Mobile-конференция в локдаун: как мы перевели MAD Conf в интерактивный онлайн за 5 дней, и что из этого вышло

Для подготовки MAD Conf 2021 у нас была команда из 5 человек, волевое решение проводить конференцию в этом году, 3 месяца на подготовку, опыт организации MAD Conf-2019, 18 экспертов, 2 запланированных дня сильнейшей прокачки, требования проведения очных мероприятий в формате COVID Free и сильное желание создать большое профессиональное событие в mobile. Меньше чем за неделю до старта конференции в регионе объявляется локдаун с полной отменой массовых мероприятий…

Но мы не сдались! За 5 дней мы переформатировали MAD Conf: 4 ноября провели тестовые подключения спикеров в удаленном режиме и были полностью готовы к проведению конференции в прямом эфире с интерактивом между экспертами и участниками.

Расскажем, как сохранили экспертов и партнеров, увеличили планируемые показатели по участникам, как переформатировали событие в короткие сроки, что понадобилось для организации онлайн-трансляции с интерактивными билетами и какой фидбэк получили. Уверены, что наш опыт будет полезен компаниям, которые хотят проводить масштабные события, несмотря на ограничения. Но обо всем по порядку.

Конференцию о разработке мобильных приложений и сервисов MAD Conf проводит IT-компания Mad Brains. Компания специализируется на разработке сервисов для мобильных устроиств, имеет опыт в реализации интеграционных решении, собственные продукты в сфере мобильнои электроннои коммерции и входит в 20-ку лучших мобильных разработчиков России и СНГ. Среди наших клиентов Магнит, DNS, Яндекс, Home Credit Bank, QIWI, Pfizer, OneTwoTrip! и другие крупные бренды.

Первая конференция прошла в 2019 году по трем направлениям: дизайн, разработка, маркетинг мобильных приложений. Спикерами стали представители Сбербанк, Redmadrobot, Райффайзенбанк, Skyeng, Яндекс, Ak Bars Digital, AGIMA, ITECH, Avito, Британской Высшей Школы Дизайна.

В этом году в связи с изначальными ограничениями мы решили разделить потоки участников, выставив лимит на очное участие, при этом основными целями по-прежнему оставались провести IT-событие высокого уровня и сохранить его ценность для сообщества. Конференцию решено было проводить в два дня в двух форматах:

— онлайн, чтобы получить ценные знания, инсайты, перенять опыт топовых экспертов;

— оффлайн, чтобы использовать эксклюзивные возможности нетворкинга со спикерами и коллегами из разных регионов, в том числе в неформальной обстановке: атмосферной вечеринке, традиционной афтепати и, конечно, в кулуарах.

Первый день мы решили сделать максимально хардовым. Он был посвящен перспективным мобильным технологиям и разработке интеграционных решений. Мы собрали известных и опытных экспертов с ценным опытом в Android- и iOS-разработке, кроссплатформенной разработке на Flutter и backend в мобайле.

Во второй день спикеры рассказывали о трендах мобильного дизайна, маркетинга и менеджмента в новых условиях. При выборе экспертов мы ориентировались на наличие интересных кейсов, нестандартных подходов и новых решений. MAD Conf объединила визионеров, способных не только вдохновить участников конференции, но и предвидеть развитие мобайла в ближайшем будущем благодаря своему профессиональному опыту.

В программу конференции вошли эксперты Сбер, VK Работа, Самокат, Surf, Промсвязьбанк, SmartMarket и других компаний. Полный состав спикеров можно посмотреть на сайте MAD Conf.

Проведение конференции поддержал Фонд развития информационных технологий Ульяновской области, а партнерами выступили Tagline, SmartMarket, Промсвязьбанк (ПСБ), RedLab.

После успешного запуска конференции в 2019 мы оставили форму подачи докладов на сайте MAD Conf и получили около 30 заявок в этом году. Параллельно мы начали работать с известными экспертами по направлениям конференции 2021. Многие из них сейчас живут в других странах, поэтому мы получили несколько отказов из-за сложностей логистики (если бы мы тогда знали, что никто из спикеров приехать в Ульяновск не сможет). В итоге мы собрали пул из 18 топовых представителей mobile-dev и дизайна, менеджмента, развития продукта.

Организация приезда спикеров осложнялась тем, что они и их коллеги должны были иметь QR-код или ПЦР-тест для очного участия. На этом этапе приятно удивил уровень осознанности IT-сообщества: все эксперты были вакцинированы или имели медотвод.

Для спикеров мы создали памятку, которая отвечала на все организационные вопросы. Включили максимально детальную информацию о COVID Free требованиях, технических моментах выступления и подготовки презентации, трансфера, проживания, регистрации, неформальных активностях, возможностях для проведения досуга в Ульяновске.

Ключевым моментом, позволившим сохранить нам практически всех спикеров, стала постоянная связь с экспертами или их представителями: мы оперативно отвечали на все вопросы, помогали с организационными моментами в любое время дня. Это позволило построить доверительные отношения, снизить уровень стресса для каждой из сторон, а потом и решить самую сложную задачу — переформатировать конференцию за 5 дней.

«Мы не сдадимся!» — первое, что решила наша команда. И начала работу со спикерами и по организации MAD Conf практически заново. Конечно, мы понимали, что такое развитие событий возможно, но до последнего надеялись на сохранение COVID Free режима.

