100 000 рублей прибыли на бесплатном городском мероприятии

Или как за счет авторского event-мероприятия увеличить трафик на свои услуги?

Развивая бизнес школу для подростков, я поняла, что лучшее знакомство с детьми и родителями происходит на публичных мероприятиях. Где можно продемонстрировать свои возможности и выстроить доверительные отношения. Так, родилась идея сделать авторский проект семейного мероприятия.

Семейный фестиваль «PROДети» – коммуникативно-образовательная бесплатная площадка для родителей и детей, объединяющая образовательные лекции по темам - здоровье, психология и предпринимательство от федеральных и региональных экспертов, мастер - классы по организации совместного досуга с ребенком и возможное участие в активностях (дегустации, конкурсы, творческие номера, настольные игры, фотозоны и др.).

Цель мероприятия: популяризация семейного института, повышение образованности в сфере здоровья, психологии и бизнеса, сплочение родителей и детей.

Ожидаемый результат от мероприятия:
- возможность для семей города посетить интересное бесплатное мероприятие;
- объединение родителей и детей;
- повышение грамотности населения в различных сферах жизнедеятельности;
- возможность познакомится с полезными для родителей и детей городскими и региональными организациями, предпринимателями, спикерами;
- посещение развлекательных активностей на площадке;
- получение призов;
- получение ярких фотографий с мероприятия;
- привлечение и знакомство с новыми партнерами и спонсорами;
- повышение статуса организатора мероприятия;
- сбор контактов и привлечение новых потенциальных покупателей товаров и услуг.

Срок на реализацию идеи: 45 дней. Для оперативной работы мы выделили следующие этапы:

1) Выбор концепции мероприятия.
2) Выбор площадки для понимания локализации предполагаемых зон.
3) Создание визуализации концепции мероприятия (презентации) для партнеров и составление спонсорских и партнерских пакетов.
4) Составление сметы мероприятия.
5) Выбор потенциальных спонсоров и партнеров к участию.
6) Загрузка локаций.
7) Ведение социальных сетей.
8) Работа с дизайнером.
9) Составление сценария мероприятия и распределение активностей по зонам.
10) Сбор команды и распределение зон ответственности.

Команда проекта состояла из 5-х человек: администратор школы, дизайнер и педагоги школы

Наиболее важным пунктом к подготовке к семейному фестивалю «PROДети» - являлся выбор площадки, на которой будут проводиться все предполагаемые активности. Интересовали площадки, на которых можно проводить одновременно несколько активностей. К сожалению, в городе Калуга маленький выбор и нам пришлось остановиться на "Инновационном культурном центре". Нам предоставили 1 этаж и территорию на улице.

Что площадка должна была включать в себя:
- Холл. В холле, обязательно должны располагаться: стойка с информацией и регистрацией посетителей мероприятия, навигация, приветственная зона с официальным баннером события, гардероб и свободный вход в туалет. Также, в холле возможно расположение зон с различными активностями (мастер-классами, дегустациями, презентациями, выставками и прочим);
- Комната отдыха (гримерная комната). Требуется для хранения личных вещей команды организаторов мероприятия, отдыха и перекуса;
- Комнаты для проведения лекций и требующих закрытого помещения мастер-классов, презентаций, практических занятий. Запрашиваемое минимальное количество комнат – 4. Данные комнаты, в обязательном порядке, должны быть оснащены светом, иметь розетки с подключенным электричеством, мусорным ведром, питьевой водой (бутилированной или кулером), пластиковыми стаканчиками, флипчартом и оборудованием для показа видео-материалов. Минимальное количество посадочных мест - 25;
- Концертный зал со сценой (альтернативная площадка с пьедесталом). Требуется для проведения торжественной части мероприятия – открытия и закрытия, награждения участников активностей, конкурсов и прочего. Должен быть оснащен розетками с подключенным электричеством, возможностью подключения музыкального оборудования (микшер, микрофон, ноутбук, колонки), хорошим освещением. Минимальное количество посадочных мест – 200.

Несмотря на то, что мероприятие имиджевое, делать его за свой счет абсолютно не хотелось. Поэтому было принято решение разработать спонсорские пакеты и выстроить коллаборацию с партнерами.

Мы выделили 4 пакета для сотрудничества:

1) Генеральный спонсор – это организации или частные лица, оказывающие материальную поддержку (банки, страховые компании, мед центры и т.д.).
2) Информационный партнер – это СМИ (местные паблики и интернет ресурсы).
3) Партнер – это организация или частное лицо, возлагающая на себя часть обязанностей и выполняет их наравне с организаторами, при этом принимает на себя часть финансовых обязанностей (детские центры и клубы с развлечениями).
4) Партнер по бартеру – это организация или частное лицо, возлагающее на себя часть обязанностей и выполняет их наравне с организатором, при этом не принимает на себя часть финансовых обязанностей (фотографы, видеографы, педагоги, психологи).

Стоит отметить, что мероприятие бесплатное и чтобы не тратить бюджет на рекламу и максимально пригласить гостей на него, лучше использовать административные ресурсы. Могу сказать, очень хорошо идут взаимодействия с городом и нам активно помогли в освещении мероприятия.

Нам удалось вовлечь следующие организации:

- Администрацию Губернатора;

- Министерство внутренней политики и массовых коммуникаций;

- Управление образования;

- Министерство труда и социальной защиты;

- Аппарат Уполномоченного по защите прав ребенка Калужской области;

- Диаспоры различных национальностей;

- Партии

Самое сложное и нервное было ускорить процесс принятие решения партнеров. Так как многие принимали участие в городских мероприятиях и был отрицательный опыт, участвовать мало кто хотел. Еще, основным камнем преткновения стало то, что я это мероприятие делаю впервые и нет четких цифр по количеству гостей. Мы намеренно взяли высокую планку и озвучили, что наше мероприятие посетят 1500 человек. За неделю до начала, нам уже сами звонили партнеры и предлагали свои подарки и просили место для реализации продукции. Но мы, к сожалению, уже взять никого не могли, так как все было занято. За счет активной информационной поддержки нам удалось о себе заявить на весь город.

В итоге мероприятие посетили - 1721 человек.

Выручка мероприятия - 135 000 рублей

Затраты - 35 000 рублей.

Прибыль - 100 000 рублей.

Работало на мероприятии 33 локации (дегустация разных вкусняшек, мастер-классы по выпеканию пиццы, приготовлению роллов, столярная мастерская, художественная студия, робототехника, квест от писательницы, игры виртуальной реальности, конкурсы от детского журнала, театральная студия, спортивные соревнования и прочие)

Можно было еще больше заработать, если минимизировать партнеров по бартеру и дороже продавать места участия.

Это был первый опыт имиджевого мероприятия. Что могу сказать, мы просчитались, что придут к нам подростки и мы заживем прекрасно. Факт показал, что 95% аудитории были дети от 3-12 лет, и только 5% - нашей целевой аудитории. Как оказалось, это стало настоящим пиаром для нас на весь следующий год, мероприятие до сих пор вспоминают, так как такого уровня и масштаба не было.

#event #бизнесидеи #прибыль #полезныесоветы