Как основателю настроить работу бэк-офиса в первые годы проекта и не перегореть
Если вы планируете свой стартап в B2B-SMB, сейчас вы немного узнаете про его невидимую сторону — оформление взаимоотношений с государством, сотрудниками, партнёрами, клиентами в компании в её первые годы. Надеемся, опыта нашего проекта iBurattino подскажет вам, как правильно спланировать свой путь.
Не ошибёмся, если скажем, что наличие реквизитов, положительная история и возможность работать по безналу — важные артефакты в среде B2B-SMB. Сегодня наш сервис работает с 800 интернет-магазинами, а также сотрудничает с Яндекс.Кассой и InSales. Наши взаимоотношения невозможно было бы построить без выше перечисленных атрибутов.
Государственная регистрация
Всё начинается с неё. Помню в 2014 году сломал глаза и голову, разбираясь в выборе между ИП и ООО. В сети на эту тему много сравнительной информации, обязательно выделите 1-2 дня на прочтение и осознание различий. Мне запомнилось вот что.
Индивидуальный предприниматель (ИП):
- Пишут, что индивидуальный предприниматель отвечает личным имуществом. Т.е. если по суду вы кому-то задолжаете большую сумму, придется продавать своё имущество, чтобы вернуть долги.
- Знаю, что у ИП удобно распоряжаться деньгами. Хотите пополняйте, хотите снимайте, хотите покупайте — это ваши личные средства. С юр.лицом такое не прокатит, потребуется договор займа.
- История моей знакомой. Утверждала, что после закрытия ИП через несколько лет налоговая ей присылала какие-то недоимки и пришлось платить.
- Страшилка. Клиенты могут предъявить претензии в судебном порядке даже после того, как вы закрыли/прекратили деятельность как ИП.
Коллеги, у кого ИП, пожалуйста, поделитесь в комментариях личной болью или преимуществами владения ИП. У нас ООО, поэтому далее информация в более развернутом виде.
Общество с ограниченной ответственностью (ООО):
- Феномен ООО. С момента регистрации вы должны разделять себя и ООО. Как будто вы родили его и на свет появилось чудо. После своего рождения это чудо уже самостоятельная единица с балансом на борту и своими принципами! Во-первых, у ООО обязан быть генеральный директор. Неважно, что генеральный директор и учредитель будет одно лицо - вы! Вы учредили ООО, а ООО берет вас как генерального директора управлять собой. А раз так, то ООО должно платить вам деньги и налоги за вас. Вот через такую ловкую схему начинают утекать первые деньги с расчетного счёта ООО. Во-вторых, может случиться как у нас - продаж не будет в первый год. Средства с расчётного счёта израсходуются на налоги и оплату ПО, а значит потребуется внести их туда. В первый раз это создаёт некоторую сложность. На самом деле, всё просто. Чтобы пополнить счёт, потребуется соблюсти формальную процедуру. К примеру, оформить договор беспроцентного займа (наш вариант) или внести как материальную помощь. Разница между этими способами в том, что по договору займа потом можно вернуть деньги "как есть". И наконец, пошли продажи и на счету компании образовалась достаточная сумма денег. Вы хотите снять эти деньги, но снова препятствие. Серые схемы мы не используем, а из белых остаются: договор займа или дивиденды. Оба варианта создают некоторые сложности. Чтобы снять дивиденды, необходимо подготовить промежуточную бух.отчетность, которую в нашем случае невозможно сделать в середине года. С договором займа всё очень запутанно. Если кратко, то по нему без процентов не получиться снять деньги. Поскольку, у вас или ООО по закону будет выгода, на которую придется оформить бумаги и сдать в налоговую. Мы у себя в таких случаях используем процентный договор займа по ставке 2/3 ставки рефинансирования. Уверен, что Кафка нашел бы для себя в этих ловких схемах вдохновение.
