Бизнес-ассистент — зачем предпринимателям, что стоит за этой профессией и как нанять?
Признаки того, что вам нужен личный ассистент, список того, что ему можно делегировать, набор инструментов для эффективной совместной работы и способы нанять лучшего на рынке специалиста.
Привет VC, я Артур Ткаченко, основатель и арт-директор веб-студии Alt Design. Мы дизайним бренды и создаем впечатляющие сайты основанные на маркетинговой аналитике. Наши проекты получают награды, а клиенты бизнес-результаты. Очень сильны в недвижке, eCommerce, производстве, сфере услуг. Умеем работать с большим бизнесом и госсектором.
А еще недавно я завел свой личный Telegram канал - пишу про бизнес, дизайн и маркетинг, развитие своего агентства и личный бренд, подписывайтесь, буду рад вас видеть!
Сегодня расскажу о роли бизнес-ассистента, как эффективно организовать их сотрудничество и посмотрим, как это делают другие.
В чём роль бизнес-ассистента?
Бизнес-ассистент — это правая, а иногда и левая рука руководителя. Этот человек снимает с руководителя часть рутинных задач.
Глобальная задача руководителя — стратегическое управление. Здесь от его действий зависит, будут ли завтра деньги на зарплаты и выживет ли вообще компания, проект, отдел. Однако есть на руководителе и рутинные процессы — составить график встреч, ответить на почту, контролировать сотрудников. И бытовые вещи, которые вмешиваются в рабочий день: пообедать, записаться к врачу, забрать вещи из химчистки.
В рутинных процессах задач, возможно, даже больше (хоть они и более мелкие) — они-то и занимают большую часть дня. И, что плохо для руководителя, они вынуждают распыляться и сбивают фокус.
Как правило, сотрудники в ассистентской сфере делятся на две специальности:
- Личный помощник — это человек, который помогает организовать твои личные задачи: записать к врачу или на массаж, забрать доставку, сдать вещи в химчистку, заказать клининг. Для этой роли не так важно, какое у человека образование, опыт работы. Гораздо важнее человеческие качества и ваша совместимость.
- Бизнес-ассистент отвечает за всё, что касается рабочих моментов. Иногда может взять на себя часть личных задач руководителя: заказать такси, записать к врачу, отправить посылку, — но это по договорённости. Главная задача бизнес-ассистента — разгружать тебя по части бизнеса, поэтому к нему могут быть дополнительные требования: образование, знание языков, опыт работы с документацией.
Зачастую если предприниматель ведет небольшой бизнес, его ассистент совмещает задачи личного помощника и бизнес-партнера. На первых порах это нормально. Но чем масштабнее бизнес, тем больше задач для ассистента — одновременно подхватывать личные дела предпринимателя и решать бизнес-задачи может быть сложно.
Как понять что ассистент нужен?
Народная примета: когда хочется накричать на клавиатуру, это к найму ассистента. Ну, или к выгоранию. Если серьёзно, то вот несколько красных флагов, что пора искать помощника:
- Вы часто перерабатываете и работа превратилась в хаос. В ежедневнике всегда много просроченных задач, вы задерживаетесь на работе и жертвуете отдыхом.
- Вы хотите избавиться от скучных задач. Например, ответов на комментарии в соцсетях или переписок с клиентами о времени встречи.
- Вы не успеваете уделять время личным делам. Забываете оплатить счета или перекусываете фастфудом, потому что не успеваете сходить в магазин.
- Бизнес начал стагнировать, у вас не хватает времени на базовые вещи типа обеда, а про стратегическое планирование можно и вообще забыть.
Посмотрите на себя и подумайте, если ли у вас проблемы из тех что я описал выше. Подумайте, какие задачи хотите делегировать ассистенту, и приступайте к поиску нужного человека.
Как найти и нанять ассистента?
Поиск ассистента почти не отличается от найма других сотрудников. Поэтому алгоритм универсальный:
- Составьте вакансию.
- Разместите объявление о поиске сотрудника на разных платформах в ТГ каналах.
Составьте вакансию. В тексте нужно указать:
- название должности: личный или бизнес-ассистент, а возможно, вы ждете, что человек будет совмещать в себе обе функции;
- рабочие задачи: опишите, какие обязанность должен выполнять ассистент и каких результатов от него ожидаете;
- требования к кандидату: может быть, вам важно, чтобы у человека был опыт работы на схожей позиции, или кандидат должен обладать определенными навыками;
- условия работы: в какое время нужно быть на связи, как оформляете сотрудника, сколько будете платить за работу.
Помимо прочего, в вакансии стоит рассказать про себя или бизнес, чтобы соискатель имел представление, с кем нужно работать.
