Тендеры, бюджеты, согласования: советы по работе с госзаказами от подрядчика МИД, МЧС и МВД

Генеральный директор «Сайтсофт» Антон Довбня написал колонку для vc.ru, где на основе своего опыта работы с МИД, СК, ФСБ и МЧС рассказал, какие существуют особенности, риски и выгоды в работе с госструктурами.

Работа с государственными заказчиками строго регламентирована федеральным законодательством. Заключение контракта возможно только после победы в публичной тендерной процедуре, где участие может принять любой желающий.

При этом, если участник тендера подал заявку, то он уже не может отказаться от заключения контракта, так как в случае уклонения попадет в реестр недобросовестных поставщиков, а также потеряет обеспечительный платеж, внесенный при подаче заявки на расчетный счет заказчика — обычно это 5% от стоимости контракта.

Чтобы заключить контракт, недостаточно просто победить в тендере, нужно еще предоставить обеспечение исполнения контракта — как правило, это 30% от стоимости контракта. В случае, если исполнитель не выполняет свои обязательства перед заказчиком, заказчик штрафует исполнителя на сумму обеспечения и расторгает контракт. При этом исполнитель попадает в реестр недобросовестных поставщиков и больше не может работать с госзаказами.

Обеспечение вносится либо деньгами на расчетный счет заказчика, либо банковской гарантией. Банковская гарантия представляет собой обязательство банка по первому требованию выплатить заказчику обеспечение исполнения контракта вместо исполнителя, причем эта сумма взыскивается банком с исполнителя. Оформление банковской гарантии, разумеется, платная услуга, что-то вроде кредита, которую предоставляют далеко не всем.

Список банков, которые имеют право выдавать подобные гарантии, строго ограничен и обновляется ежемесячно. Сегодня, когда количество банков уменьшается с каждым месяцем, возникает риск, что у банка, выдавшего банковскую гарантию, отзовут лицензию. В таком случае исполнитель будет обязан предоставить замену обеспечения исполнения государственного контракта.

Особенность процедуры получения банковских гарантий в том, что это трудоемкий и сложно контролируемый процесс. В нем очень многое зависит от банка и его служащих, поэтому замену гарантии, скорее всего, нужно будет осуществлять деньгами, а это может обернуться заморозкой на счетах десятков миллионов рублей (в зависимости от сроков исполнения контрактов и условий по гарантийной поддержке).

В связи с этим при работе с банками необходимо проводить митигацию рисков и не «складывать все яйца в одну корзину», а в качестве партнеров выбирать банки первого эшелона. Нельзя забывать, что работа с государственными заказчиками строго регламентирована по срокам, критериям завершения работы, условиям оплаты.

Все вышесказанное требует от исполнителя государственного контракта тщательной подготовки и анализа, которые проводятся перед началом непосредственного выполнения проекта. К тому же необходимо быть готовым к тому, что вы потратите значительное время и ресурсы на подготовку к участию в тендере без гарантии получения заказа.

Помимо согласования решений взаимодействие с госучреждениями подразумевает большое количество документации — рабочей, эксплуатационной, отчетной, к которой существуют требования по содержимому и оформлению.

Необходимо соблюдение требований законодательства и стандартов. Жесткое регулирование оказывает негативный эффект на адаптивность и функциональность сайтов и приложений госструктур, существенно снижая спектр технологий, которые могут быть использованы.

Многие организации госсектора делают свой выбор в пользу того или иного продукта не в силу его функциональности, сертифицированности, удобства в работе или даже цены, а в силу привычки, консерватизма, не принимая во внимание развитие информационных технологий, появление новых видов угроз и тому подобное.

Большинство контрактов идут без авансирования и оплачиваются после подписания актов выполненных работ. Многие говорят, что госкорпорации задерживают оплаты. Лично мы еще не сталкивались с ситуацией, когда нам не платили из-за проблем с доведением средств из бюджета.

В прошлом году нам «повезло» заключить контракт на разработку сайта Министерства по делам Крыма как раз накануне его упразднения. Но всё было по-честному: у нас приняли часть работ, которую мы успели выполнить и перечислили оплату.

Тем не менее, в практике был один совсем экстремальный случай. Мы выиграли конкурс, контракт был подписан, но заказчик сам же нарушил его условия: был предусмотрен аванс, но он не выплачивался. Потом заказчик отказался принимать работы, поэтому мы пошли в арбитраж. Выиграли суд первой инстанции — заказчик подал апелляцию, затем кассацию.

