Все бухгалтеры на аутсорсе путаются в ведении документов и завышают цены. Тогда мы придумали свой подход к учету
Мы изменили подход к ведению бухгалтерии и разработали новую схему через IT и алгоритмы
Всем привет, это «Кнопка». Мы делаем мощный продукт «три в одном»: аутсорсинг бухгалтерии, помощь юриста и бизнес-ассистента — для предпринимателей по всей стране. В этот раз мы с новостями. Мы изменили подход к бухгалтерскому учет, сделали его точнее и дешевле.
Если подумать, большинство бизнесов с удовольствием отказались бы вести бухучет. К сожалению, правила игры не предусматривают вольный выбор: за отказ ждут санкции или дисквалификация с поля. Поэтому тратиться на бухгалтерию, которая нужна не тебе, кажется как минимум обидным. А платить приходится много, потому что существующие технологии еще не дают понимания, как можно обойтись без человека.
И мы нашли компромисс.
Штатный бухгалтер — дорого, бухгалтер на аутсорсе — ошибается
Знаете, в чем главное отличие бухгалтера в штате и на аутсорсе? Первый работает с настоящим, а второй — с прошлым.
Бухгалтерский аутсорсинг работает с бизнесом, восстанавливая прошлое. Да, прямо как главный герой фильма «Эффект бабочки». Он изучает платежные поручения, которые уже оплатили, ищет косвенные признаки основания оплаты и пытается правильно их учесть, чтобы система не дала сбой, и учет не развалился.
Правда, здесь появляется ряд сложностей. Назначение платежа или закрывающие документы не всегда дадут ответ, что именно произошло. Документы могут не оформлять, а в назначении прописать сторонние услуги или вообще оставить графу пустой.
Штатный бухгалтер, конечно, о таких проблемах ни сном, ни духом. Оплату по счету не произведут, пока бухгалтер не поймет, куда и кому уходят деньги. Для аутсорсинга все иначе: счет и платежки готовят без конкретного знания обстоятельств. Так, неверное понимание ситуации бухгалтером приводит к снижению качества и неправильному ведению учета.
Понятный и жизненный пример — аренда офиса. Арендатор платит за офис каждый месяц, а арендодатель просит внести еще и депозит. Депозит равен месячной оплате аренды: так владелец офиса хочет застраховать себя, если клиент что-нибудь сломает или уйдет в закат.
Штатный бухгалтер видит: платеж 100 тысяч рублей. Он знает, что половина из них — депозит, и его нельзя списывать в расходы. Никакая услуга не была оказана. Бухгалтер-аутсорсер видит общую платежку и назначение «аренда офиса», проводит всю сумму как расходы и совершает ошибку.
Если аутсорсеру объяснят, что 50 тысяч депозит, путаница может не закончиться. Если арендодатель поднимет плату до 60 тысяч рублей, то бухгалтер снова будет в тупике: что из этого аренда, а что депозит.
Да, можно сказать: «Ну и нанимайте тогда штатного бухгалтера». Но не забывайте, что вести бизнес в России и так сложно и дорого. Зачем увеличивать расходы на бухгалтера?
Сейчас на рынке нет готовых предложений, которые заберут эти функции и передадут компьютеру. Везде участвует человек, что и повышает стоимость услуг.
Тогда мы придумали, как исправить «ошибки прошлого» и удешевить учет. Мы изменили подход к ведению бухгалтерии и разработали новую схему через IT и алгоритмы.
Человек настраивает сделку один раз, дальше ее обрабатывает робот
Сотрудник настраивает механизм сделки один раз — в самом начале, выясняя все подробности. А дальше происходит магия (и работа искусственного интеллекта). Клиент подписывает платежки, отправляет нам закрывающие документы, а система автоматически их обрабатывает и анализирует на соответствие настройкам. Возникает неясность — производим донастройку.
Продолжим пример с арендой. ООО «Дом» сдает нам офис в аренду за 50 тысяч рублей в месяц и депозитом также в 50 тысяч. После настройки все платежи, удовлетворяющие условиям «аренда» и «депозит», будут проводиться в учете без участия человека. Отклонения специалист рассмотрит вручную, после чего откорректирует настройки, чтобы учет в дальнейшем отражался как актуальный и достоверный.
Человек участвует только в первичной и последующих регулировках. Все остальное — алгоритм. Это дало возможность установить низкую фиксированную цену за ведение учета и небольшие доплаты за настройки сделок, в которых необходимо участие человека.
Такой подход мы назвали сделочным учетом. Он облегчает не только обработку платежей, но и всех объектов бухучёта, которые отражают конкретные жизненные ситуации: документы, расходы будущих периодов, справки — что угодно.
Пока что этот формат доступен только для компаний из сфер IT и услуг.
В статье заявили, что удешевили учет для бизнеса, но не привели ни одной цифры. Так насколько ваше решение удешевляет учет и в сравнении с чем?
Алексей, мы с уважением относимся к коллегам и не говорим, что штатный бухгалтер = «прошлый день». Наоборот, когда бизнес сильно вырастает, свой бухгалтер становится целесообразнее и выгоднее.
Мы действительно работаем с 1С. И хоть она составляет нашу техническую основу — это лишь инструмент, работать с которым можно как угодно: использовать разные методы, автоматизировать процессы и разрабатывать новые подходы или работать по классике (руками).
Начинали со стандартных методов и не переставали верить в возможности технологии сделать жизнь сильно легче. Ведь передать человеку интересные и важные задачи выгоднее, чем просто посадить его за проведение документов в 1С.
Суть процесса: у каждого клиента есть сценарий с договорами. Прописываешь его один раз, и дальше система работает сама. Стоимость ведения клиента уменьшилась в 2 раза, поэтому мы можем предлагать дешёвый тариф для бухобслуживания IT и услуг.
Ссылки нам здесь, к сожалению, размещать не разрешат :)
Не думаю, что Вы и ваша роботизированная бухгалтерия обойдетесь дешевле чем штатный бухгалтер. И почему по Вашему мнению штатный бухгалтер это какой то вчерашний день!? Даже показалось, что Вы до сих пор думаете что штатный бухгалтер сидит и руками всё в тетрадке записывает и на деревянных счётах считает. Ошибаетесь.
Вы своей работе используете 1С, где по сути заложено всё, разве что кроме аналитического учёта, и говорите что "Мы изменили подход к бухгалтерскому учету, сделали его точнее". Не понятно, в чем от стал точнее и что вы изменили!?
Цифры в деньгах дать не можем, но расскажем про изменения в процессе. Раньше ведущий бухгалтер при всех фишках оптимизации мог вести 30-40 клиентов. Сейчас один бухгалтер легко справляется с 90+ клиентов. Это пока цифра описанных сценариев клиентов, она неконечная. С текущими мощностями рассчитываем на 150+.
Снижаем себестоимость = снижаем цену для клиента. Так и был разработан тариф с фиксированной ежемесячной платой, не зависящей от оборота и числа операций.