Почему аутсорсинг бухгалтерии дешевле штатной бухгалтерии

В статье расскажем, почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии и почему обоснования других аутсорсеров в духе: «‎вы не платите зарплату, страховые взносы, 1С и офис»‎ — буллшит.

Большинство аутсорсинговых компаний на своем сайте указывают, что их услуги дешевле штатной бухгалтерии. Аргументы сводятся к: клиенту не придется платить зарплату, страховые взносы, оплачивать больничные, офис и другие расходы на штатного сотрудника.

Однако аутсорсинговые компании не пишут, что все эти расходы они берут на себя и зашивают эти расходы в стоимость своих услуг, включая операционные расходы и прибыль.

Получается, что когда компания пользуется услугами аутсорсинговой компании, для нее все расходы на бухгалтерию выходят дороже в 2-3 раза?

Почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии

Основная причина, почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии — расходы компании на бухгалтерию становятся переменными, а не постоянными.

Сейчас объясним.

Когда компания небольшая, то у сотрудника может не хватать задач, чтобы сотрудник эффективно работал полный рабочий день. Сотрудник может сделать свои задачи за 2 часа, а остальное время отдыхать. Либо сотрудник может растягивать задачи на целый день, когда их можно сделать за 2 часа.

При этом, как сотрудник получал 80 000 рублей на руки, так и будет получать (средняя зарплата бухгалтера в единственном лице в Москве, который сможет нормально сдать отчетность и посчитать зарплату) — для компании это постоянные расходы и они всегда будут такими в независимости от нагрузки сотрудника (если нет сложной системы KPI и вознаграждений).

Общая нагрузка сотрудника за месяц получается следующей:

  • 21 рабочий день × 2 часа = 42 часа в месяц
  • Теоретический максимум = 21 × 8 = 168 часов

В управлении проектами и человеческими ресурсами есть показатель, который показывает эффективность труда — утилизация. Управляя этим показателем, компании оказывающие услуги, контролируют себестоимость и рентабельность проектов (хотя контроль утилизации необходим всем компаниям, чтобы контролировать раздутость штата и эффективность сотрудников). Чем показатель выше, тем лучше для компании.

Показатель рассчитывается следующим образом:

Утилизация = 100% × [рабочее время затраченное на полезную работу] / [Общий объем рабочего времени]

В нашем случае:

Утилизация = 100% × 42 / 168 = 25%

Это крайне низкий показатель, который показывает, что ресурсы расходуются нерационально и компания теряет деньги.

Показатель, к которому стремится большинство компаний — 80%. Т.к. сотрудники не могут работать эффективно полный рабочий день.

Т.е. сотрудники при полной нагрузке работают эффективно:

  • 168 × 80% = 134,4 часов в месяц при 8 часовом рабочем дне (без учета обеда).

Теперь рассчитаем себестоимость часа.

Если учесть расходы компании чисто на ФОТ и страховые взносы с зарплатой сотрудника на руки в 80 000 рублей:

  • 80 000 / 0,87 = 91 954 рублей, где 11 954 — НДФЛ.
  • 12 130 × 30,2% + (91 954 - 12 130) × 15,2% + 91 954 = 3663 + 12133 + 91954 = 107 750 рублей общие расходы компании, чтобы сотрудник получил 80 000 рублей на руки.
  • Себестоимость часа = 107 750 / 42 = 2565 рублей.

Если компания решит обратиться в аутсорсинговую компанию, то она не будет покупать 168 часов рабочего времени. Компания купит 42 рабочих часа — именно столько, сколько нужно для выполнения всех задач.

Средняя часовая ставка аутсорсинговых компаний в Москве — 1500 рублей/час.

Соответственно компания заплатит аутсорсинговой компании:

  • Стоимость услуг аутсорсера = 1500 × 42 = 63 000 рублей.

Если у компании снизится активность на 10 часов, то компания заплатит на 15 000 рублей меньше, если наоборот повысится на 10 часов, то компания заплатит на 15 000 рублей больше.

Именно за счет этого механизма и достигается меньшая стоимость услуг аутсорсинговой компании по сравнению с штатным сотрудником.

