Преодоление «средней мили»: как мы автоматизировали управление автопарком и терминальной доставкой в Lamoda

Lamoda состоит из сервисов: это выбор товаров, их оплата и доставка со склада до покупателя. И конечно, мы хотим знать, что происходит с вещами на каждом шагу, контролировать бизнес-процесс доставки и при необходимости улучшать его или менять.

Всего в компании 200 систем, которые отвечают за автоматизацию бизнес-процессов. Но один из ключевых и дорогих логистических процессов терминальной доставки не имел специального решения, которое позволяло бы точечно и системно работать над повышением эффективности. Логистическая сеть расширялась: появлялось больше запросов на экспансию в другие регионы и, как следствие, рост числа доставляемых заказов. Работа над автоматизацией была просто неизбежна.

Владимир Короткий, руководитель группы разработки решений на платформе 1С в компании Lamoda, рассказал, как мы автоматизировали терминальную доставку и управление собственным автопарком.

Немного основных терминов и понятий:

Наша логистика охватывает более 150 городов. Еще пару лет назад такие процессы как доставка «средней мили», управление автопарком, использование личного и корпоративного транспорта были в каждом регионе устроены по-разному. В итоге у нас сложились непрозрачные и сложно управляемые процессы, что вызывало недовольство у бизнес-подразделений.

Нашей задачей было сделать все логистические операции понятными, а главное — легко масштабируемыми и изменяемыми. Для этого нам предстояло описать и понять логику движения товаров, бюджетирование, планирование, тарификацию, отчетность и аллокацию затрат — автоматизировать процесс распределения затрат в соответствии с бюджетными правилами компании.

Вдобавок, все это нужно было также автоматизировать с учетом роста вызовов, которые могут возникнуть при изменениях стратегии развития компании или управления доставкой:

В итоге было принято решение делать инхаус разработку на базе конфигурации «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП», сокращенно ТЛЭ, разработанной фирмой «1С» совместно с компанией «1С‑Рарус».

На этот выбор повлияло и то, что в Lamoda уже был отдел 1С, который отвечал за систему управления автопарком (конфигурация УАТ), систему выдачи заказов на ПВЗ, систему кадрового учета и ERP-системы в странах СНГ.

Мы привлекли к аутсорс-разработке «1С-Рарус». Мы предоставляли вендору данные, как устроены логистические процессы у реального бизнеса, а они учитывали наши пожелания, комментарии и включали часть наших фич в свой основной релиз и поддержку. Проект получился успешным, и его даже номинировали на всероссийском конкурсе 1С-решений.

Главная сложность автоматизации терминальной доставки в том, что процессов много. Часть из них типичные, а часть — разношерстные и управляются конкретными людьми на местах. Например, в одном из крупных городов путевые листы выписывали с вечера на утро — так было удобнее сотрудникам транзитного склада. Поэтому какой именно товар ехал в машине на следующий день мы никогда не знали наверняка, что не добавляло прозрачности и без того запутанным процессам.

Отсюда вывод: у нас нет единообразного процесса, к которому можно разработать единый алгоритм, чтобы загрузить в программу, так как каждый маршрут нашей доставки уникален. Однако в процессе реализации мы поняли, что несмотря на отсутствие единообразия маршрутов, каждый из них статичен и имеет свое условное «расписание» — транспорт ходит постоянно по одним и тем же маршрутам в одни и те же дни. Это означало, что нам прекрасно подойдет типовой механизм ТЛЭ — расписание автобусов.

Мы взяли маршруты, которые аналитики собрали с бизнеса, и запустили маршрутизацию. Но оказалось, что при планировании логисты исходят из финансовой эффективности, поэтому им неважно, насколько это удобно с точки зрения системы — главное быстро и недорого доставить груз. Поэтому нам пришлось вновь и уже более глубоко вникнуть во все логистические процессы и описать маршруты заново.

Суть модели автоматизации в том, что у нас есть данные:

Терминальная доставка носит регулярный характер: все маршруты прописаны, есть расписание в соответствии с объемом, сколько машин и когда должны ехать в том или ином направлении. Исходя из этого, на основании типового механизма ТЛЭ по расписанию автобусов формируются маршруты: они бывают сложные, многоступенчатые, мультимодальные, но сейчас все они определяются по четко заданному алгоритму.

