Тут, мне кажется, проблема в самом процессе. К видеовстрече по примеру селекторного совещания должны подключаться только те, кто планирует сегодня докладывать, и кто указан в программе совещания. Для остальных организуется трансляция. Если же "зрители" хотят задать вопрос, то могут просто в этот момент подключиться к встрече, либо задать вопрос текстом. Запись ведёт со своего компьютера секретарь собрания, который так же назначается заранее. Он же в конце должен в общий чат сбросить краткие итоги собрания с назначением ответственных по принятым решениям и сроками.