Однако чем больше эффективная нагрузка на штатного сотрудника, тем ниже себестоимость часа для компании и при определенном количестве часов аутсорсинг может стать дороже, чем содержание штатного сотрудника. В нашем примере это находится из уравнения:

  • 1500 × Z > 107 750
  • Z > 107 750 / 1500 > 71,8 часа

При ставке аутсорсинговой компании в 1500 рублей/час, зарплате штатного сотрудника на руки в 80 000 рублей и нагрузке сотрудника в 72 часа и более, содержание штатной службы будет обходиться дешевле. Если в расходах учитываем только ФОТ и страховые взносы.

Для корректного расчета нужно взять P&L из финансовой отчетности компании и также включить другие расходы, которые напрямую относятся к затратам на бухгалтерию и которые возьмет на себя аутсорсер: отпуска, больничные, ПО, обучение, HR и другие расходы, которые компания относит к прямым на бухгалтерию.

Также отметим, что у аутсорсинговой компании не всегда единая фиксированная ставка. Компания может применять различные модели, например:

1. Использовать систему грейдов

  • Главный бухгалтер 1 уровня — ставка 1500 рублей
  • Главный бухгалтер 2 уровня — ставка 1800 рублей
  • Главный бухгалтер 3 уровня — ставка 2100 рублей

2. Использовать разные ставки для различных позиций:

  • Бухгалтер по первичке — ставка 1000 рублей
  • Бухгалтер по зарплате — ставка 1200 рублей
  • Главный бухгалтер — ставка 1500 рублей

В некоторых случаях, аутсорсинговая компания может выделить на проект сотрудника с ставкой, которая равна себестоимости (ФОТ + страховые взносы). Например, на обработку документов, если их много. А подготовку отчетности и зарплату считать по нормальной ставке. В этом случае общая рентабельность проекта будет ниже, но аутсорсинговая компания может получить клиента с которого будет получать прибыль.

Такой прием давно используется в маркетинге: компания продает какой-то продукт по себестоимости или ниже, привлекая клиентов, которые также покупают другие продукты с которых компания получает прибыль. В нашем случае единый продукт делится на участки работ, которые тарифицируются отдельно.

Кстати в этом случае, если аутсорсинговая компания понимает свою финмодель и может отстроить процессы на проекте, она может гарантированно предлагать стоимость услуг ниже, чем стоимость штатной бухгалтерии в Москве при любом составе штатной бухгалтерии компании в Москве, хоть там 1 человек или 10. Например, так делаем мы :)

Однако равны ли 42 часа, которые тратит штатный специалист 42 часам специалиста из аутсорсинговой компании? На самом деле не всегда. При каких условиях? Расскажем ниже.

Производительность бухгалтерии

Не всегда 40 часов, которые нужны штатному бухгалтеру, чтобы выполнить задачу равны 40 часам специалиста аутсорсинговой компании.

Опыт аутсорсинговой компании

Аутсорсинговая компания изучает каждый процесс в бухгалтерии и регламентирует его, чтобы уменьшать себестоимость и повышать эффективность. Аутсорсинговая компания ведет базу знаний, где фиксирует все новые знания и опыт, полученные на проектах, чтобы в дальнейшем этот опыт и знания можно было применить к другому проекту в формате ctrl+c ctrl+v, если нет дополнительной специфики.

Если учесть, что аутсорсинговая компания может вести сотни и тысячи компаний, то можно представить, какой внутренний объем знаний есть у компании.

Поэтому в ситуациях, когда штатный специалист сталкивается с неизвестной задачей: как получить льготы Минцифры; как работать с самозанятыми; как и что написать в ТЗ для программиста и когда делать автоматизацию не ради автоматизации; как устроить иностранного сотрудника или возместить НДС из бюджета.

У сотрудника может уйти дополнительное время на изучение этого вопроса и изучение практик коллег. При этом результат будет неизвестен, т.к. решение не обкатывалось сотрудником.

В аутсорсинговой компании в этом случае есть инструкции, как это делать правильно и быстро, чтобы клиент получил нужный результат. За счет этого возможна экономия времени.

Штатный бухгалтер может потратить на поиск решения и выполнение задачи 5 часов, а специалист аутсорсинговой компании сможет найти решение в базе знаний и решить задачу за 1 час.

Коллективный разум

Иногда возникают задачи, которые могут быть характерны именно для этой компании и любое другое шаблонное решение не будет работать. Обычно эти ситуации связаны с учетной системой (1С и другим ПО) и управленческим учетом, либо налоговым консалтингом.

