Любимые грабли в товарном учете

Какие ошибки чаще всего совершают предприниматели при внедрении товарного учета на точке? Как избежать пересортицы, дублей и прочих проблем розницы? Как автоматизация учета может облегчить предпринимательскую рутину? Вместе с Павлом Тарбеевым, менеджером по продукту «Товароучетные системы» ИТ-компании «Эвотор», разобрали типичные ошибки предпринимателей. Чтобы вы не наступали на те же грабли.

Товарный учет позволяет владельцу магазина полностью контролировать продажи. Товароучетные сервисы подскажут, какие товары залежались и на них надо поставить скидки, какие товары быстро раскупают и их закупку нельзя пропустить, какой товар приносит прибыль, а какой больше не нужно закупать вовсе, а кто из продавцов закрыл смену раньше и ушел домой.

Несмотря на все плюсы, пока малый и микробизнес слабо автоматизирован, многие предприниматели до сих пор ведут учет в тетрадке. Но с появлением онлайн-касс и ноутбуков на точке ситуация постепенно стала меняться. Стимулирует внедрение ТУ и государство. С 1 февраля этого года малый бизнес больше не может продавать по свободной цене ― в чеке должно быть наименование товара. Это мотивировало предпринимателей с большим ассортиментом начать осваивать товарный учет.

В экосистеме Эвотора, число пользователей с ТУ сервисами выросло за год в три раза (с июля 2020 к июлю 2021 года). Впрочем, их доля даже в сегментах с большим ассортиментом все еще невелика. Так, в экосистеме Эвотора, доля автоматизации ТУ в магазинах “у дома” составила 24%, алкомаркетах ― 19%, пивных магазинах ― 12%, хозяйственных магазинах ― 15%, в магазинах товаров для рукоделия и шитья ― 12%, зоомагазинах ― 9%.

Часто предприниматели решают сделать все за один день (и ночь). Сразу завести всю номенклатуру, а это несколько сотен, а то и тысяч товара, сразу внести остатки, сразу начать делать приемки товара и так далее. В результате неизбежно возникает ужас от объема работы, некоторые сдаются и считают, что учет не для них.

Совет: Начинайте создавать номенклатуру поэтапно: отделами, товарными группами.

Нередко именно кассиру поручают работу с приемками, с заменой цен, внесением товара. Но работа кассира — продавать: пробить в кассе верный товар, получить деньги, выдать чек и сдачу. Кассир не супермен, у него просто может не быть времени принять и оприходовать товар, вовремя распечатать и поменять ценники. Это особенно актуально для точек с большим ассортиментом и частыми приёмками, к примеру, табачных лавок.

Из-за перекладывания работы на кассира часто возникают типичные проблемы с пересортицей, дублями, необновлёнными ценниками и т.п. Ниже рассказываем о том, как можно избежать этих проблем.

Кассир делает приемку, затем отвлекается на продажу и забывает завершить документ, пропустив или накладную целиком, или несколько позиций в ней. В результате товар уходит в минус, а предпринимателям приходится тратить дополнительное время на пересчет остатков и выяснение причин.

Другая распространенная ситуация ― товар приехал на точку, и кассир начал его продавать до того, как была сделана приемка. В середине дня выясняется, что уже наполовину распроданный товар в этой поставке сильно подорожал и его продали в ноль, а то и в минус для себя.

Совет: Многие ТУ позволяют делать приемку товара удаленно, из личного кабинета. Не нужно отвлекать кассира или ездить на точку.

На некоторые товары цена меняется почти при каждой поставке. Важно не забыть сделать новый ценник и исключить в нем ошибку. Вовремя не поменяли цену товара и продали себе в минус или же изменили только цену в кассе. Все мы знаем, что обязаны отпустить товар по той цене, что указана на ценнике.

Совет: Решением здесь может быть приемка и переоценка через ТУ сервис, а не на кассе. Из приемки или переоценки сам предприниматель или операционист печатают все ценники, которые кассир получает уже готовыми для выкладки на витрины.

Избыток товара и нехватка другого часто возникает из-за невнимательности при приемке. Другая причина ― когда заказ товара поручают кассиру и он делает его ориентируясь на витрину, а не на количество товара в ТУ программе. К примеру, на витрине товар закончился, но он есть на складе или в кладовке, а кассир просто про него забыл.

Совет: Отслеживайте остатки не на «глазок» по полкам, а основываясь на ТУ.

Внесение товара вручную приводит к тому, что один и тот же товар может быть внесён по-разному. Такое часто бывает, когда заведение товарных карточек перекладывают на кассиров. Они работают сменами, то что один завел как азербайджанские помидоры, второй не найдет и заведёт как помидоры розовые, а третий вообще как томаты импортные. Итогом снова будет пересорт и риск продажи по неверной цене.

Совет: Не перекладывайте на кассиров работу по заведению товарных карточек. По возможности попросите поставщиков присылать накладные в Excel. Многие поставщики сейчас начали осваивать электронный документооборот (ЭДО) и могут отправлять электронные накладные (УПД ― универсальный передаточный документ). Можно быстро делать приемку на основании УПД поставщика или из экселя быстро и не нужно ехать в магазин.

Учет в общепите невозможен без техкарт. Владельцам кажется, что если точка небольшая, то ингредиенты можно закупать «на глазок». Такая экономия приводит к убыткам. Если вовремя не закупить нужные ингредиенты, к примеру, закончатся стаканчики или булочки для хот-догов, продажи встанут. Не говоря уже о банальном воровстве персонала. По опыту предприниматели, внедрившие учет с техкартами, при тех же объемах выручки видят существенную экономию в закупках.

В одном экстремальном случае владелец точки заставлял продавцов каждый вечер пересчитывали ингредиенты и «сдавали» ему остатки. Он вручную исправлял количество для ингредиентов, примерно сравнивал с тем, что продано за день и анализировал остатки ингредиентов. Конечно, это было очень утомительно, совершенно лишняя и ненужная работа.

Совет: Настройте техкарты для составных товаров в ТУ системе. Ингредиенты будут списываться автоматически при продаже таких блюд и вы всегда будете знать остатки. Существенно сократится воровство, т.к. бариста и бармены будут знать, что вы выедете автоматический учет ингредиентов. Вы в режиме онлайн будете видеть, что какой-то ингредиент подходит к концу и его нужно срочно довезти на точку.

Товарный учет упрощает работу с составными товарами. Это работает как в случае с товарами, которые собираются из нескольких, к примеру, букеты цветов или подарочные корзины, так и с товарами, которые разбирают/раскладывают и т.п.

К примеру, в мясном магазине принимаемую тушу ставили на приход, затем после разделки продавец вручную оприходовал отдельные сорта и обновлял вес в карточках. А затем туша списывалась. Слишком много операций, а в итоге владелец не видит товарных остатков на точке. Решением здесь стало использование функций «комплектация/разукомплектация» после приемки в ТУ сервисе.

Совет: Автоматизируйте учет составных товаров.

ТУ сервисы позволяют перемещать товары между точками, переносить номенклатуру. На практике предприниматели часто заново заводят товары на кассе на новой точке, причем нередко одинаковый товар именуется по-разному и возникает путаница при анализе продаж. Кроме того, это просто лишняя работа.

Совет: При открытии второй точки подтяните номенклатуру с первой точки.