Сайт hh.ru по запросу «ассистент» в Москве предлагает почти 15 тыс. вакансий: поиск также выдает вакансии секретарей, офис- и проджект-менеджеров. По запросу «бизнес-ассистент» в Москве представлено 843 вакансии.
Если есть возможность, сразу укажите, сколько готовы платить ассистенту. Так вы сможете на старте отсеять кандидатов, которых не устраивает уровень оплаты.
«В регионах зарплата ассистента на удаленке начинается от 40 000 ₽, в офлайне — от 80 000 ₽. В Москве вилка выше.
Есть лайфхак, как сэкономить на помощнике, но при этом не потерять в качестве работы: если ищете человека на удаленку, ищите его в регионах. Вы сможете нанять хорошего специалиста за 40 000—60 000 ₽»
Разместите объявление о поиске на разных платформах. Так охватите больше аудитории, а значит, вырастут шансы быстрее закрыть вакансию. Ассистента можно искать в бизнес-сообществах и тг каналах, на рекрутинговых сайтах вроде HH.ru, через знакомых и соцсети, да на волне хайпа есть целые рекрутинговые агентства, которые специализируются только на подборе бизнес-ассистентов.
Идеально — если у предпринимателя развит личный бренд, тогда искать ассистента проще всего. Достаточно разместить вакансию на личной странице и собирать отклики от людей, которые следят за вами. Так нанимать легче: человек уже интегрирован в вашу жизнь и лучше понимает продукт.
Наконец-то берем кандидата на работу
Далее отберите отклики и пригласите на собеседование кандидатов, которые понравились. Как нанимать сотрудников я описывал в статье "Руководство по найму для чайников: Как я выстроил HR в своей компании и нахожу крутые кадры без бюджета и головной боли", в данном случае процесс ничем не отличатся.
После отбора кандидата заключите соглашение. С ассистентом важно подписать несколько документов, поскольку предприниматель доверяет человеку важную информацию или материальные ценности. Какие бумаги стоит подписать с ассистентом:
- Соглашение о полной материальной ответственности: ассистент заведует документами, банковскими картами, ключами от квартиры, доступами к корпоративным программам;
- NDA — документ о неразглашении: помощника внедряют в дела бизнеса и личные планы предпринимателя, документ нужно подписать, чтобы информация не утекла
Ну и после всего комплекса мероприятий, останется ввести ассистента в должность, это конечно не так уж и просто, но сделать это придется.
Если вы все сделали правильно, вам останется лишь наслаждаться тем как делегированные рутинные задачи начинают решаться без вашего постоянного участия.
В заключение дам несколько советов при поиске ассистента
- Прощупай совпадение по ценностям. Ассистент — это очень близкий человек, и хорошо бы иметь в нём единомышленника, приятного для себя человека. Если вы не совпадаете по ценностям и моральным принципам, то не сойдётесь и в работе.
- Структурируйте свои ожидания от ассистента. Ответьте себе на вопросы: Как я буду проверять его эффективность? Как я буду оценивать, что потратили деньги не напрасно? Имея ответы, будет легче найти подходящего человека.
- Не надейтесь, что человек сразу что-то с твам снимет. Первое, что надо сделать — провести его за ручку по своим задачам. Показать, как ты устроил свой календарь, каковы ожидания от совместной работы, какой ритм вам обоим подойдёт. В общем, погрузить помощника в то, что уже есть, сонастроиться.
Спасибо за внимание, если статья оказалась для вас полезна:
- Подписывайтесь на мой авторский Telegram-канал, там море полезностей о бизнесе, дизайне, маркетинге и личном бренде.
- А если у вас есть задача для нашей студии, заходите на наш сайт и свяжитесь любым удобным способом. Проведем консультацию и поможем найти лучшее решение для вашей компании.
Помню раньше ассистенты были на волне хайпа. Полезная статья, спасибо!
Спасибо за обратную связь!
Спасибо за статью ! Хочется разобраться в деталях. Когда мы говорим про бизнес ассистента, то чем он обычно занимается ? Всем подряд ? В смысле любыми задачами? Тогда получается нужен супер эксперт во всём ? Или чем-то конкретным ? Тогда почему это не менеджер, который возьмёт на себя эту функцию и будет за неё отвечать? Почему сразу не брать специалиста в конкретной области, а предлагается брать не специалиста ? Логика найма бизнес-ассистента в том, что он подхватывает всё подряд, но потом на чём-то фокусируется ? Или продолжает выполнять всё подряд ?
На мой взгляд ассистент выступает в роли пожарного. Тушит огонь там где не успевает руководитель. Это могут быть и разовые задачи, которые в бизнесе повторяются ну крайне редко, а значит не требуют отдельного сотрудника под процесс.
Поэтому чем меньше компания, там больше рутины на руководителе и тем сложнее найти специалиста способного закрывать сразу много функций.
И спасибо за комментарий
Отличная статья!
Благодарю ☺️