В этом случае аутсорсинговая компания, как и штатная бухгалтерия начинают исследование и пытаются найти решение задачи.

Однако в штатной бухгалтерии над задачей могут думать 1-2 человека (зависит от численности бухгалтерии и иерархии в отделе), а в аутсорсинговой компании к задаче могут подключиться 3 и более человек: руководитель проекта; сотрудник, который выполняет задачу; внутренний штатный консультант.

Также могут подключаться специалисты смежных специальностей: программисты 1С, финансисты, налоговые юристы, методологи, аудиторы.

Аутсорсинговая компания может привлечь нужных специалистов с похожим опытом в предметной области, чтобы быстрее и с нужным результатом решить задачу.

Автоматизация процессов

В бухгалтерии большую часть времени занимает обработка первички, исправление косяков в учетной системе и рутинные операции в 1С.

Первичная документация

На обработку 1 бумажного документа (акта, накладной, УПД) с 5 позициями номенклатуры уходит в среднем 10 минут. При условиях:

  • Бухгалтер не собирает документы.
  • Используется промышленный сканер.
  • Бухгалтер ведет реестр некорректно оформленных документов.
  • Первичная документация вводится в среднем темпе.
  • Документы архивируются по описи и сканы сохраняются в 1С.

Если использовать OCR (оптическое распознавание символов с документа pdf или png), то время полной обработки бумажного документа можно сократить до порядка 7 минут.

Если настроить ЭДО и синхронизировать его с 1С, то возможно сократить время полной обработки документа до 4 минут.

Однако жизнь документа на этом не заканчивается. Налоговая может запросить любой документ в течение 3 следующих налоговых периодов. Иногда в бухгалтерии не ведется реестр документов, нет системы в хранении документов, нет электронного архива сканов документов.

В этом случае поиск документа может затянуться на десятки минут — это серьезные потери времени.

Аутсорсеры жестко контролируют себестоимость и нормативы по обработке документов — чем быстрее обработается документ, тем ниже будет себестоимость. Поэтому аутсорсеры внедряют ЭДО, электронные архивы на базе облачных технологий (используют готовые решения или разрабатывают собственные), используют OCR для обработки документов.

При этом нужно не забыть про качество. Поэтому некоторые аутсорсеры делают дополнительные проверки. Например, в нашей компании первичку вводит бухгалтер по первичке, затем ставится задача на главного бухгалтера, чтобы он проверил каждый документ, чтобы сумма налога считалась корректно.

У штатной бухгалтерии не всегда есть мотивация внедрять технологии и становиться современными, чтобы эффективнее работать, т.к. зарплата фиксирована, на все задачи хватает времени, можно поработать по классике с бумагой не запариваясь с процессом.

В этом случае штатная бухгалтерия может обрабатывать документы за 30 часов, в то время, как аутсорсеру будет достаточно 20 часов.

Исправление косяков в учетной системе

Проблема актуальна для старых программных продуктов 1С, которые дополнительно были дописаны и переписаны программистами.

В этом случае бухгалтерия может тратить время на «борьбу» с программой и будет просить руководство переехать на новую версию. При этом переезд на новую версию обойдется дополнительными расходами, а расходы на бухгалтерию останутся прежними.

Ну и зачем тратить дополнительные деньги, если в итоге для компании ничего не поменяется?

Другое дело, если с переездом на новую версию программы компания сможет:

  1. Автоматически получать финансовую отчетность и при этом уменьшить расходы на составление отчетности.
  2. Инвестиции в переезд смогут окупиться за разумное время. Например, потратили на переезд и доработки 150 000 рублей. Ежемесячные расходы на бухгалтерию снизились на 30 000 рублей. Окупаемость 5 месяцев.

Первый вариант можно реализовать с штатной бухгалтерией, в этом случае функция финансового менеджера может упроститься.

Вторая история с штатной бухгалтерией сложнореализуема.

Уменьшение расходов на бухгалтерию означают сокращение штата, при этом сокращение может составлять не целую штатную единицу, а например 0,3-0,5 штатной единицы. Если в этом случае уволить сотрудника, то нагрузка перераспределится неравномерно по остальным членам команды, другие сотрудники могут стать перегруженными. Они начнут делать ошибки и выгорать.

