Время на себя, работу и встречи: как организовать расписание UX-менеджера

Советы исполнительного директора AngelList Грэма Дженкина.

Большинству из нас эта история знакома. Вы начинаете работать в качестве дизайнера-исполнителя, исследователя, программиста или писателя. Вам нравится, что вы делаете. Вам нравится быть частью процесса создания нового. Или — улучшения старого. Но по случайному стечению обстоятельств (я бы даже назвал это неудачей) кто-то вдруг замечает в вас потенциал лидера и отдает под ваше управление команду беспокойных или амбициозных недавних выпускников.

Или, возможно, ваш фриланс стал настолько успешным, что вы уже даже нанимаете младших дизайнеров, чтобы сбросить с себя часть нагрузки. В любом случае, область ответственности сильно увеличилась. И теперь у вас меньше времени на то, ради чего вы здесь в первую очередь — делать свою работу самостоятельно. Совещания заполонили календарь, почти не осталось времени на себя, о практической проектной работе вообще можно забыть — чувствуете себя как белка в колесе. Но, может быть, есть способ это изменить?

Всё зависит от того, как вы управляете своим расписанием. Методики планирования времени кажутся странной темой для блога UX-менеджера, но для меня — это очень важный инструмент, который позволяет мне создавать пространство для работы, на том уровне, на котором мне удобно.

Вот как выглядит типичная неделя в моем календаре:

С первого взгляда моё расписание выглядит хаотично. Но в этом хаосе есть система. Прежде чем перейти к расписанию, я должен немного рассказать о целях.

Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда приходится составлять план только на день вперёд, или работать в постоянном аврале, или буксовать на любой задаче, а в результате упустить из виду то, почему вообще работаем в этой области.

Чтобы избежать этого водоворота, я поставил себе цели. Они не дают мне расслабиться. Я записал их в Evernote. Теперь они всегда со мной: и на рабочем столе, и в дороге. Каждый день, конечно, я на них не смотрю, максимум раз в месяц. Но они напоминают мне, почему я здесь, почему я работаю. Без них я бы потерялся.

Мои цели простые: проводить как можно больше времени с женой и детьми, быть профессиональным менеджером, есть брюссельскую капусту, и так далее. У меня их около 20. Но самая актуальная цель при планировании графика: я должен проектировать.

Здесь есть аспект философии управления, с которым некоторые могут не согласиться. Я считаю, что, выполняя практическую работу, получая материальные результаты разработки, запуская проекты, я не только удовлетворяю своё желание проектировать, но и лучше понимаю, через что проходит моя команда — потому что я прохожу через это с ними, надеясь, что в результате стану лучше в профессиональном плане.

Проблема заключается в том, что мы не знаем, как сбалансировать время правильно, чтобы его хватало на эффективную поддержку членов команды, на информирование совладельцев и успешную реализацию проектной работы. Мое расписание — это прямое отражение моих попыток всё привести в равновесие. Даже если вы не верите в этот подход, или чувствуете, что менеджеры UX должны быть исключительно менеджерами, вам всё равно приходится распределять своё время на команду, акционеров и себя.

Каждый рабочий день я пытаюсь поддерживать три временные области: «время на себя», «время на работу» и «время на встречи».

Каждое утро я проделываю рутинные действия. Я пытаюсь заниматься тем, чем интересуюсь помимо проекта или работы. Я могу собрать статьи, которые могут быть интересны моей жене, и показать их ей. Сам я обычно читаю о jquery, игровых механиках или бейсбольных сделках. Могу послушать Джона Кабат-Цинна, Эми Гудман или AC/DC.

«Время на себя» — это время восстановления. Если я хочу провести остаток дня успешно, мне нужно чувствовать, что всё в порядке: бак заполнил, масло поменял, шины в порядке и так далее. Это и есть цель «времени на себя».

Так как я больше люблю утро, я всё это делаю с 6:00 до 8:00. Вы же можете делать это в любое удобное время. Но я рекомендую делать это каждый день. Это сильно влияет на уровень мотивации, удовлетворённость работой и всего остального.

С 8:00 до 11:00 я проектирую. То есть этот период можно назвать — «время на работу». Это может быть концептуальная работа или детальная производственная работа. Также это может быть разработка новой идеи или конкретный проект для Google. Не имеет значения. Вся моя работа по проектированию — или по крайней мере та ее часть, которая не требует какого-либо присутствия — происходит во «времени на работу».

Раньше я распределял это время в течении дня: один час здесь, один час там. Выходило плохо (хотя иногда я так делаю и сейчас, когда нужно срочно достичь результата). Мне нужно работать три часа без перерыва, чтобы добиться значительного прогресса, или создать что-то, что мне самому будет нравится.