Когда маршруты созданы, мы контролируем их исполнение. Один из инструментов — наша собственная разработка, система «1С Трекер». Она взаимодействует с ТЛЭ и фиксирует прибытие товаров на транзитные склады и в ПВЗ по штрих-кодам, а также движение возвратных товаров. Наша бизнес-модель подразумевает, что практически все товары движутся по кругу. Если покупатель отказался от вещей, они возвращаются обратно на центральный склад.

На основании маршрутных листов с отметками об исполнении система формирует итоговые документы и закрывает маршрутные листы. Мы разработали алгоритм, который учитывает эту информацию и формирует аллокацию затрат: он позволяет понимать общую картину по затратам, какие маршруты обходятся дороже или дешевле и видеть детальную экономику вплоть до каждого заказа.

Кроме этого, мы получаем точные данные по деньгам, которые должны выплатить поставщикам услуг: насколько выставляемые счета соответствуют реально выполненным маршрутам и насколько справедлива эта оплата.

Таким образом, эта глобальная система затрагивает много внутренних процессов. В случае экспансии компании в другие регионы нам надо всего лишь внести маршруты в систему, создать расписание, и весь процесс будет рассчитываться автоматически по заданным алгоритмам.

Чтобы всем было по-настоящему удобно и понятно, мы дополнили систему онлайн-мониторингом. В нем видны машины терминальной доставки и наша курьерская служба LM Express. Теперь мы знаем, где и какой товар находится в любой момент времени.

У нас ведется учет путевых листов и сотрудников, а все данные хранятся в одной системе — из нее на радость аналитикам мы выгружаем 4 000 таблиц! Для сравнения до введения этой системы во всех 200 процессах Lamoda было столько же. И вот что мы теперь видим:

Мы давно используем систему безопасного вождения. На графике видно, как плавно повысился этот показатель за 4 года мониторинга. У нас есть градации, что мы считаем нарушением или небезопасным вождением — с каждым годом они ужесточаются.

Сейчас мы добавляем в систему ТЛЭ результаты анкетирования торговых представителей. Большую часть рабочего времени они находятся за рулем, поэтому нам важно, чтобы они уверенно управляли автомобилем. При приеме на работу торговые представители сдают внутренний тест похожий на экзамен в ГИБДД. Данные теста собираются по всем регионам и хранятся в единой системе. Это дает определенные гарантии, что торговые представители будут водить безопасно для себя и окружающих.

За 3 года мы прошли большой путь. В итоге первостепенная задача по автоматизации терминальной доставки переросла в задачу по созданию продукта, который позволит максимально удобно управлять смежными процессами. Мы постоянно его улучшаем, вводя дополнительные фичи.

Например, мы разработали и уже активно используем механизм учета путевых листов личного транспорта. Из-за пандемии у нас возник дефицит транспорта, поэтому мы стали привлекать водителей на собственных автомобилях. Плюс этого решения в том, что можно добавить регионы, где нет наших брендированных автомобилей, но есть потребность в доставке.

Мы сделали структурированный механизм хранения данных по личному транспортному средству, выписку путевых листов, затем их обработку. Также упростили схему работы с данными в случае увольнения сотрудника. Но главное — мы сделали прозрачный механизм по формированию данных, которые сдаем в бухгалтерию. Благодаря этому, сотрудники на личных автомобилях получают компенсацию за использование собственного транспорта вовремя и в полном объеме.

Еще одно направление автоматизации — интеграция с процессинговыми компаниями. В данном случае это относится к обслуживанию курьерской доставки, которая пользуется сторонними сервисами.

В прошлом году совместно с разработчиками ТЛЭ мы автоматизировали работы с поставщиками топлива — «Газпром Нефтью», «Петрол Плюс», «Лукойлом». Раньше все данные загружались вручную, а сейчас они интегрируются через API. Кроме этого, у нас налажена интеграция с «Паркоматикой», которая выгружает телематические данные по оплате парковок и штрафов через наш IMCS- сервер.

Все это позволило более эффективно управлять работой транспортных средств, обеспечивать своевременную доставку стремительно растущего числа заказов, адаптировать и выстраивать работу автотранспортного подразделения под потребности бизнеса. По результатам анализа последних 6 месяцев работы, число доставленных заказов стало в 2 раза больше, чем за прошлый аналогичный период.

Однако завершение главной задачи проекта не означает остановку работы над ним. Наша команда продолжает добавлять новые процессы и улучшает старые по доставке «средней миле». Система учета превратилась в большой инструмент, который позволяет управлять качеством и перенастраивать процессы с учетом требований бизнеса, а еще показывает половину всех процессов в компании. Ну не чудо ли?