- Предполагается, что если ООО кому-то по суду задолжает деньги, которых нет на балансе компании, учредители не несут никакой отвественности. Все выплаты долгов пойдут из имущества ООО и его уставного капитала. В действительности, в компаниях вроде нашей, учредитель, генеральный директор и главный бухгалтер - это одно лицо. По закону ответственность за действия ООО несут главный бухгалтер и генеральный директор. Круг замыкается.
- Привлечение инвестиций. Знаю, что ФРИИ при приёме в акселератор требует оформлять ООО. Да и в принципе, при работе с инвесторами такая форма видится более подходящей. Есть уставный капитал и сопоставимые ему доли. Существуют акционерные общества (ОАО, ЗАО), но эти скорее подходят, когда уже есть опыт успешного ведения бизнеса.
В 2014 году весь процесс регистрации у меня занял менее 1 календарного месяца и суммарно 30 000 рублей. Самые сложное: принять волевое решение и найти помещение. Налоговые очень не любят места массовых регистраций. Далее надо просто оформить документы, есть специальные сервисы, я использовал Документовед.
Технически необходимо проделать такие шаги:
- Оформить пакет документов.
- Найти ближайший МФЦ для подачи документов. Там же можно сделать печать. Оплатить.
- Примерно через 2 недели стать счастливым обладателем ООО.
- Открыть расчётный счёт в банке.
- Отвезти первые справки в налоговую и фонды, начать готовиться к сдаче своей первой отчётности
Поздравляю! С этого момента ваша жизнь преобразится. В вашем распоряжении будет целый парк аттракционов: ведение первичной документации, сдача отчётов, подготовка всевозможных документов, согласования с контрагентами и инспекциями.
Сдача ежемесячной и годовой отчетности
Если вы панк и желаете ещё больших острых ощущений, можете пропустить этот пункт про автоматизацию выше перечисленных задач. Я же, в силу возраста и семейного положения, предпочел отдать это все в один из сервисов. Мы пользуемся Эльба.Контур.
Вот уже 3 года я самостоятельно сдаю ежемесячные отчеты в налоговую, в ФСС, ПФР, квартальные отчеты, выставляю счета клиентам, делаю взаимные расчёты с партнёрами и сдаю годовой бух. отчёт. Примерно получается такое распределение времени: ежемесячные отчеты по сотрудникам отнимают у меня пару часов времени, взаиморасчеты с партнёрами 2-5 календарных дней (размазаны по месяцу), а большой ежегодный отчет раз в год отнимает несколько недель чистого времени.
Сервис объединен с банком, ездить никуда не приходиться, письма от налоговой получаю прямо в сервис, всё удаленно. Главное, что дебет с кредитом сходится уже третий год. И мне показалось, что наличие такого электронного сервиса благоприятно влияет на взаимоотношения с инстанциями.
Из недостатков сервиса можно отметить, что нельзя снять дивиденды в течении года и пользователи MacOS не смогут подготовить документы так, чтобы на них печать отображалась. Последний пункт для меня очень важен. В остальном я очень доволен основным назначением сервиса.
Итого, в год на электронную бухгалтерию и расчетный счёт в банке тратится суммарно 25000 рублей.
Решение правовых вопросов
Если надо создать какой-то нетиповой документ: оферту, сложный договор, уточнить какой-то вопросы, мы используем Правовед Нам там помогли решить задачи по созданию оферты и некоторых договоров, очень много разъяснений. У них на сайте собрана солидная база для решения типовых ситуаций, но главное можно оплатить консультацию и работу специалиста по не типовым случаям.
У «Документоведа» и «Эльба.Контур» также имеются свои наборы специализированных документов: типовые приказы и договоры, поэтому сложностей на старте не возникнет.
Итог
Вывод №1. Как вы уже заметили, платить придётся за всё. Не ждите в бизнесе халявы, а если встречаете — не относитесь легкомысленно. Всё просто. Если вам оказывают услугу или работу, то вы платите. И наоборот. Это принципиально отличает мышление бизнесмена от рядового потребителя. Будьте готовы, что вам придётся платить за программы, услуги, оплачивать налоги и зарплату.