Было очень сложно «защитить» своё «время на работу». Как вы видите из графика, некоторые совещания наслаиваются на «время на работу». Иногда, если совещание очень важное, я позволяю ему занять это место. Но я стараюсь делать это как можно реже. Если вы нарушаете свой график и заново планируете «время на работу», это может быть знаком, характеризующим, что вы несерьезно относитесь к управлению собственным временем.

Это борьба, но она оно того стоит. Каждый день я чувствую, как увеличивается моя продуктивность. Конечно, в некоторые дни я успеваю больше, в некоторые — меньше, но каждый день хоть сколько-то продуктивен благодаря такой распланировки.

Встречи занимают остальную часть моего дня. Многие, включая тех, кто работает в Google, верят, что все встречи — потеря времени, потому что они съедают драгоценные часы, которое можно было потратить на работу.

Я не отношусь к числу этих людей. Да, некоторые собрания действительно могут быть бесполезными, но этого можно избежать. Если вы хотите когда-нибудь достичь чего-то значительного, вам нужно идти к этому со своей командой. Для этого нужно с общаться с людьми, и в большинстве случаев — проводить встречи. Простите, что говорю элементарные вещи, но не все это понимают.

Есть несколько категорий «времени на встречи» в моём расписании.

Я отдаю приоритет тем встречам, которые нужны для налаживания отношений внутри моей команды, с моими коллегами UX-менеджерами в Google и, конечно, моим собственным менеджером. Поэтому очень большая часть «времени на встречи» отводится встречам тет-а-тет. Прямо сейчас, я стараюсь организовывать индивидуальные встречи приблизительно раз в две недели, иногда раз в четыре недели, по 30 минут каждая.

Если людям нужно дополнительное время, я выделяю специальные офисные часы днём по понедельникам. Если никто не приходит на встречу в эти часы, то у меня появляется два часа времени для обработки электронной почты — прекрасно.

Как я уже говорил, дизайнерская работа для меня в приоритете. Чтобы успешно выполнять проекты, нужно встречаться с бизнес-партнерами из отделов по управлению продуктом и разработки, обсуждать с ними стратегию проекта, презентовать и обсуждать их. Поэтому другая часть моего «времени на работу» отводится именно под такой вид деятельности.

Есть проекты, за которые я несу ответственность напрямую, и в которых просто участвую. Я избегаю встреч по проектам, над которыми члены моей команды работают без моего непосредственного участия. Я позволяю им самостоятельно делать эту работу и налаживать отношения, и лишь во время индивидуальных встреч даю советы.

Если вы заботитесь о качестве работы в управляющем вами отделе, обязательно нужно проводить анализ проекта. А если вам важно то, как работа вашей команды доводится до сведения акционеров — нужно участвовать в технических оценках и обзоре продукции. Я и мой коллега-аналитик проверяем расписание обзоров и оценок на неделю по понедельникам, и решаем для себя, куда пойдем, а что можно оставить на последний момент.

Если у вас есть план, по которому развивается команда пользовательского интерфейса, время от времени вам нужно проверять как он выполняется: вносить корректировки, устранять проблемы и прочее. Эту функцию выполняют собрания руководящего состава. Некоторые проводятся раз в неделю, некоторые раз в квартал, некоторые раз в год.

Под такие собрания у меня отведено несколько блоков:

Работа в Google дает привилегии и блага. Но, чтобы ими наслаждаться, нужно показываться на людях. Поэтому иногда я выделяю один или два часа на лекцию по технологиям или на то, чтобы выпить пива на собрании TGIF.

Хотите верьте хотите нет, но до дома мы добираемся только ночью. Я уезжаю немного раньше, чем большинство сотрудников, потому что хочу успеть домой до того, как дети заснут. Те, кто работает в Google — ночные совы, поэтому я специально планирую время на дорогу домой, чтобы сотрудники понимали, в какое время меня нет на рабочем месте.

Это была моя стратегия, благодаря которой мой график работает на меня, а не наоборот. То, что сначала выглядит как абсолютно хаотичное расписание, на самом деле является структурированным планом, максимально увеличивающим мою продуктивность, но при этом позволяющим удовлетворять потребности моей команды и акционеров.

Если вы хотите попробовать этот график на себе, помните: в первое время ваших коллег он может раздражать. Вы больше не будете доступны в любое удобное для них время. Некоторым трудно с этим смириться. Но если вы расставите приоритеты для дел в соответствии со своими личными целями, и при этом оставите место для гибкости (например с помощью таких блоков, как офисные часы), то можно осчастливить наиболее важных для вас коллег, выполняя их желания, нужды и амбиции.

В общей сложности, ваш график должен охватывать: