Этой весной после отмены ЕНВД предприниматели массово переходили на УСН или патент. После чего все они должны были начать вести Книгу учета доходов и расходов ― о чем многие из перешедших с ЕНВД, по опросам Эвотора, до сих пор даже не подозревают. Налоговики могут запросить Книгу в любой момент и оштрафовать при ее отсутствии. Напоминаем о том, что такое КУДиР и как ее вести.
Что такое Книга учета доходов и расходов?
Книга учета доходов и расходов — это документ, в котором отражается вся предпринимательская деятельность. Книга выглядит как таблица и заполняется кассовым методом, то есть учитывается только реальное движение денег в кассе или на расчетном счету.
Требования к КУДиР описаны в Приказе Минфина РФ от 22 октября 2012 г. N 135н
Ведение Книги отличается в зависимости от системы налогообложения. Так, у ИП на патенте в Книге только один раздел ― доходы. Для предпринимателей на УСН Книга состоит из 5 разделов: 1) учёт доходов и расходов, 2) расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы, 3) расчёт убытков за прошлые периоды, которые уменьшают налоговую базу, 4) учёт расходов, уменьшающих налог, 5) расчёт суммы торгового сбора, уменьшающего налог.
Книгу можно купить в магазине канцтоваров и заполнять от руки или вести в электронном виде: в Excel, скачав в интернете шаблон, или с помощью специальных сервисов. Если ведете Книгу в электронном виде, в конце года ее обязательно нужно распечатать и хранить.В введении Книги в бумажном варианте есть свои недостатки: она может потеряться или испортиться. В нее также сложнее вносить изменения. В электронном виде Книгу удобно редактировать.
Кому нужно вести КУДиР?
Книгу учета и расходов (КУДиР) должны вести предприниматели на ОСНО, ЕСХН, УСН и на патенте (ст. 346.24 НК РФ и ст. 346.53 НК РФ).
Для каждого юрлица нужно заводить свою КУДиР, например, если у клиента ИП и ООО, то нужно две книги. При этом, если предприниматель совмещает две системы налогообложения, например, УСН и ПСН, то нужно две книги. Но при этом ИП на нескольких патентах можно вести как одну КУДиР, так и для каждого патента отдельную.
Если у клиента ООО и ИП с двумя системы налогообложения, то нужно три книги для ООО, для ИП на УСН и для ИП на ПСН
Для каждого налогового периода (то есть календарного года) – новая КУДиР.
На основании КУДиР рассчитываются авансовые платежи по УСН и потом заполняется декларация, тоже на основании КУДиР. Также по КУДиРу можно отследить лимит по доходам на некоторых специальных налоговых режимах: если он превышен, применять действующий режим налогообложения будет уже нельзя.
Специфика внесения данных в КУДиР
Мы выделили несколько типичных тонкостей, которые, по опыту Эвотора, многие предприниматели не знают.
Книгу нужно вести в хронологическом порядке. Но при этом нужно учитывать специфику проводимых операций. Так, если наличные денежные средства можно вписать в Книгу в день получения, то безналичные ― в момент поступления на р/с получателя, а не в день, когда клиент расплатился по карте.
Если вы только отгрузили товары покупателю, но не получили оплату - это еще не признается доходом для кассового метода учета. Аналогичные правила действуют и для расходов.
Возвраты вносятся в колонку “доходы” со знаком “минус”.
При УСН6 страховые взносы вписываются в 4 раздел, а при УСН15 ― в 1 раздел
Переводы собственных средств не должны попадать в КУДиР и влиять на налогооблагаемую базу
Исправления в КУДиР
Возможные ошибки в рукописной КУДИР можно исправить. Нужно зачеркнуть неверную запись, рядом указать правильные данные и заверить должностью, ФИО и подписью ответственного лица, зафиксировав дату внесения исправления.
В электронной версии легко можно исправить операцию, так как распечатывать книгу нужно только в конце года.
Штрафы
КУДиР не нужно сдавать, но налоговая может потребовать КУДиР на проверку в любой момент (ст. 120 НК РФ). У предпринимателя есть 10 дней для предоставления Книги.
При отсутствии книги или при неверных данных в ней налоговая может начислить штраф от 10 тысяч до 30 тысяч рублей. Если из-за неверных данных в КУДиР предприниматель заплатил налог меньше, чем должен был, то налоговая может оштрафовать его в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 рублей.
Электронная КУДиР
Есть и специальные сервисы для ведения Книги. К примеру, для смарт-терминалов «Эвотор» есть приложение “Электронная книга учёта доходов и расходов”. Данные продаж на терминале автоматически попадают в КУДиР, а расходы подтягиваются из банковской выписки. Любые операции можно добавить вручную. Также можно восстановить данные за весь год. В конце года электронную книгу нужно распечатать, прошить и подписать.
Ещё один ненужный атавизм эпохи нецифоового контроля. Сейчас , когда почти всю экономику оцифровали или оцифруют, это лишь трата времени :)
В бумажном виде особенно выглядит абсолютным анахронизмом. Налоговая регулярно заявляет о цифровизации и уменьшении проверок, так что, может быть, и отменят со временем. Но пока так.