Вывод №2. Раз у вас затраты, значит сделайте правильное ценообразование. Вы оказываете ценность другим и не должны работать себе в убыток. Научитесь закладывать расходы в ценообразование.
Вывод №3. Работа с налоговыми органами и другими государственными инстанциями сегодня достаточно комфортна для малого бизнеса.
Вывод №4. Если есть цель, желание, собранность, вера в свои силы и настойчивость — всё получится. Как известно, бизнес — это марафон, а трудности развивают.
Совет. В повседневной работе помогает юмор, терпение и доброжелательность. Не реагируйте на хамство. У ваших клиентов тоже бывают сложные периоды в жизни. Серьезно, никогда не портьте себе и окружающим настроение. 100% работает правило из "Крошки Енота".
Спасибо, если дочитали статью! Было бы приятно узнать про опыт других молодых предпринимателей. Советы от состоявшихся и комментарии от всех остальных!
Всем великих успехов и хорошего настроения!
Заголовок статьи про одно, содержание про другое.
Можете уточнить, в чём конкретно расхождение? Писал я о том, как самостоятельно автоматизировать процессы по ведению дел свой небольшой компании. Советы 100% из моей повседневной практики.
Немного комментариев от корпоративного юриста: договоры беспроцентного займа - это бомба, подложенная вами под себя же. Согласно судебной практике в коммерческих отношениях, а отношения учредитель - учрежденное ООО - коммерческие, не может быть никакой безвозмездности. А значит, что при первой налоговой проверке, по всем договорам беспроцентного займа учредителю доначислят НДФЛ за неполученные проценты по рыночной ставке.
Если хотите внести в ООО какие-то денежные средства, делается это не в виде "материальной помощи", а в виде вклада в имущество Общества. Оформляется решением участников ООО.
Рекомендую Вам обращаться не только к коллегам из Правоведа, но и к живым юристам. Они сэкономят вам куда больше денег на выходе. Суды с налоговой будут вам стоить от 50 000 руб за 1 инстанцию.
И еще - к беспроцентным договорам делайте задним числом допы о том, что договоры процентные и ООО вам вернет заем именно с ними.
Крайне дельный комментарий, спасибо. Тоже маялся с этим вопросом
"Открытие конторы для чайников"
По существу:
1. Про бэк офис ни слова
2. Нынче учредители и управленцы ООО несут ответственность не особо меньше чем ИП
3. Исходя из расчетов автора (про несколько недель в год на отчетность) привлечение бухгалтера целесообразно с любой точки зрения
4. Доверять документам из сервисов типа правоведа можно до первой повестки. Документам от юристов, конечно, веры не больше, но там есть рычаги и возможности получения реальной экспертизы, а не отписки. Короче, отдайте все доки настоящим юристам на аудит, когда оправитесь от шока - шустро все переделывайте
5. Выводы из статьи не следуют вообще никак. Где про ценообразование и модель (вывод 2)? Где цифры, профит и дача на Мальдивах (вывод 4)? Вывод 1 я совсем не понял
6. Ощущение, что у автора ни одной камералки еще не было, так что статья не считается :)
@VC.ru заголовок обещал разбор этих тегов: офис, персонал, мотивация, автоматизация, бизнес-процессы, коммуникации, системы, управление задачами и вот это все. А этого ничего не завезли!
1. Ну, как ни слова-то? А как назвать эти процессы? Другие комментаторы меня поправили и я понимаю, что здесь аудитория более опытная и ждет других кейсов. Но тут, простите, что не попал в поле ваших интересов :(
3. Из чего вы сделали такой вывод? Там же написано, что я сам этим занимаюсь.
4. У вас есть личный негативный опыт? У меня не было, и надеюсь не будет :)
6. Да что вы говорите :) Как же я 3 года работаю?
За комментарий, спасибо
Спасибо, статья полезная.