Процесс длился два года, но в итоге закончился в нашу пользу, и свои деньги мы получили. Это нас многому научило: все результаты работ должны передаваться заказчику четко в соответствии с условиями контракта, все действия по передаче должны иметь подтверждение на бумаге. Тогда, в случае каких-либо спорных ситуаций, позиция будет более сильная.

Существенное отличие госструктур от коммерческих заказчиков кроется также в вопросе информационной безопасности. Здесь угрозы и, соответственно, средства борьбы с ними более серьезны, и этому вопросу уделяется максимальное внимание.

К государственным ресурсам, по сравнению с ресурсами обычных компаний, предъявляются большие требования со стороны таких регуляторов, как ФСТЭК (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю — прим. ред) и ФСБ России. К таким требованиям, например, относится обязательная аттестация информационных систем по требованиям защиты информации.

Да, выполнение заказной разработки программного обеспечения для госсектора отличается ограниченным количеством потенциальных заказчиков, но при этом вам предоставляется возможность участия в реализации масштабных социально-значимых задач, результат выполнения которых оценивается на федеральном уровне. Можно отметить, что государственные заказчики, несмотря на строгие условия исполнения контрактов, всегда выполняют взятые на себя обязательства.

Например, мы делали мобильное приложение для Федеральной службы судебных приставов России. С его помощью сегодня каждый гражданин может очень просто и быстро проверить наличие возбужденных исполнительных производств. Такая же возможность реализована и для юридических лиц.

Существует возможность подписаться на уведомления — тогда, после регистрации (для которой требуется ввести ФИО, регион проживания и дату рождения), пользователь будет получать сведения о новых задолженностях.

Как показывает практика, люди не всегда знают о наличии задолженностей. В процессе тестирования наши сотрудники, разумеется, вводили информацию о себе и своих знакомых, и иногда оказывалось, что у них есть задолженность. Если вы не хотите проблем при выезде за рубеж, советуем использовать это приложение.

В прошлом году состоялось большое обновление, расширившее возможности приложения. Появилась возможность погашения задолженности. Пользователь может выбрать способ оплаты и решить проблему, что называется, «не отходя от кассы».

Важно, что в работе нам приходится обеспечивать как безопасность персональных данных, так и правила доступа к предоставляемым данным. Например, были попытки третьих лиц получать данные не установленным в приложении способом (по конкретному должнику), а сразу массивом данных по большому количеству задолженностей. Конечно, такие действия были пресечены.

На текущий момент (декабрь 2016 года) количество установок приложения составляет более 1,6 миллионов в сумме для трех платформ (iOS, Android, Windows Phone). Подробнее о проекте можно посмотреть здесь.

Другая наша мобильная разработка для государственного заказчика — мобильное приложение МВД России. Оно позволяет связаться с ближайшим отделом полиции, найти своего участкового уполномоченного полиции и получить справочную информацию о деятельности органов внутренних дел РФ.

Когда в приложении нажимаешь кнопку «Быстрый вызов полиции», автоматически определяется местоположение звонящего с точностью до нескольких метров, а телефонный вызов идет в ближайшее отделение МВД России. Мы очень много внимания и времени уделяли тестированию этой функции — от ее работы зависит оперативность реакции полиции на чей-то срочный вызов. Нашим разработчикам даже приходилось время от времени уезжать из офиса и проверять точность определения ближайшего отделения полиции в разных точках города.

В приложении можно просмотреть информацию о ближайших подразделениях МВД России, уточнить контактные данные и информацию об участковых, отправить обращение в территориальный орган внутренних дел либо в центральный аппарат МВД России.

Нужно отметить, что в процессе работы над такими приложениями приходится решать очень много технических задач. Конкретно в этом проекте мы столкнулись с проблемой хранения и обработки больших объемов данных (которые негативно влияют на скорость работы мобильного приложения и занимаемый им размер). Для решения задачи мы реализовали кластеризацию объектов на карте (более 40 тысяч подразделений МВД). При этом предоставление картографических данных в мобильных приложениях — отдельная история.

Интересный факт о приложении МВД России — из-за функциональных ограничений и особенностей сервиса от «Яндекса» в версии для Android используются Google Maps, а для iOS — «Яндекс.Карты».

Количество установок данного приложения сейчас составляет около 450 тысяч для двух платформ (iOS и Android). Подробнее о проекте можно посмотреть здесь.

