На берегу определяем ответственного за контроль и работу с первичкой.

Мы практикуем 4 вида работы:
1. Даем инструкции для клиента в каком виде должны быть оформлены первичные документы и клиент собирает первичку. Отправляет сканы нам на почту, мессенджер или файловое хранилище. Если нужно отправить бумажные документы, то клиент собирает папочку и отправляет документы к нам в офис. Т.е. грубо говоря клиент берет все документы и без разбора отправляет нам.

Далее мы получаем документы, сортируем, проверяем, сканируем (если бумажные документы), проверяем дубли и сообщаем клиенту, что есть некорректно оформленные документы. Если обнаружили некорректно оформленные документы, то предлагаем клиенту заменить документ. Если клиент все равно хочет принять его к учету (очень частая ситуация, но мы постепенно налаживаем дисциплину), то просим дать письменное согласие, что клиент в случае проверки берет на себя риски. Далее раз в месяц напоминаем, что у клиента есть некорректные документы и их нужно заменить.

Т.е. сбор первички и взаимодействие с контрагентами на стороне клиента. На нашей обработка, ввод и проверка документов.

2. Мы полностью берем на себя входящий документооборот. Прозваниваем контрагентов и просим перейти в ЭДО. Далее контрагент отправляет документ по ЭДО, мы направляем клиенту список документов на утверждение для подписи, либо клиент самостоятельно подписывает документы. После этого мы выгружаем документы в 1С.

Если ЭДО не получается подключить, то мы прозваниваем контрагентов и просим отправить документы в наш офис. Если у нас есть доверенность и соглашение на подпись документов, то отправляем клиенту список документов для подписи. После согласования с клиентом подписываем документ и вводим его в 1С.

Если доверенности и соглашения на подпись нет, то мы собираем первичку в течение месяца, делаем опись, согласуем с клиентом какие документы принимаем к учету, сканируем документы и вводим их в 1С, проверяя реквизиты. В конце месяца мы собираем документы в папку и отправляем клиенту, если документы хранятся на его территории или оставляем в нашем офисе, если документы хранятся в нашем офисе.

В этом случае мы принимаем к учету документы, которые не подписаны со стороны клиента, но клиент согласовал их принятие к учету и подпишет в дальнейшем. Если в документе будут ошибки со стороны контрагента, то мы связываемся с контрагентом и получаем корректный документ.

Все проблемы с документами и их получением мы решаем самостоятельно. Только в редких случаях подключаем клиента, когда не удается достучаться до контрагента.

3. Аналогичен 2 варианту с одним отличием: когда мы собираем бумажные документы, то мы отправляем их в офис клиента. Далее клиент их подписывает и отправляет нам обратно на обработку.

Т.е. мы собрали документы с поставщиков, составили опись, структурировали документы в папке и отправили клиенту. Клиент их подписал и отправил обратно нам.

Далее мы сканируем корректные документы и вводим их в 1С.

4. Аналогичен 2 варианту, только в офисе клиента работает наш сотрудник, который разбирается с первичкой. Он может работать, как 5/2, так и приезжать раз в неделю. График 5/2 практикуем на крупных проектах (1000 документов в месяц и более). Приезд в офис 1 раз в неделю для небольших проектов (100 документов в месяц и более). В этом случае обработка первички аналогична обработке первички штатным сотрудником.