5 проблем аутстаффинга: откуда они берутся и как их преодолевать?

Аутстаффинг стал важным инструментом в IT, но за его видимой простотой скрываются подводные камни. Этот формат сотрудничества может показаться идеальным решением, но, как показывает практика, аутстаффинг далеко не всегда проходит гладко.

В моей компании PHPDev.org мы предоставляем услугу аутстаффинга, и я на практике вижу, с какими проблемами сталкиваются как компании-клиенты, так и аутстафф-команды.

Если вы уже работаете по этой модели, этот материал поможет вам лучше понять распространенные проблемы и предложит эффективные решения для их преодоления. А для тех, кто рассматривает переход в аутстафф формат, я поделюсь важными аспектами, на которые стоит обратить внимание, чтобы подготовиться к возможным вызовам.

Вы, наверное, не раз сталкивались с ситуацией, когда подписываете NDA (соглашение о неразглашении), и вот вы завершили прекрасный проект, результаты впечатляющие, но... показать вы их никому не можете. Клиенты требуют конфиденциальности, и мы обязаны это уважать. Но как тогда привлекать новых заказчиков, если портфолио пусто, и вы не можете продемонстрировать свою работу?

Я помню, как нам пришлось столкнуться с этим впервые — это был важный проект для крупного клиента. Мы закончили работу, клиент доволен, но вот момент — рассказывать об этом мы не могли. Что делать в таких случаях?

Решение оказалось неожиданно простым. Мы начали создавать обезличенные кейсы. Это значит, что мы описываем проект в общих чертах, не раскрывая деталей, которые могут указать на конкретного клиента. Например, меняем визуальные элементы, цвета и другие характеристики, которые могли бы ассоциироваться с реальными проектами.

Но время показало, что этот подход не всегда оправдывает себя — такие кейсы часто не вызывают должного доверия у потенциальных заказчиков. Несмотря на изменения визуальных элементов и других характеристик, распознать реальный проект все равно возможно, что мы уже успели испытать на практике.

Особенно это касается аутстаффинга, где кейсы не являются основным инструментом продаж. В этой модели важно демонстрировать не проекты, а скорее компетенции команды, которую мы можем предложить. Поэтому мы сосредоточились на использовании кейсов из аутсорсинга и внутренних проектов, где подобные детали имеют меньшее значение и могут быть представлены более открыто.

Еще один полезный шаг — это создание внутренних проектов. Такие проекты мы делаем для себя и можем использовать их в портфолио без каких-либо ограничений. Это своего рода тренировочные проекты или инновационные идеи, которые можно демонстрировать потенциальным клиентам. В рамках таких проектов можно показать свою мощь :)

Ну и, конечно, помогают переговоры с клиентами. Иногда стоит попробовать договориться. Иногда клиенты идут на уступки и разрешают публиковать некоторые реализованные проекты.

Пожалуй, одна из самых болезненных тем для любой компании — это бенч, или, проще говоря, простой сотрудников. Это может произойти внезапно: клиент приостанавливает проект или сокращает команду, и вот ваши разработчики остаются без работы. Проблема не только в том, что люди без дела, но и в том, что это ударяет по их мотивации. Простой может лишить сотрудников уверенности в завтрашнем дне.

Я помню 2021 год — у нас был проект, на котором работало 15 человек. Клиент внезапно приостановил все работы, и нам пришлось срочно искать решения. У нас был резерв задач, на которые мы могли временно перекинуть сотрудников, но далеко не все проекты подходят под такой формат.

Что можно сделать?

Во-первых, важно иметь резервные проекты. Это могут быть внутренние задачи или проекты для сторонних клиентов, на которые можно переключить команду. У нас, например, есть отдельное направление работы с платежными системами по модели фиксированной оплаты. В периоды простоя мы можем задействовать разработчиков на этих задачах.

Во-вторых, стоит забывать про программы обучения. В моменты, когда нет активных задач, можно направить сотрудников на повышение квалификации.

И, в-третьих, рекомендую поддерживать регулярную связь с клиентами. Постоянные коммуникации помогают прогнозировать, когда проект может быть завершен или приостановлен. Например, у нас был случай, когда клиент решил сменить офис, и нам удалось заранее выяснить, что это приведет к приостановке работы.

Я думаю, многие компании сталкивались с тем, что, работая с одним или несколькими крупными клиентами, они становятся от них слишком зависимы. Это кажется хорошей ситуацией — стабильные заказы, постоянный доход. Но вот реальность может преподнести неприятные сюрпризы. Если один такой клиент решит изменить свои условия или прекратить сотрудничество, для компании это может обернуться настоящей катастрофой.

У меня был пример, когда один из крупных клиентов резко свернул работы, и моя компания, которая в тот момент активно росла в том числе за счет этого клиента, внезапно словила неприятности. Это был серьезный удар, и я понял на практике, что делать ставку на одного клиента крайне рискованно.

Как избежать таких ситуаций?

Во-первых, нужно всегда стремиться к диверсификации клиентской базы. Не стоит полагаться только на одного или двух крупных заказчиков. Мы начали активно привлекать клиентов из малого и среднего бизнеса, заключая долгосрочные контракты, чтобы снизить риски.

Во-вторых, стоит инвестировать в маркетинг и развитие бренда. Это поможет привлекать новых клиентов, и компания не окажется в зависимости от одного крупного контракта.

Одна из самых распространенных проблем в аутстаффинге — это недовольство клиента качеством работы. Иногда компании сталкиваются с тем, что проект не соответствует ожиданиям клиента, что приводит к переработкам, а иногда и к отказу от оплаты. Как с этим бороться?

У нас был случай, когда клиент отказался оплачивать последние две недели работы, мотивируя это тем, что качество не соответствовало его ожиданиям, хотя фактически все задачи были выполнены. Мы провели внутренний аудит и поняли, что проблема заключалась не столько в качестве работы, сколько в коммуникациях с клиентом.

Что я сделал, чтобы исправить это? Регулярный контроль качества и постоянная связь с клиентом. Мы предложили замену разработчика на проекте, чтобы избежать дальнейших претензий, и продолжили обсуждать с клиентом его ожидания. Это помогло сохранить репутацию и избежать дальнейших проблем.

Еще одна неочевидная, но важная проблема — это то, как клиент управляет вашей командой. Бывает так, что клиент не выстраивает правильные процессы, и это приводит к хаосу. У нас был случай, когда разработчиков просто заваливали задачами без четких инструкций и оставляли работать в одиночку. Через месяц клиент возвращался и был недоволен результатами. Мы выяснили, что причина не в разработчиках, а в недостатке взаимодействия.

Мы ввели правило регулярного анализа прогресса и промежуточных отчетов. Это позволяет держать процесс под контролем и своевременно решать возникающие сложности. Также важно обучать клиента правильному взаимодействию с аутстафф-командой, чтобы работа шла слаженно.

Аутстаффинг — это не только возможность привлечь внешние ресурсы, но и сложный процесс, требующий внимания к множеству деталей. Несмотря на все трудности, можно находить пути их преодоления и делать работу более эффективной, как это происходит в моей компании.

Важно понимать, что каждая проблема может стать возможностью для роста ;)

Считаю, что нет ничего полезнее, чем контент, основанный на собственном опыте. Собрал целую статью, в которой рассказал о том, что отрыл для себя за время работы с аутстаффингом.

Если вам интересно читать подобное чаще, то приглашаю в мой телеграм-канал о Digital — Иван Гринкевич - О Digital вслух.

И, конечно, подписывайтесь на vc: новый материал — совсем скоро! :)