Один сорванный или некачественно выполненный контракт может навсегда закрыть для вас возможность работать с государством — это случится, если вас за неисполнение обязательств по контракту внесут в реестр недобросовестных поставщиков. Туда также можно попасть за нарушение процедуры заключения контракта. Информация распространяется очень быстро, а самое первое требование к вам как к партнеру — это надежность.

Государственные ведомства обязаны размещать тендеры на сайте госзакупок, поэтому информация обо всех конкурсах на право заключения государственного контракта, в том числе на разработку мобильных приложений различного назначения, находится на этом ресурсе.

По интересующему тендеру компания-претендент осуществляет подготовку конкурсной заявки, в составе которой могут быть предложение о качестве выполнения работ, сведения о квалификации и опыте специалистов, а также ценовое предложение.

Несмотря на то, что мы не первый год на рынке и имеем большой опыт подготовки заявок, в процессе нам пришлось «набить себе несколько шишек». Здесь нет никаких особых секретов, позволяющих автоматически выиграть конкурс, — критерии оценки приводятся в конкурсной документации.

Но нужно соблюдать большое количество формальных требований. Однажды нашу заявку признали несоответствующей требованиям из-за использования фразы «со дня завершения действия контракта» вместо фразы «со дня приемки оказанных услуг по соответствующему акту», хотя по смыслу они очень близки. Поэтому в процессе подготовки заявки требуется кропотливая работа аналитика и юриста.

Другим примером, как мы «попались» на конкурсной документации, несмотря на победу в конкурсе, было описание наших широких возможностей по теме работ, описанных в техническом задании. При этом после победы в конкурсе оказалось, что описанные нами возможности были включены в требования (которые, таким образом, расширились, по сравнению с исходными). Отказ от заключения контракта после победы ведет к самым серьезным последствиям, поэтому все требования пришлось выполнять.

Тем не менее четкая и слаженная работа наших специалистов по подготовке заявок приносит свои результаты, как минимум, позволяя достойно выступать в конкурсах на право заключения государственных контрактов.

Если вас признали лучшим и заключили контракт, начинается следующий этап, в который входят: знакомство с представителями заказчика — лицами, принимающими решения. Определение промежуточных контрольных точек между основными вехами проекта, согласование процесса предоставления и уточнение состава отчетной документации и другие организационные работы, напрямую зависящие от специфики проекта.

В процессе организуются периодические встречи по ходу работ и согласования различных моментов, неучтенных ранее. Заказчику в работе над проектом (при его заинтересованности) предоставляется доступ к тестовой версии ресурса, которая периодически обновляется. При наличии в условиях технического задания разбиения работ на этапы в конце каждого этапа сдается промежуточный результат разработки и отчетная документация.

В конце разработки проводятся приемо-сдаточные испытания. Заказчик получает информационную систему в виде, описанном в техническом задании (набор файлов, развернутая на технологической площадке информационная система, размещенные в маркетах приложения), также передается эксплуатационная и отчетная документация.

undefined

Коммуникации могут быть построены по-разному, в зависимости от заказчика и проекта. Основное условие — согласование реализуемых решений, составление и своевременная актуализация плана проекта с уведомлением заказчика о системных изменениях. Личные встречи — ключевой вид коммуникации между исполнителем и заказчиком.

С уполномоченными представителями заказчика встречается руководитель проекта, также могут привлекаться и профильные специалисты, например аналитики. Общение проходит по телефону или скайпу, а также через трекер задач, куда заказчику предоставляется доступ (главным образом используется при осуществлении техподдержки).

При реализации проектов для госсектора необходимы частые коммуникации с представителями заказчика. Любые принимаемые решения (технические и организационные) зачастую должны быть согласованы большим количеством лиц на разных уровнях управления со стороны заказчика.

Это может стать причиной остановки всего процесса разработки (когда мы ожидаем решения заказчика по ключевому вопросу). Часто также необходимо получать информацию от различных представителей заказчика, что не всегда происходит оперативно и потому может стать сложностью.

Например, иногда согласование дизайна приложения или сайта может дойти до уровня министра. Соответственно, по дороге на самый верх дизайн должен быть согласован всеми руководителями иерархической структуры. В нашей практике самое длинное согласование длилось более двух лет.

При реализации проектов для государственных органов нужно опираться на нормативную базу, в которую могут входить как федеральные законы и постановления, так и локальные документы заказчика.

Если мы говорим про разработку официальных сайтов органов государственной власти, то имеется большой перечень требований законодательства к их содержимому, работоспособности, использованию специальных средств защиты данных, доступности для людей с ограниченными возможностями и так далее.

