«Позвоночник» компании влияющий на прибыль или что нужно знать про автоматизацию дебиторской задолженности

Только новички в торговле думают, что главное — больше продать! Прожжённые коммерсанты знают, что порядок и дисциплина важнее продаж, маленькая ошибка в учёте принесёт больше потерь, чем ушедший клиент. Возврат дебиторской и кредиторской задолженности — часть такой дисциплины. Сначала кажется мелочью, а потом из-за неё не можешь из кассового разрыва вылезти.

Привет! Я Алексей Баранов, я владелец Интерлогики и занимаюсь автоматизацией управленческого учёта, то есть всякими штуками, которые влияют на дисциплину и доход компании.

Я как раз, наверное, лет пять назад, работал с одной компанией. Там очень яркий, такой харизматичный руководитель: в белой рубашке, с такими блестящими часами, на Мерседесе. Все менеджеры вокруг него — профессиональные менеджеры. У него я подхватил такое слово позвоночник. В этой компании позвоночником назывался человек, который звонил по телефону и занимался возвратом дебиторской задолженности с контрагентов. Каждое утро этот человек формировал отчёт по задолженностям, искал кто и по какому документу должен денег — звонил и говорил, что-то вроде: «Семён Семёныч, это Пётр Петрович! Оплатите такую-то сумму, пожалуйста за такой-то товар». Клал трубку, переходил к следующему.

Харизматичные и профессиональные менеджеры знали, что это важная работа, которая приносит деньги, знали, что контрагенты хотят с ними работать, поэтому проще вовремя напомнить об, чем ссориться, портить отношения или идти в суд.

Стоит сказать, что труд «позвоночника» однообразен, монотонный и кропотлив. Это надо каждый день делать одно и то же, смотреть в строчки, искать документы, набирать телефоны. Естественно, будут ошибки: из-за скуки; из-за плохого настроения; из-за унылости. Бывает «позвоночник» заболеет и важная работа не сделана. Или он не дозвонится и забыл отметить это, а будет думать, что позвонил.

А любую монотонную и кропотливую работу легко автоматизировать. 90% всей работы позвоночника заменяет несколько скриптов, написанных по определённым правилам. Так как мы исходим из того, что контрагенты хотят с нами сотрудничать вдолгую, то им проще напомнить об оплате, хватит обычного уведомления электронным письмом, смской, сообщением в Телеграме или звонком. Останется не более 10% сложных ситуаций, которые пусть делает «позвоночник».

Преимущества программы очевидны: работает 24/7; не пропускает строки из-за невнимательности; не устаёт.

Недостатки незаметны. Программа не умеет думать. Ей сказано «напиши всем, у кого такой-то долг» — она так и действует, игнорируя предыдущие отношения, игнорируя правила общения, игнорируя вип-условия и прочее. Точнее, не «игнорирует» — она их просто не знает. Соответственно при разработке этих скриптов нужно как раз учесть эти правила.

Любая автоматизация начинается с наведения порядка в учёте. Обычно это значит, что нам нужно сделать так, чтобы все первичные документы сразу попадали в товароучётную систему и как-то фиксировались. Упрощённо процесс будет таким:

Читать: «Почему без порядка нельзя автоматизировать учет»

Для «позвоночника» полезно иметь отчёты, которые показывают, как работает программа: сколько сейчас должников, сколько программа отправила сообщений, сколько из них открыто и прочитано и сколько сложных случаев.

Какие-то данные из этой системы полезно показывать руководителю отдела продаж или другим ответственным лицам. Обычно это нужно для того, что подрегулировать правила, по которым работает программа.

Обычно к этой системе сверху идёт и панель индикаторов для руководителя или дашборд для руководителя. Я за много лет работы убедился, что это должно быть максимально простое письмо, которое приходит каждое утро на почту и просто сообщает пару ключевых параметров в сравнении с планом.

Сейчас мы эти дашборды делаем так, чтобы каждому сотруднику, у которого разработаны KPI, письма приходили утром на почту. Такое письмо трудно игнорировать, а ежедневное напоминание «вот твой план, вот сегодняшнее число, а вот как ты двигаешься» — даёт понимание, можно сегодня расслабиться или нужно поднапрячься.

Читать:

Кому на самом деле нужны панели индикаторов →

Мои первые результаты после внедрения KPI →