7 шаблонов TEAMLY для малого бизнеса

Шаблоны – это так удобно! Готовые решения сильно облегчают жизнь, когда нужно использовать данные для совместной работы. Сегодня покажем подборку шаблонов для малого бизнеса. Используйте, чтобы больше времени уделять непосредственно операционной деятельности.

SMM-агентство или менеджер

Кофейня, кондитерская

Бухгалтер на аутсорсе

Агентство праздников

3 универсальных шаблона

Привет! На связи команда TEAMLY, мы создаём платформу для совместной работы, которая подходит для ведения любого бизнеса: от домашней ремесленной мастерской до промышленного гиганта. Базы данных у нас реализованы в формате Умных таблиц (аналог Баз данных из Notion, если кто-то использовал) – их можно подстроить под свои нужды. А чтобы вам не создавать всё с нуля, мы постоянно пополняем библиотеку шаблонов.

СММ-щики знают, что для успешного продвижения на разных площадках необходимо одновременно держать в поле внимания цели, статусы работ по нескольким проектам и типы материалов. Всё это мы уместили в шаблон «Управление контентом». Он доступен в 5 представлениях:

• Общая таблица с карточками – единицами контента.

• Диаграмма Ганта, где можно отслеживать ход всех работ по проектам (в примере указан только сайт, но вы можете дополнить любыми другими площадками).

• Канбан-доски в двух представлениях: общая с SEO и блогами, а также «Ход работ» с разбивкой по проектам.

• Таблица по целям – стратегический инструмент, который позволяет оценить ход работы с высоты.

Каждая единица контента – статья, пост, видео, рекламная интеграция – представляет собой отдельную карточку, где указывают дедлайн, ответственных, хранят нужные ссылки и не только. В основном поле можно сразу добавлять текст, иллюстрации. Правки удобно обсудить здесь же в комментариях. После публикации карточки попадают в архив, где будут храниться на случай, если придётся что-то уточнить через какое-то время.

В общем, для ведения контента эта база знаний подходит даже лучше, чем привычные облачные сервисы с документами, таблицами и переписками в телеге.

В отличие от крупных ресторанов, официантами в небольших кафе и кондитерских часто работают вчерашние студенты, практиканты и просто люди, до этого не работавшие в общепите. Иногда это подработка по вечерам, на каникулах или просто попытка найти себя в новой сфере. В сезон веранд часто происходит дополнительный набор сотрудников, да и текучку никто не отменял.

Так что постоянный наём новичков и их обучение – обычная реальность небольших заведений.

Как ни старайся, но в онбординге не предусмотришь абсолютно все вопросы, которые могут возникнуть у персонала. Поэтому спасают памятки «Что делать, если…»

Это могут быть вопросы относительно рецептур блюд, калорийности, наличия аллергенов, а также различные заготовки по частым вопросам от клиентов: суммируются ли скидки, как зовут шеф-повара и т.д.

Может возникнуть резонный вопрос: «Зачем шаблон, если можно сделать распечатку и положить за барной стойкой?»

Отвечаем: это компактно и удобно для быстрого поиска. Инструкции размещаются в выпадающих списках. Когда все они скрыты, перед вами просто список вопросов. Вы можете как угодно редактировать памятку – убирать неактуальное, добавлять новое.

Многие ИП и малые предприятия не имеют в штате бухгалтера, а учёт ведут либо сами, либо с помощью фрилансеров. Жизнь российского ип-шника полна нервотрёпки, поэтому хочется облегчить её хотя бы в некоторых вопросах. Например, если в команде работают трое человек, то уход одного из них в отпуск сопровождается волнением: как всё правильно оформить и рассчитать. Хотя на самом деле это можно сделать за 10 минут.

Как раз для таких случаев подходят наши чек-листы для расчёта отпускных и больничных, а также переработок.

Это не просто бухгалтерский инструмент, а именно чек-лист, который поможет понять, как действовать сотруднику и работодателю, и как свести расчёты: вовремя подать заявление, успеть записаться в календарь отпусков, всех уведомить, получить ответы насчёт оплаты отпускных дней, выпавших на государственные праздники и т.д. В шаблоне есть нужные примеры и ссылки.

За последние лет 30 праздничный бизнес претерпел много перемен. Если раньше день рождения для именинника заканчивался сном в груде пуховиков под орущую Буланову за стенкой, то теперь это обязательный квест, капкейки на заказ, салют и тематическая дискотЭка с аниматорами. Ну а что, кто не мечтал о таком дне рождения во втором классе?

Соответствующие агентства готовы удивлять каждый сезон, но для этого требуется невообразимая база подрядчиков. С кем-то из них давняя дружба, с кем-то – поверхностное знакомство. Часто всё строится на личных отношениях, и важно всегда знать, к кому можно обратиться с просьбой по телефону, а кому требуется официальное уведомление с заказным письмом.

Конечно, держать это в голове нельзя, ведь память – всего лишь несовершенный вид хранения данных. А вот рассортировать информацию с помощью Умной таблицы TEAMLY – вполне себе вариант. Так можно сохранить важные контакты внутри команды, давать доступ всем менеджерам и не терять половину номеров с уходом кого-то из сотрудников.

Шаблон имеет два представления: общая база подрядчиков и список мероприятий, в которых они участвуют.

Долой Excel и записи в блокноте! Ведите базу данных клиентов в одном месте. В карточках TEAMLY можно разместить все реквизиты, статистику заказов, договоры, статус клиента и т.д. При необходимости можно добавить представление в виде канбан-доски или диаграммы Ганта.

В TEAMLY есть специальный шаблон, чтобы учитывать, когда сотрудники уходят в отпуск, просят отгул по случаю выпускного в детском саду или планируют декрет.

Здесь также есть несколько представлений:

• общая база сотрудников,

• форма заявления на отпуск, чтобы не искать в интернете,

• канбан для согласования заявок, чтобы не упустить ни одну,

• календарь и диаграмма Ганта.

Как часто бывает: директор, менеджер или даже клиент предложил интересную фичу, её передали разработчику. Тот кивнул, но поскольку задач полно, решил отложить исполнение в долгий ящик: мол, вернусь к этому позже. Через неделю-две, если движение не началось, можно и не надеяться на появление этой фичи.

Предлагаем решить вопрос с помощью шаблона «Предложить идею». В нём всего два поля: откуда идея (от заказчика, при исследовании или при использовании продукта) и текст с описанием фичи.

Информация формируется в карточку для рассмотрения. По итогам фичу либо забирают в работу, либо отказываются. Таким образом, идея переходит в разряд задач.

Расскажите, пожалуйста, в комментариях, какие рутинные процессы и базы из своей практики вы бы хотели увидеть в виде шаблона TEAMLY? Подойдут любые идеи: от организации семейных выходных до запуска ракеты!

Кстати, в четверг, 17 октября в 12.00 проведем бесплатный вебинар, где дадим примеры готовых шаблонов и расскажем как их адаптировать под свои задачи.

Здесь же можно будет узнать о работе Умных таблиц TEAMLY: покажем, как по шагам создать трекер задач для команды, работать с приоритетами, связями между таблицами и автоматизацией процессов и не только. Ответим на вопросы.