Поэтому большинство компаний не переезжают на новые версии программ: для компании расходы не изменятся, а если изменятся, то только за счет сокращения бухгалтерии, на что вероятнее всего штатный отдел не пойдет.

С аутсорсингом такое дело возможно, т.к. функция бухгалтерии на аутсорсинге — переменные издержки для компании. Если после переезда и улучшения учетной системы нагрузка снизится на 15 часов в месяц, то аутсорсер может снизить стоимость услуг на соответствующую величину.

Однако может возникнуть логичный вопрос — зачем аутсорсеру уменьшать свою выручку и прибыль? Но если мы вспомним про то, что некоторые часы сотрудников на работу аутсорсер может закладывать по себестоимости или с меньшей рентабельностью, то может произойти следующее:

  • Аутсорсеру нужно уменьшить часы сотрудника на проект у которого часовая ставка равна себестоимости или снижена, чтобы общая рентабельность проекта была выше.
  • В этом случае аутсорсеру выгодно предложить клиенту доработку или переезд на новую систему (при этом аутсорсер может предложить свои услуги по доработке и переезду и получить дополнительную прибыль), чтобы уменьшить часы сотрудника по себестоимости на этот проект.
  • Клиент согласится на переезд и доработки, если стоимость услуг будет снижена и будет видна окупаемость переезда, либо появление дополнительной ценности в виде финансовых отчетов.

Много текста, объясним на цифрах:

  • Стоимость услуг аутсорсера по бухгалтерскому обслуживанию = 80 000 рублей/месяц.
  • Ставка бухгалтера по первичной документации = 600 рублей/час.
  • Ставка главного бухгалтера по отчетности = 1500 рублей/час.
  • Бухгалтер по первичке тратит на проект 83,33 часа в месяц. Стоимость для клиента = 83,33 × 600 = 50 000 рублей.
  • Главный бухгалтер тратит на проект 20 часов в месяц = 20 × 1500 = 30 000 рублей для клиента.
  • Валовая прибыль с часов первичника = 50 000 × 40% = 20 000 рублей.
  • Валовая прибыль с часов главного бухгалтера = 30 000 × 65% = 19 500 рублей.
  • Рентабельность проекта = (20 000 + 19 500) / 80 000 × 100% = 49%

Аутсорсер предлагает переезд на новую программу за 100 000 рублей, при этом аутсорсер сэкономит 25 часов первичника в месяц:

  • Инвестиции клиента в новую программу = 100 000 рублей.
  • Стоимость услуг для клиента после переезда = 20 × 1500 + (83,33 - 25) × 600 = 30 000 + 34 998 = 64 998 рублей/месяц.
  • Срок окупаемости для клиента = 100 000 / (80 000 - 64 998) = 6,5 месяцев.
  • Рентабельность проекта для аутсорсера = ((58,33 × 600 × 40%) + (20 × 1500 × 65%)) × 100% / 64 998 = (14 000 + 19 500) × 100% / 64 998 = 51,5%

Рентабельность проекта увеличилась на 2,5%, выручка уменьшилась на 15 000 рублей, а ежемесячная валовая прибыль с проекта уменьшилась на 6 000 рублей в месяц. Может показаться, что аутсорсеру невыгодно что-то менять.

Однако у аутсорсера освободилось 25 часов первичника для других проектов. Аутсорсер может направить эти часы на другие проекты и сделать ставку не в 600 рублей/час, а например в 1000 рублей/час.

В этом случае:

  • Выручка аутсорсера с другого проекта = 25 × 1000 = 25 000 рублей.
  • Валовая прибыль = 25 × 1000 × 65% = 16 250 рублей.

После всех манипуляций и перераспределения мощностей:

  • Стоимость бухгалтерского обслуживания для клиента = 65 000 рублей/месяц.
  • Расходы клиента на переезд = 100 000 рублей.
  • Окупаемость разовых расходов для клиента = 6,5 месяцев.
  • Итоговое увеличение ежемесячной валовой прибыли аутсорсера = (33500 + 16250 - 39500) = 10 250 рублей.
Расходы клиента и валовая прибыль аутсорсера до и после переезда на новую 1С.
Расходы клиента и валовая прибыль аутсорсера до и после переезда на новую 1С.