Вот некоторые из них:

Если сайт обрабатывает персональные данные, то еще потребуется закон № 152-ФЗ «О персональных данных», а если предстоит работа с электронной подписью — № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Часто также приходится использовать «Методические рекомендации по публикации открытых данных государственными органами и органами местного самоуправления и технические требования к публикации открытых данных».

Относительно мобильных приложений важен момент, что в большинстве таких сервисов имеются функции взаимодействия граждан с госорганом, что предусматривает ввод пользователем персональных данных. Передача, хранение, обработка персональных данных граждан также строго регламентированы законодательством.

Для разработки приложения нужно учитывать (плюс ко всем тем, что выше):

Если говорить о дизайне и юзабилити приложения для госорганов, то ничего специфического в их оформлении быть не должно. Потенциальная целевая аудитория таких приложений очень широка — это представители любых социальных групп. Поэтому пользовательский интерфейс должен быть простым и понятным. Необходимо соблюдать стандарты и рекомендации по оформлению для соответствующих операционных систем, в неочевидных случаях использовать пояснения в интерфейсе приложения.

По заказу ДСКЦ (департамент «Ситуационно-кризисный центр» — прим. ред.) МИД России разработано мобильное приложение «Зарубежный помощник» для трех мобильных операционных систем — Android, iOS, Windows Phone. Приложение прежде всего предназначено для взаимодействия соотечественников, находящихся за рубежом, и ДСКЦ.

Для этого имеются возможности прямого телефонного вызова (приложение автоматически учитывает префикс для звонка в Россию, который различается для разных стран), запроса обратного вызова со стороны ДСКЦ, отправки пользователем информации о чрезвычайной ситуации, получения пользователем уведомлений от ДСКЦ.

Также в приложении имеются возможности оповещения избранных контактов об экстренной ситуации, просмотра информации о посольствах и консульствах МИД России, справочной информации по посещению различных стран.

В сентябре приложение запустили в свободный доступ. Им можно воспользоваться в 144 странах мира, однако этому предшествовал долгий двухлетний период тестирования функциональности. Основной целью тестового периода было выявление и устранение всех возможных технических проблем взаимодействия пользователя и ДСКЦ. На первом этапе тестирования (начался 18 сентября 2014 года) функциональность приложения была доступна в пяти странах: США, Словении, Иордании, Армении, Камбодже.

Мы сотрудничали с представителями российских посольств и консульств этих стран. Они должны были выходить на связь — совершать экстренный вызов, заказывать обратный звонок, направлять тестовое сообщение о чрезвычайной ситуации. Сотрудники ДСКЦ принимали вызовы, собирали замечания и вели отчетность, которую затем передавали нам.

Мы осуществляли необходимые доработки. На втором этапе, начавшемся 18 декабря 2014 года, список стран расширился до 24 (подключили Канаду и страны центральной и южной Америки), на третьем этапе (с марта 2015 года) стран стало 70 (добавилась Европа и страны СНГ), на четвертом (с июня 2015) — уже 144 (добавились страны Африки и Азии).

Сотрудники МИДа провели большую работу по всему миру, приняв участие в этом тестировании и используя приложение как реальные пользователи. Ставили приложения на различные устройства, выявляли проблемы совместимости, использовали сим-карты различных операторов сотовой связи, принимали SMS и осуществляли вызовы в адрес ДСКЦ МИД России.

В процессе такого долгого и сложного тестирования, безусловно, не обошлось без ситуаций, которые можно назвать курьезными. К примеру, мы потратили много времени и усилий на попытки выявить проблему, когда пользователь, находящийся в Южной Америке, не получал SMS-сообщение (это инициируется нашим приложением).

После долгих технических поисков и консультаций выяснилось, что тариф мобильной связи пользователя просто не предусматривал получение SMS, а он забыл об этом сообщить. Подробнее о проекте можно посмотреть здесь.

Идея хорошая. Закон должен способствовать развитию рынка отечественного ПО, но тут важна правоприменительная практика, которая не сужать возможности государственных ведомств, особенно в части оказания государственных услуг и взаимодействия с гражданами. Нужно учитывать, что для многих программных продуктов на данный момент не существует аналогов, являющихся самостоятельными отечественными разработками.

Что касается нашей компании, то мы в меру своих возможностей работаем над расширением парка отечественного ПО, в том числе осуществляем регистрацию разработанных нами программных продуктов в реестре отечественного ПО.