Что на самом деле можно увидеть в HR отчете?!

Когда говорят про HR-дашборд, часто представляют одну цифру: сколько человек работает в компании.

Но на самом деле в хорошем отчёте можно увидеть гораздо больше: где находятся сотрудники, как меняется численность, сколько людей отсутствует, как идёт подбор, какие вакансии закрываются быстрее или медленнее.

При этом не существует одного универсального отчёта, который одинаково хорошо решает все задачи. Покажу на примере двух разных отчётов для разных подразделений.

Представим подразделение, которое одновременно работает на нескольких проектах и размещено в нескольких городах и странах. Для каждого проекта требуются сотрудники определённых категорий, а при изменении потребностей людей приходится перемобилизовывать их с одного проекта на другой.

В такой ситуации общей численности недостаточно. Знать, сколько сотрудников работает в подразделении, полезно, но этого не хватит, чтобы решить, кого и куда можно перевести.

Нужен подробный срез по ФИО с распределением сотрудников по профпринадлежности, проектам и категориям.

Такой отчёт позволяет понять, кто где задействован, какими ресурсами располагает подразделение и кого можно перераспределить на другой проект. При этом важно учитывать не только потребность одного проекта, но и то, как перемещение сотрудников повлияет на остальные.

Здесь отчёт решает вполне конкретную задачу - помогает управлять распределением персонала между проектами. Без детализации до конкретных сотрудников такую работу вести гораздо сложнее.

В другом подразделении задача может быть иной. Здесь руководителю важнее не список сотрудников, а общая картина по персоналу и показатели, по которым можно оценить текущую ситуацию.

Например, отчёт может показывать общую численность, явку, количество отсутствующих и уволенных сотрудников, текучесть персонала.

Отдельный блок посвящён подбору: открытые вакансии, этапы работы с кандидатами, средний срок закрытия вакансий, количество вакансий на одного рекрутера, результаты подбора.

Так можно не только увидеть текущее состояние, но и оценить ход работы. Сколько вакансий ещё открыто? На каких этапах находятся кандидаты? Как быстро закрываются позиции? Как выполняется план по набору персонала?

В этом случае на первый план выходят сводные показатели, а не подробный перечень сотрудников по ФИО.

Состав отчёта зависит от задач подразделения. Ниже - основные группы показателей, которые могут использоваться в HR-отчётности.

Численность:

- общая численность сотрудников;

- численность по подразделениям;

- распределение по городам;

- распределение по категориям;

- распределение по группам;

- динамика численности.

Присутствие и отсутствие:

- явка;

- сотрудники в отпуске;

- сотрудники на больничном;

- сотрудники в декретном отпуске;

- другие причины отсутствия;

- фактическое присутствие;

- количество сотрудников на удалённой или вахтовой работе.

Подбор персонала:

- открытые вакансии;

- количество вакансий на одного рекрутера;

- средний срок закрытия вакансий;

- количество кандидатов на разных этапах;

- количество принятых офферов;

- количество трудоустроенных.

Результаты подбора:

- план набора;

- фактическое количество трудоустроенных;

- отклонение от плана;

- динамика набора;

- распределение набора по категориям персонала.

Структура персонала:

- квалифицированные рабочие;

- неквалифицированные рабочие;

- специалисты и офисный персонал;

- группы и подразделения;

- гражданство;

- средний стаж;

- структура рабочих графиков.

Увольнения и текучесть:

- количество уволенных сотрудников;

- показатель текучести персонала;

- динамика увольнений.

Необязательно включать все эти показатели в каждый отчёт. Например, для планирования перемобилизации важна детализация по людям, проектам и категориям. Для оценки подбора - вакансии, этапы, сроки и выполнение плана. Для общей оценки персонала - численность, структура, присутствие и текучесть.

Здесь есть ещё одно важное различие.

Отразить показатель - значит показать его значение на определённую дату или за выбранный период. Например, количество сотрудников или открытых вакансий.

Отслеживать показатель - значит регулярно анализировать его изменения, сравнивать с планом или другим ориентиром и использовать результаты для принятия решений.

Поэтому хороший дашборд начинается не с вопроса:

«Какой график мы поставим?»

А с вопроса:

«Какое управленческое решение должен помочь принять этот отчёт?»

От этого уже и стоит выбирать показатели, разрезы и визуализации.

И тогда Power BI или другой инструмент становится не заменой Excel-таблицы, а способом быстро увидеть картину, отклонения и точки, на которые действительно нужно обратить внимание.