Поэтому у аутсорсера есть мотивация для внедрения автоматизации и снижения стоимости услуг и эта мотивация чисто коммерческая. В этом случае можно добиться win-win результата:

  • У клиента уменьшатся расходы на бухгалтерию в долгосрочной перспективе.
  • Бухгалтерия будет работать быстрее и эффективнее. В старых и косячных версиях 1С сложно работать, сотрудники от этого выгорают.
  • Аутсорсер увеличит общую валовую прибыль компании за счет перераспределения часов на другие проекты.

Либо возможен второй вариант, когда аутсорсер за собственный счет проводит переезд и доработки 1С, а для клиента стоимость остается на прежнем уровне. Аутсорсер также уменьшит нерентабельные часы первичника и направит их на другой проект, при этом стоимость обслуживания для клиента не поменяется.

При этом для доработок 1С аутсорсер может использовать штатного 1С специалиста у которого есть часы, которые не используются на внешних проектах. Поэтому у аутсорсера может не быть потери выручки и валовой прибыли от использования штатного программиста, а расходы останутся неизменными. Зарплата 1С программиста — постоянный расход для аутсорсера.

В этом случае:

  • Стоимость бухгалтерского обслуживания для клиента = 80 000 рублей/месяц.
  • Себестоимость часа бухгалтера по первичке = 600 × 60% = 360 рублей/час.
  • Себестоимость часа главного бухгалтера = 1500 × 35% = 525 рублей/час.

  • Рентабельность проекта после переезда = (80 000 - ((58,33 × 350) + (20 × 525))) × 100% / 80 000 = (80 000 - (20 415 + 10 500)) × 100% / 80 000 = 61,3%
  • Общее увеличение ежемесячной валовой прибыли аутсорсера после переезда и перераспределения мощностей = (49 085 + 16 250 - 39 500) = 25 835 рублей.

В этом случае у клиента не будет дополнительных расходов, а аутсорсер увеличит валовую прибыль и повысит качество учета за счет переезда на более удобную программу.

В любом случае у аутсорсера есть мотивация для того, чтобы делать бухгалтерию более качественной и эффективной, чтобы тратить на работу меньше времени и давать нужный результат для клиента, чтобы клиент дольше оставался с аутсорсером и приносил больше прибыли.

Рутинные операции в 1С

К этим операциям можно отнести обработку документов, изменения в документах или перенос данных из одной системы в другую. Например:

  • Ввод документов в 1С.
  • Обработка банковской выписки в 1С.
  • Массовые изменения параметров в документах и операциях в 1С.
  • Дублирование документов в 1С: УТ и 1С: БП и т.п. операции.

Здесь соблюдается аналогичная логика по повышению производительности, которая была разобрана выше.

Штатной бухгалтерии может быть удобно работать в привычном формате и не гнаться за автоматизацией и увеличением эффективности:

  • Повышение эффективности никак не скажется для компании, т.к. постоянные расходы на бухгалтерию и зарплату останутся такими же. Инвестиции без сокращения штата не окупятся.
  • Бухгалтерия в большинстве случаев не будет инициировать автоматизацию и доработки, чтобы в дальнейшем уменьшить штат бухгалтерии и расходы компании на бухгалтерию.

Например, штатная бухгалтерия тратит дополнительные 20 часов в месяц, чтобы перебить данные из 1С: УТ в 1С: БП. Бухгалтерия просит сделать доработку 1С за 50 000 рублей.

Директор: «‎Окей. Вот потратим мы 50 000 рублей. Что в итоге изменится? Мы уменьшим расходы?»‎

Бухгалтерия: «‎Ну, мы не будем руками перебивать данные и будем допускать меньше ошибок. Расходы на зарплату будут такими же»

Директор: «‎А сколько ошибок мы уже сделали и сколько эти ошибки нам стоили?»

Бухгалтерия: «‎Ошибок не было»

Директор: «‎Тогда давайте дальше так и работать»

Такая ситуация происходит достаточно часто. У компании могут быть крутые штатные бухгалтеры, которые хотят автоматизировать процессы и исключить ручной труд. Однако автоматизация будет ради автоматизации, т.к. компания не заметит эффекта в денежном выражении или качестве ведения учета.

