Как создать эффективные цифровые решения для HR-процессов

Цифровизация HR-услуг становится актуальным трендом для компаний. Получение справок, подача заявлений на отпуск и найм новых сотрудников в онлайн-формате должны быть легкими в реализации. В этой статье мы обсудим, как service desk системы помогают бизнесу упростить эти процессы.

Привет, это Андрей Фитисов из ITSM 365. Сегодня разберем как и зачем автоматизировать HR процессы.

Во многих компаниях взаимодействие сотрудников с HR-специалистами остается неорганизованным и неавтоматизированным. Например, чтобы получить копию трудовой книжки, нужно звонить в отдел кадров или искать HR-специалиста в коридоре. Обычно HR просто записывает запросы в блокнот, календарь или держит у себя в голове, что приводит к путанице и задержкам. Сотрудники ожидают быстрого ответа, но у HR-специалистов много других задач, что усложняет процесс. В крупных компаниях таких запросов может быть десятки каждый день.

Кроме того, не хватает прозрачности в работе HR. Трудно понять, насколько эффективно работают специалисты и удовлетворены ли сотрудники, если информация разбросана и нет удобных аналитических инструментов.

В итоге без автоматизации запросы поступают беспорядочно, а анализ работы HR становится сложным. Это влияет на качество обслуживания и скорость реакции.

Чтобы избежать этих проблем, важно организовать HR-сервис с учетом потребностей сотрудников, используя автоматизированные инструменты, такие как service desk системы. Давайте подробнее рассмотрим ключевые области автоматизации HR-процессов и задачи, которые они помогают решить.

Основная ценность объединения HR-сервисов в одном инструменте — это создание упорядоченного каталога услуг кадрового отдела. Многие IT-системы уже предлагают готовые каталоги, которые основаны на реальных примерах из разных компаний. Вы также можете добавлять туда новые услуги или удалять устаревшие, учитывая нужды вашей компании.

Подача заявки в HR-службу проходит так: сотрудник заходит в личный кабинет IT-системы, выбирает нужную услугу из списка, заполняет данные и отправляет обращение. Из каталога услуг сразу видно, к какому подразделению относится сервис. Например, справки 2-НДФЛ могут быть выданы как HR-службой, так и бухгалтерией в разных организациях.

Форма заявки включает необходимые поля, что помогает сотруднику правильно указать информацию и избежать ошибок. HR-специалисты получают все нужные данные сразу, благодаря чему уходит меньше времени на уточнения, а запросы обрабатываются быстрее.

Систематизация HR-услуг в одном инструменте упрощает контроль за сроками выполнения задач. В IT-системе для каждой заявки устанавливается срок исполнения в соответствии с регламентами (соглашениями SLA). Например, на получение справки 2-НДФЛ отводится 8 часов. Статус заявки (такие как «В работе», «Отложена» или «Ожидание ответа») показывает, на каком этапе находится работа.

Еще одно преимущество автоматизации — четкое распределение обязанностей. Каждую заявку можно назначить конкретному исполнителю. Например, один HR-специалист отвечает за подготовку документов, а другой — за проведение собеседований. Это делает процесс более понятным: всегда известно, к кому обратиться за уточнениями.

HR-специалисты часто получают запросы напрямую, но им тоже нужно взаимодействовать с другими отделами или отправлять заявки в АХО. Это так же замедляет процесс работы. Например, если рекрутер не успеет забронировать переговорную для собеседования, руководитель не сможет оперативно встретиться с кандидатом и оценить его.

Во многих компаниях уже практикуется использование специальных календарей для бронирования переговорок. С помощью системы service desk этот процесс становится простым и удобным. HR-специалисту всего лишь нужно выбрать дату и время встречи, а система сама найдет свободную комнату. После этого все участники получат уведомления с подробной информацией о собеседовании.

Резюмируем:

Обычно обслуживание замедляется, когда выполнение запроса зависит от работы разных отделов. Представьте, что к вам в команду присоединился новый сотрудник. От того, как HR организует работу, зависит, насколько комфортно новичок будет себя чувствовать в первый день. HR-специалисту необходимо сделать много вещей: оформить документы, позаботиться о выдаче оборудования, подготовить зарплатную карту и, конечно, обеспечить доступ к корпоративным системам.

Но вот загвоздка: многие из этих задач требуют участия разных отделов. Поэтому, чтобы все прошло гладко, каждая команда должна отработать скоординированно и слаженно. В такой ситуации обычно используют конструктор бизнес-процессов.

Работа таких систем напоминает создание цепочки — здесь есть свои «куски» задач, которые нужно выполнить последовательно. Каждый этап фиксируется: кто, когда и что должен сделать. А еще у всех участников есть возможность получать уведомления о завершении задач. Это позволяет всем быть в курсе происходящего и вовремя реагировать на изменения.

В ИТ-системе можно настраивать сценарии для прохождения инструктажей сотрудниками в разных отделах, подписания обходных листов и других сложных процессов. Это поможет синхронизировать работу всех служб и выполнить задачи вовремя.

Чтобы улучшить сервисы для сотрудников, нужно постоянно анализировать кадровые процессы. Трудно ускорить выдачу документов или подбор персонала, если неизвестно, сколько времени это занимает и какие факторы влияют на процесс.

Для оценки работы HR-отдела важно выбрать правильные метрики, которые покажут, где требуется улучшение. Некоторые системы service desk уже включают готовые отчеты, которые помогают выявить проблемы в команде или у отдельных специалистов. Например, они отслеживают, сколько времени уходит на решение запросов, сколько обращений просрочено и другие важные показатели. Отчеты от сотрудников помогают понять качество сервиса, а система фиксирует статистику по разным типам заявок.

Кроме базовых данных, в гибких ИТ-системах можно настроить аналитику по специфическим метрикам. Например, можно анализировать среднее время подбора персонала. Если время поиска специалиста слишком долгое, это может означать, что стоит быстрее обрабатывать резюме или пересмотреть требования к кандидатам. Также полезно сегментировать сроки подбора по разным вакансиям: чем более квалифицированный работник нужен, тем дольше его искать. Контроль таких показателей поможет выявить проблемы в рекрутинге и быстрее закрыть вакансии по запросу руководителей.

Что касается сбора и обработки данных, ИТ-системы значительно упрощают этот процесс. Не нужно обращаться к разным источникам, так как все данные хранятся в одном месте. Это особенно важно для крупных компаний с распределенной структурой. Таким образом, аналитика HR-сервисов в единой системе позволяет быстро и легко получить четкую картину эффективности обслуживания.

Каждая компания может использовать свои уникальные подходы к созданию цифровых HR-сервисов. Главное — выбрать гибкое решение, которое сможет адаптироваться под различные процессы и сценарии обслуживания.

Если вам нужна помощь в организации HR, переходите на наш сайт. Там мы подробнее рассказываем о service desk и публикуем другие интересные материалы по этой теме.

А подробнее узнать о системе и нашей команде можно в Telegram-канале.