
- Можно хранить электронные копии личных документов — паспорта, ИНН, СНИЛС — на Госуслугах. Государство действительно заботится об их сохранности, и пока не было доказанных утечек данных. К тому же, государственные органы и так знают все персональные данные граждан. Их цель — защитить эти сведения от злоумышленников.
Итак, причин отказываться от обмена кадровыми документами с работодателем в электронном виде нет. У современного человека просто нет времени на то, чтобы бегать по кабинетам с бумажными заявлениями.
Что нужно знать, чтобы участвовать в КЭДО и чувствовать себя при этом в безопасности?
Как получить электронные документы от работодателя
Относительно недавно Минтруд установил единый формат электронных документов, связанных с работой. Он обязателен для всех работодателей и поддерживается ведущими разработчиками систем КЭДО. Поэтому риск того, что кадровый документ, который поступит к сотруднику, будет не соответствовать стандарту, очень мал.
Есть несколько способов получить документ:
- забрать на носителе;
- самостоятельно выгрузить из личного кабинета;
- попросить работодателя отправить по электронной почте в зашифрованном виде. При этом пароль должен быть передан по другому каналу связи.
В Трудовом кодексе указано, что работодатель обязан передать документы в течение трех рабочих дней. На деле передача происходит мгновенно, поскольку во всех профильных системах выгрузка документов — базовая функция. Это гораздо быстрее, чем поднимать из архива бумаги, снимать копии и заверять их.
После получения документа важно проверить все подписи и прежде всего — подпись работодателя. Она квалифицированная, и ее можно верифицировать с помощью любых сервисов, например, на Госуслугах.
Работник может использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись (ПЭП или УНЭП).
Простую подпись стоит применять лишь в крайнем случае — этот вид ЭП наименее безопасный и подтвердить такую подпись можно только в корпоративной информационной системе.
С УНЭП ситуация обстоит лучше — верифицировать усиленную неквалифицированную подпись может работодатель или удостоверяющий центр, который ее выдал.
Самый надежный вариант подписи для работника — УНЭП Госключа. В этом случае гарантом выступает государство, а проверить подпись можно на специальном государственном ресурсе в любой момент.
Как грамотно хранить электронные документы
Один из основных способов обеспечить сохранность — разместить документ на нескольких ресурсах. Это обеспечивает доступ к информации в любое время и минимизирует риск потери данных. С бумажными документами возможности сделать несколько копий и распределить их по разным хранилищам нет, а с электронными это вполне возможно, причем бесплатно и мгновенно. При этом все копии будут абсолютно идентичны оригиналу, а информация останется читаемой даже спустя годы — за это отвечают современные форматы документов.
Для хранения подойдут облачные хранилища, нужно только не забывать переносить данные при смене устройства. Также рекомендуется забирать информацию при переходе на другое облачное хранилище.
Что касается личных документов, таких как паспорт, ИНН и СНИЛС, то сегодня общепринято хранить их на Госуслугах. Копии паспорта лучше не размещать в облаке или на устройстве. Если всё же необходимо сделать это, копию стоит зашифровать.
Подойдут ли электронные документы для подачи в суд
Короткий ответ — да. Практика использования электронных документов в суде уже давно существует для юридических лиц. Если документ оформлен правильно, то его обязаны принять. Интересы сотрудника в этом вопросе защищает Трудовой кодекс.
Если всё же потребовалась бумажная копия документа, ее можно запросить у работодателя. Он обязан удовлетворить запрос в течение трех дней. Убедитесь, что на копии есть надпись «копия верна» и подпись выдавшего лица.
Что делать, если по каким-то причинам невозможно получить копию от работодателя? В этом случае можно обратиться к нотариусу. Для этого потребуется только паспорт. Нотариус проверит подлинность электронного документа и распечатает его на бумаге, а затем заверит копию. Однако стоит помнить, что это будет именно копия, хотя и полностью законная. Поэтому лучше продолжить хранить электронный документ.