В случае аутсорсинга, аутсорсер может предложить сделать доработку за дополнительную стоимость и при этом уменьшить стоимость услуг на соответствующее количество уменьшения часов, чтобы доработка окупилась за разумное количество времени. Либо сделать все работы самостоятельно за собственный счет и оставить текущую стоимость услуг.

Компания сможет улучшить качество учетных процессов и дополнительно сэкономить.

Скорость работы

Сотрудники аутсорсинговой компании мотивированы в том, чтобы они вели как можно больше клиентов и делали как можно больше выручки или прибыли для компании. Для этого вознаграждение сотрудников привязывается к размеру выручки или прибыли, которую генерируют сотрудники.

Больше принес компании — больше получил зарплату.

Однако есть обратная сторона такой мотивации — сотрудник может поспешить или взять на себя слишком большой объем работы.

Поэтому аутсорсинговые компании делают следующее:

  • Разрабатывают временные нормативы по каждой операции и делают ресурсное планирование.
    По каждой операции аутсорсер разрабатывает и фиксирует временной норматив. Когда к аутсорсеру приходит новый клиент, то аутсорсер анализирует базу 1С и учетные процессы: выявляет все операции по компании и выясняет методологию ведения учета. На основе данных из 1С и временных нормативов аутсорсер рассчитывает необходимое количество времени сотрудников на ведение проекта.

    Далее аутсорсер анализирует фактическую нагрузку сотрудников по текущим проектам и принимает решение: поиск дополнительных сотрудников для ведения проекта, либо распределение проекта в группу у которой есть необходимое количество часов на ведение проекта. Таким образом, аутсорсер планирует нагрузку сотрудников, чтобы они не перегружались и успевали выполнять задачи с нужным качеством и в нужные сроки.
  • Фиксируют фактическое время на ведение проектов.
    Аутсорсер может делать это по разному: отслеживать действия сотрудников на экране компьютера с помощью специального ПО, чтобы сотрудникам не нужно было заполнять отчеты; делать замер времени на задачу в таск-трекере; либо вести таймшиты (timesheets).

    С помощью замера времени на задачи аутсорсер контролирует фактическую загруженность сотрудников, чтобы они не перегружались и не делали ошибок.

  • Делают зарплату специалистов выше рынка.
    Больше зарплата, лучше и умнее специалист, быстрее решаются задачи с нужным результатом. Сотрудники — один из главных активов компании, которая оказывает профессиональные услуги. Поэтому аутсорсинговые компании вкладываются в обучение своих сотрудников и мотивируют их на карьерный рост в профессиональном и денежном плане. Однако эту позицию поддерживают не все аутсорсинговые компании.
  • Страхуют процессы.
    Аутсорсинговые компании разбирают каждый процесс по кирпичикам и внедряют системы проверки на важных участках. Это проверка документов на корректность (проверка подписей, печатей и реквизитов), проверка введенных документов в 1С, проверка отчетности. Например, в нашей компании главные бухгалтеры проверяют за первичником введенные документы в 1С, чтобы все документы «‎легли ровно»‎ и сумма налога была корректной. А отчетность перед отправкой проверяет аудитор.

С помощью правильной мотивации, умных специалистов, контроля нагрузки и системы подстраховки аутсорсинговые компании достигают более высоких скоростей в работе и более высокого качества учета.

Итого

  • Аутсорсинг дешевле за счет того, что компания переходит на модель переменных затрат, а аутсорсинговая компания стремится максимально снизить себестоимость за счет увеличения и контроля производительности сотрудников.
  • Аутсорсинг бухгалтерии будет дороже штатной бухгалтерии, когда часовая ставка себестоимости штатного сотрудника будет ниже, чем часовая ставка аутсорсера.
  • Автоматизация и инвестиции в учетную систему (1С) могут окупаться с аутсорсером. С штатной бухгалтерией такой сценарий часто не окупается.
  • Любой компании нужно контролировать показатель утилизации, чтобы контролировать раздутость штата и эффективно управлять процессами на основе эффективной нагрузки и производительности сотрудников.
66
8 комментариев

Остался вопрос, как при аутсорсе работать с первичкой? Акты от клиентов, счета-фактуры от подрядчиков поступают почтой в офис. Их нужно разобрать, проверить, занести в базу. Если что не так, связаться с контрагентом. Как это будет делать бухгалтерия на аутсорсе?

3
Ответить

На берегу определяем ответственного за контроль и работу с первичкой.

