С чего начать управленческий учёт начинающему предпринимателю

Сооснователь консалт-бюро «Нескучные финансы» Александр Афанасьев о том, как превратить Excel-таблицу в структурированный денежный отчёт.

В 2015 году я руководил транспортной компанией. Вносил доходы и расходы в таблицу Excel, а в конце месяца получал отчёт. Что делать с этими показателями, я не знал и чувствовал, будто не я управляю бизнесом, а он мной. Тогда я решил изменить отношение к финансовой отчётности. Я расскажу о первых шагах на этом пути.

Финансы — это скучно, но необходимо. Отчёты, финансовая модель, бюджетирование, анализ, планирование — всё это нужно узнать в подробностях. Чтобы принимать взвешенные решения, нужно вникать в детали.

Начните с простого. Познакомьтесь с базовыми отчетами: ОДДС, P&L и баланс. Самый простой из них — ОДДС, отчёт о движении денежных средств. Ниже мы подробно разберём его, и вы сможете заполнять этот документ самостоятельно.

Движение денежных средств — это поступление и изъятие денег с расчётного счёта или из кассы. Каждая операция фиксируется в отчёте.

Отчёт показывает, на что уходят деньги и с какой суммой начинается каждый новый месяц. Вы видите, хватит ли средств на оплату аренды, выплаты сотрудникам. Когда все движения денег перед глазами, можно планировать расходы на следующие месяцы.

При оформлении кредита в банке в первую очередь вас попросят показать ОДДС. Отчёт демонстрирует, сможет ли бизнес отчислять ежемесячные платежи.

Большинство предпринимателей фиксируют доходы и расходы в таблице Excel. Это упрощённый вариант ведения ОДДС. Превратить такую таблицу в полноценный и полезный отчёт можно, совершив следующие операции.

В малом бизнесе количество доходных и расходных статей может доходить до 60. Чтобы строки в таблице не смешивались, разобьём статьи по категориям.

Найдите в таблице статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируйте покупку воды для кулера, канцелярских принадлежностей, замену ковриков и оплату аренды в категорию «Офис». При этом её мы назовем статьей, а входящие в неё операции — субстатьями. Аналогичным образом объедините операции по другим направлениям.

Если в бизнесе несколько направлений, разделите денежные потоки (например, доход от продажи товаров оптом и в розницу). Когда вы сгруппируете расходы и доходы, получится продуманный список статей с подпунктами. Чем меньше будет статей, тем лучше (оптимально 20-25 позиций). Так проще искать нужные операции по месяцу.

Если в кассе есть деньги, собственник хочет их распределить. Но если сегодня вы покупаете станок, а через пять дней нужно выдавать зарплату, денег может просто не быть. В итоге вы берёте средства из одного направления, чтобы профинансировать другое. Однако такие внутренние перемещения нужно тщательно планировать.

Разделяйте денежные потоки на три вида деятельности:

Легко запутаться, если у вас три расчётных счета, две банковские карты, счёт в «Яндекс.Деньгах» и касса с наличными. Когда операции с каждым из счетов фиксируются в едином отчёте, вы можете полноценно контролировать денежные потоки.

Собственник сходил в кафе, потратил тысячу рублей с рабочей карты и забыл отметить в таблице операций. Из-за этого бухгалтер недосчитался средств при составлении отчёта. Конечно, за это вы отругали бухгалтера. И вам, и ему некомфортно.

Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам, раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам.

Собственник видит в таблице ОДДС 100 тысяч рублей, а в кассе — лишь 20 тысяч. Непонятно, куда и когда пропали остальные деньги. В лучшем случае деньги найдутся, а вы учтёте свою ошибку, а в худшем — средства могут украсть.

Чтобы контролировать операции, чаще заглядывайте в ОДДС. Просматривайте отчёт каждый день перед тем, как закончить работу. Средства перестают исчезать, если сотрудники знают, что вы наблюдаете за бухгалтерией.

Даже если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам, сверяйте учтенные средства с наличными. Если не хотите запутаться, просматривайте отчёт чаще. Это поможет принимать управленческие решения.

Вести ОДДС нужно с самого начала бизнеса. Так вы будете знать, хватает ли в компании денег для расчётов с контрагентами: поставщиками, сотрудниками, подрядчиками.

#Колонка