Agile – палочка-выручалочка отдела рекламы в DIGIMATIX

Можно ли систематизировать и автоматизировать работу отдела интернет-рекламы? Что делать если та методология, которая работала раньше теперь сдает позиции?

Agile – палочка-выручалочка отдела рекламы в DIGIMATIX

В этой статье мы расскажем об инструментах, которые мы ежедневно используем в нашем отделе рекламы. Они помогают автоматизировать наши процессы каждый день и сделать работу эффективнее и удобнее.

Немного вводной информации

Ранее наша команда интернет-маркетологов работала с пулом объемных задач. Как строился процесс:

  • Было четкое деление на менеджера проекта и специалиста.
    Менеджер ставил задачу исполнителю, он далее выполнял ее и более не участвовал в процессе. Проблемой стало отсутствие сплоченности между менеджером и специалистом.
  • Не было учета клиентов в отделе рекламы. У нашей команды не было понимания сколько лидов обрабатывается, какое количество новых договоров заключается и какое количество находится в работе на данный момент.
  • Цикличность задач. Специфика задач в отделе рекламы заключается в том, что большая часть из них цикличны, то есть повторяются каждый период. Ранее мы решали эту проблему формированием задач с чек-листами на месяц. Это было плохо тем, что они выполнялись по факту раз в месяц, ближе к концу месяца.

На одном из мозговых штурмов мы с командой обсуждали внутренние процессы и “боли” коллег и клиентов. На нем мы выявили наши проблемные места и решили прийти к введению agile-методов в наш отдел рекламы.

Наша компания работает с корпоративным порталом BITRIX24, поэтому больших сложностей нам это не составило.

Понятие Agile-подходов

Agile (agile software development, от англ. agile – проворный) – это семейство «гибких» подходов к разработке программного обеспечения. Основная цель - это построение эффективного процесса работы. Agile возник в IT-среде, но затем распространился и в другие, в том числе в маркетинг. Подробнее описано здесь.

В обновленном отделе рекламы мы построили работу на двух принципах Agile-методологии, которые показались нам наиболее эффективными: Kanban и Scrum.

Scrum – принцип “структуры”. В нем есть место:

  • Четким ролям в команде – владелец продукта и scrum мастер.
  • Четкому делению рабочего процесса на спринты – промежутки рабочего времени равные неделе или месяцу в зависимости от проекта.
  • Четкому процессу работы – формируется структура и этапы работы над проектом “от а до я”.
Agile – палочка-выручалочка отдела рекламы в DIGIMATIX

Kanban – это принцип, в основе которого лежит “баланс”. Его задача – сбалансировать разных специалистов внутри команды и избежать ситуации, когда дизайнеры работают сутками, а разработчики жалуются на отсутствие новых задач. Бизнес-процесс делится не на универсальные спринты, а на стадии выполнения конкретных задач: «Планируется», «Разрабатывается», «Тестируется», «Завершено».

Главный показатель эффективности в kanban – это среднее время прохождения задачи по доске. Задача прошла быстро – команда работала продуктивно и слаженно.А для визуализации помогают всем известные доски kanban.

Agile – палочка-выручалочка отдела рекламы в DIGIMATIX

Углубившись и детально разобравшись с каждым из этих принципов, мы пришли к выводу, что только соединив их вместе, мы добьемся отличного результата.

Внедрение agile в отдел рекламы

Разделяй и властвуй

На первом этапе мы приняли решение разделить отчетный месяц на короткие промежутки времени. В нашем случае мы выбрали одну неделю. Это значит, что за проектом теперь еженедельно следит как менеджер, так и специалист. Данное нововведение позволило равномерно распределить задачи по проекту в течение месяца.

Agile – палочка-выручалочка отдела рекламы в DIGIMATIX

Пул задач по 5-15 минут

На втором этапе мы отказались от громоздких задач на месяц, в которых использовались чек-листы. Как мы писали ранее задача с 30 пунктами и 10 часами работы на месяц пугала специалистов, из-за чего сроки по проведению данных работ часто срывались. Вместо этого наша команда сформировала пул коротких цикличных задач по мониторингу и оптимизации. Мы получили 27 задач общая продолжительность которых те же 10 часов. Для визуального понимания прикладываем вам картинку.

Agile – палочка-выручалочка отдела рекламы в DIGIMATIX

После внедрения первых двух этапов мы добились систематизации процесса ведения проекта, а главное работа над проектом ведется постоянно под контролем команды.

CRM система

На третьем этапе на базе BITRIX24 мы внедрили CRM систему, которая позволила нам закрыть ряд задач по ведению рекламной кампании и по коммуникации с клиентом. Итогами ее внедрения стали:

  • Четкое понимание сколько проектов и на каких стадиях работы мы имеем на данный момент;
  • Сформированная база хранения основной информации по клиенту;
  • Автоматизация процессов:
    → клиент заполняет бриф
    → информация поступает в CRM систему в виде лида
    → автоматически создается задача на подготовку коммерческого предложения
    → запуск рекламной кампании клиента
    → понедельная генерация пула задач по рекламной кампании
Agile – палочка-выручалочка отдела рекламы в DIGIMATIX

Результат

Мы систематизировали и автоматизировали рутинную работу. Это помогло нам исключить ошибки, вызванные человеческим фактором, а также улучшить качество наших работ.

Что мы хотим внедрить и протестировать на следующих этапах:

  • Формирование бэклога по проекту. При мониторинге у специалиста возникают идеи, которые в дальнейшей работе можно выделить в гипотезы. На этапе работы с рекламными кампаниями их необходимо проверять и тестировать. Именно поэтому нужен быстрый и эффективный способ добавлять гипотезы в бэклог проекта, чтобы на основе их формировать дальнейший план работ.
  • Проведение ежедневных пятиминуток по проектам, что позволит обсудить текущие дела и план на день. Необходимо чтобы команда проекта продолжила работать слажено и оставалась в курсе всех изменений.
44
1 комментарий

Полезный материал! Спасибо автору. 

Ответить