Мы практикуем 4 вида работы:
1. Даем инструкции для клиента в каком виде должны быть оформлены первичные документы и клиент собирает первичку. Отправляет сканы нам на почту, мессенджер или файловое хранилище. Если нужно отправить бумажные документы, то клиент собирает папочку и отправляет документы к нам в офис. Т.е. грубо говоря клиент берет все документы и без разбора отправляет нам.

Далее мы получаем документы, сортируем, проверяем, сканируем (если бумажные документы), проверяем дубли и сообщаем клиенту, что есть некорректно оформленные документы. Если обнаружили некорректно оформленные документы, то предлагаем клиенту заменить документ. Если клиент все равно хочет принять его к учету (очень частая ситуация, но мы постепенно налаживаем дисциплину), то просим дать письменное согласие, что клиент в случае проверки берет на себя риски. Далее раз в месяц напоминаем, что у клиента есть некорректные документы и их нужно заменить.

Т.е. сбор первички и взаимодействие с контрагентами на стороне клиента. На нашей обработка, ввод и проверка документов.

2. Мы полностью берем на себя входящий документооборот. Прозваниваем контрагентов и просим перейти в ЭДО. Далее контрагент отправляет документ по ЭДО, мы направляем клиенту список документов на утверждение для подписи, либо клиент самостоятельно подписывает документы. После этого мы выгружаем документы в 1С.

Если ЭДО не получается подключить, то мы прозваниваем контрагентов и просим отправить документы в наш офис. Если у нас есть доверенность и соглашение на подпись документов, то отправляем клиенту список документов для подписи. После согласования с клиентом подписываем документ и вводим его в 1С.

Если доверенности и соглашения на подпись нет, то мы собираем первичку в течение месяца, делаем опись, согласуем с клиентом какие документы принимаем к учету, сканируем документы и вводим их в 1С, проверяя реквизиты. В конце месяца мы собираем документы в папку и отправляем клиенту, если документы хранятся на его территории или оставляем в нашем офисе, если документы хранятся в нашем офисе.

В этом случае мы принимаем к учету документы, которые не подписаны со стороны клиента, но клиент согласовал их принятие к учету и подпишет в дальнейшем. Если в документе будут ошибки со стороны контрагента, то мы связываемся с контрагентом и получаем корректный документ.

Все проблемы с документами и их получением мы решаем самостоятельно. Только в редких случаях подключаем клиента, когда не удается достучаться до контрагента.

3. Аналогичен 2 варианту с одним отличием: когда мы собираем бумажные документы, то мы отправляем их в офис клиента. Далее клиент их подписывает и отправляет нам обратно на обработку.

Т.е. мы собрали документы с поставщиков, составили опись, структурировали документы в папке и отправили клиенту. Клиент их подписал и отправил обратно нам.

Далее мы сканируем корректные документы и вводим их в 1С.

4. Аналогичен 2 варианту, только в офисе клиента работает наш сотрудник, который разбирается с первичкой. Он может работать, как 5/2, так и приезжать раз в неделю. График 5/2 практикуем на крупных проектах (1000 документов в месяц и более). Приезд в офис 1 раз в неделю для небольших проектов (100 документов в месяц и более). В этом случае обработка первички аналогична обработке первички штатным сотрудником.

Ответить

При принятии решения об аутсорсе руководитель компании должен ответить себе на один простой вопрос:
Что потеряет мой бизнес, если в один прекрасный день к моему подрядчику нагрянут "маски-шоу" и изымут все серверы, опечатав офис?Если в такой ситуации невозможно оперативно сменить поставщика услуги без остановки профильного бизнеса компании - идея явно плохая, и может быть оправдана только большим личным откатом такому руководителю.

Ответить

Да, верно заметили. Поэтому руководителю нужно грамотно подходить к выбору подрядчика, либо делать свой собственный сервер с 1С в Европе, чтобы исключить такой вариант развития событий.

Аутсорс также может работать на сервере заказчика.

Ответить

Проще и дешевле организовать доп офис бухгалтерии в регионе.

Ответить

Как вариант. Одни компании хотят тратить время на операционку в бухгалтерии и развивать экспертизу внутри компании, другие предпочитают передавать на аутсорс непрофильный процесс, чтобы сфокусироваться на росте бизнеса.

Ответить