Книга учета доходов и расходов: кому вести, зачем и как?

Книга учета доходов и расходов — это документ, в котором отражается вся предпринимательская деятельность. Книга выглядит как таблица и заполняется кассовым методом, то есть учитывается только реальное движение денег в кассе или на расчетном счету.

Требования к КУДиР описаны в Приказе Минфина РФ от 22 октября 2012 г. N 135н

Ведение Книги отличается в зависимости от системы налогообложения. Так, у ИП на патенте в Книге только один раздел ― доходы. Для предпринимателей на УСН Книга состоит из 5 разделов: 1) учёт доходов и расходов, 2) расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы, 3) расчёт убытков за прошлые периоды, которые уменьшают налоговую базу, 4) учёт расходов, уменьшающих налог, 5) расчёт суммы торгового сбора, уменьшающего налог.

Книгу можно купить в магазине канцтоваров и заполнять от руки или вести в электронном виде: в Excel, скачав в интернете шаблон, или с помощью специальных сервисов. Если ведете Книгу в электронном виде, в конце года ее обязательно нужно распечатать и хранить.В введении Книги в бумажном варианте есть свои недостатки: она может потеряться или испортиться. В нее также сложнее вносить изменения. В электронном виде Книгу удобно редактировать.

Книгу учета и расходов (КУДиР) должны вести предприниматели на ОСНО, ЕСХН, УСН и на патенте (ст. 346.24 НК РФ и ст. 346.53 НК РФ).

Для каждого юрлица нужно заводить свою КУДиР, например, если у клиента ИП и ООО, то нужно две книги. При этом, если предприниматель совмещает две системы налогообложения, например, УСН и ПСН, то нужно две книги. Но при этом ИП на нескольких патентах можно вести как одну КУДиР, так и для каждого патента отдельную.

Если у клиента ООО и ИП с двумя системы налогообложения, то нужно три книги для ООО, для ИП на УСН и для ИП на ПСН

Для каждого налогового периода (то есть календарного года) – новая КУДиР.

На основании КУДиР рассчитываются авансовые платежи по УСН и потом заполняется декларация, тоже на основании КУДиР. Также по КУДиРу можно отследить лимит по доходам на некоторых специальных налоговых режимах: если он превышен, применять действующий режим налогообложения будет уже нельзя.

Мы выделили несколько типичных тонкостей, которые, по опыту Эвотора, многие предприниматели не знают.

Книгу нужно вести в хронологическом порядке. Но при этом нужно учитывать специфику проводимых операций. Так, если наличные денежные средства можно вписать в Книгу в день получения, то безналичные ― в момент поступления на р/с получателя, а не в день, когда клиент расплатился по карте.

Если вы только отгрузили товары покупателю, но не получили оплату - это еще не признается доходом для кассового метода учета. Аналогичные правила действуют и для расходов.

Возвраты вносятся в колонку “доходы” со знаком “минус”.

При УСН6 страховые взносы вписываются в 4 раздел, а при УСН15 ― в 1 раздел

Переводы собственных средств не должны попадать в КУДиР и влиять на налогооблагаемую базу

Возможные ошибки в рукописной КУДИР можно исправить. Нужно зачеркнуть неверную запись, рядом указать правильные данные и заверить должностью, ФИО и подписью ответственного лица, зафиксировав дату внесения исправления.

В электронной версии легко можно исправить операцию, так как распечатывать книгу нужно только в конце года.

КУДиР не нужно сдавать, но налоговая может потребовать КУДиР на проверку в любой момент (ст. 120 НК РФ). У предпринимателя есть 10 дней для предоставления Книги.

При отсутствии книги или при неверных данных в ней налоговая может начислить штраф от 10 тысяч до 30 тысяч рублей. Если из-за неверных данных в КУДиР предприниматель заплатил налог меньше, чем должен был, то налоговая может оштрафовать его в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 рублей.

Есть и специальные сервисы для ведения Книги. К примеру, для смарт-терминалов «Эвотор» есть приложение “Электронная книга учёта доходов и расходов”. Данные продаж на терминале автоматически попадают в КУДиР, а расходы подтягиваются из банковской выписки. Любые операции можно добавить вручную. Также можно восстановить данные за весь год. В конце года электронную книгу нужно распечатать, прошить и подписать.