Простые правила цифровой гигиены
Сегодня не только кадровый документооборот, но и многие другие процессы идут в цифровой плоскости. Чтобы чувствовать себя уверенно в этих условиях, важно соблюдать ряд базовых правил, которые существенно снизят риск потери ценных данных или атаки мошенников:
- Не переходите по ссылкам, даже если они кажутся безобидными.
- Будьте осторожны при общении с незнакомцами. Если вам звонят с неизвестного номера, не отвечайте на звонок. А если вы уже ответили, не пытайтесь доказать звонящему, что он не прав. Просто положите трубку и добавьте контакт в черный список.
- Используйте сложные пароли. Откажитесь от простых и создайте длинные комбинации символов. Не используйте один и тот же пароль для всех сервисов.
- Применяйте многофакторную аутентификацию — SMS-коды или аппаратные токены.
- Регулярно меняйте пароли.
- Делайте резервные копии и храните их на нескольких ресурсах. Так вы сможете восстановить данные в случае потери или повреждения.
- Шифруйте личные документы. Для этого существуют бесплатные программы, например, VeraCrypt.
КЭДО — это удобный инструмент, который дает возможность быстро и просто обмениваться кадровыми документами. При правильном использовании цифровой обмен безопасен и надежен. Соблюдая простые принципы цифровой гигиены, можно наслаждаться преимуществами КЭДО и не беспокоиться о сохранности персональных данных.
Отличная статья! 💼 Электронный документооборот действительно упрощает многие HR-процессы и экономит время. Но, конечно, вопросы безопасности всегда на первом месте. Советы по цифровой гигиене очень полезны — многие забывают о простых вещах, таких как сложные пароли или резервное копирование. КЭДО может стать настоящим помощником, если правильно им пользоваться и соблюдать меры безопасности. Главное — не забывать о важности сохранности персональных данных и регулярного обновления навыков цифровой безопасности.
Отличная статья, дополню несколько ключевых аспектов, которые помогут улучшить правовую безопасность в КЭДО:
1. Используйте КЭП, чтобы исключить возможность подписания документов задним числом или их подмены. Это защитит как сотрудников, так и работодателей от недобросовестных действий.
2. Настройте автоматические уведомления о поступивших документах в самом сервисе, особенно если вы сотрудник. Это поможет избежать ситуации, когда важные приказы остаются незамеченными и могут быть использованы для манипуляций.
3. Внедрите аудит действий с документами. Важно отслеживать, кто и когда вносил изменения, чтобы исключить возможность фальсификации документов.
4. Запретите редактирование уже подписанных документов. Это обеспечит, что все изменения фиксируются как новая версия, а подписанные документы остаются неизменными.
5. Установите регламенты по срокам подписания документов. Чёткие сроки помогут предотвратить затягивание процесса или уклонение от подписания неудобных приказов.
6. В сервисе КЭДО должна быть интегрирована возможность для сотрудников подавать неформализованные документы, такие как служебные записки, с косвенной отсылкой на ст. 21 ТК РФ, особенно если вы подписывали заявление на переход в электронный документооборот. Это обеспечит вам как сотруднику возможность официально оформлять обращения и отслеживать их статус, что способствует прозрачности и защите ваших прав.
7. Обеспечьте возможность отправки официальных документов, таких как больничные листы и заявления на отпуск, через систему КЭДО. Это сократит время на передачу и повысит прозрачность.
8. Важно, чтобы в трудовом договоре была отражена информация о КЭДО, а также название сервиса и заявление на переход в электронный документооборот.
9. Логин и пароль не должны быть известны работодателю при регистрации вас как сотрудника.
В современных реалиях как работодатели, так и сотрудники могут злоупотреблять своими правами, что подчеркивает необходимость внедрения надёжных инструментов и практик в электронном документообороте. Это не только повысит уровень доверия между сторонами, но и обеспечит защиту интересов всех участников трудовых отношений.