Во время обсуждения изменения формата, мы поняли, что принципиально сохранить возможность общения участников и спикеров. Поэтому мы ввели интерактивные онлайн-билеты, позволяющие задавать вопросы, попасть в приватный чат с экспертом, а также получить записи всех докладов. Второй вариант участия — «созерцательный» онлайн в режиме реального времени.

Эксперты являются ядром конференции, поэтому до перезапуска информационной кампании нужно было выяснить, а готовы ли они к предлагаемым нами изменениям накануне события. 17 из 18 спикеров подтвердили участие, проявив максимум понимания к организаторам и обстоятельствам. Но как найти недостающего топового спикера, готового выступить через несколько дней, еще и в преддверии ноябрьских праздников? Решить эту задачу нам помогли навыки нетворкинга генерального директора Mad Brains. Через два дня к спикерам MAD Conf присоединился Mobile Lead VK Работа и декан iOS-факультета GeekBrains.

Конечно, было и много болей, оставшихся за кадром: сложные переговоры с площадкой о возврате средств за аренду, отказы подрядчикам, которые частично начали работу, обновление сайта, перезапуск рекламы и информационных сообщений, возврат купленных оффлайн-билетов, переговоры с партнерами о новых вариантах сотрудничества. И все это в режиме цейтнота. Но от слез организаторов вернемся к полезному контенту, ведь основным оставалось быстро организовать качественную трансляцию с ведущими, прямыми включениями спикеров и возможностью общения с ними участников.

Мы составили подробное техническое задание для проведения интерактивной онлайн-трансляции, включающее требования к подключению спикеров и участников, визуальную составляющую, партнерские блоки, тайминг (в том числе по монтажу и демонтажу оборудования) и нашли опытных подрядчиков, которые помогли это реализовать.

Для организации понадобились два платных аккаунта в Zoom, качественные камера и звук, студийный свет, режиссерский пульт, ноутбуки для режиссера, Zoom-эксперта и технического специалиста, телесуфлер, брендированное место для ведущего со специальным ПО, анимированная заставка, визуалы для трансляции, сигнальная и силовая коммутация, резервный интернет и опытная техническая команда. Для подключения спикеров и интерактивных участников мы использовали Zoom. Открытая онлайн-трансляция велась параллельно на YouTube, в Facebook и ВКонтакте.

Уже 4 ноября мы превратили офис в небольшую онлайн-студию и провели тестовые подключения спикеров для проверки технических моментов. Это решение помогло увидеть и решить возможные проблемы. А еще снизить уровень тревожности у организаторов.

За два дня конференции мы провели в прямом эфире 14 часов. В роли ведущих MAD Conf выступили основатели и руководители Mad Brains: генеральный директор Олег Чебулаев и технический директор Анатолий Пешков. На площадке постоянно находились сотрудники для оперативной связи со спикерами и партнерами, помощи ведущим с возникающими вопросами.

Интерактивный онлайн предполагал подключение участников к специальной трансляции в Zoom. Чат участников отслеживал ведущий и озвучивал вопросы спикеру после доклада. В конце каждого выступления интерактивным участникам высылалась ссылка на закрытый чат в Telegram со спикером, где продолжалось общение.

Возможности для проведения онлайн-активностей были и у партнеров конференции. Например, Промсвязьбанк (ПСБ) в режиме реального времени организовал игру в чат-боте. В течение двух дней участники выполняли задания ПСБ и получали призы.

Забавный факт: на первом этаже офисного центра, где находится Mad Brains, делают ремонт, поэтому на протяжении двух дней мы поддерживали связь со строителями и контролировали запуск «шумных» работ. Действительно, что еще могло пойти не так.

За два дня конференция объединила 190 участников с интерактивными билетами, а открытые онлайн-трансляции в социальных сетях набрали более 10 000 просмотров.

Каждый из интерактивных участников присоединился хотя бы к одному чату со спикером, а общее количество обсуждений составило более 500 сообщений.

От участников мы получили хороший фидбэк по хардовости конференции. Для команды Mad Brains эта оценка стала ключевой, ведь MAD Conf и создавалась с целью дать ценные знания, принести практическую пользу IT-сообществу и развивать отрасль.

Важным результатом и стали слова благодарности от спикеров, оценивших наши усилия по организации ивента в форс-мажорных обстоятельствах и отметивших, что с командой приятно работать.

Бэкстейдж двух дней мы собрали в коротких видеороликах.Увидеть, как выглядела онлайн-студия Mad Brains и работа команды во время конференции можно в социальных сетях.

Инсайты мы ловили постоянно, ведь путь подготовки оказался тернистым, но в итоге очень интересным и показательным. Делимся наиболее важными, по нашему мнению.

IT-сообщество соскучилось по большим офлайн-событиям. Еще больше — по очным конференциям для разработчиков с ценным содержанием.

Обстоятельства бывают сильнее нас. Когда это происходит, стоит потратить ресурсы на новые решения, а не на борьбу с тем, что от вас не зависит.

Хорошие коммуникации решают 90% проблем. Важны отношения, как внутри команды, так и с внешними аудиториями. Качество коммуникаций выражается в ее доступности и содержательности по всем параметрам, а налаживание дружественных отношений — бонус.

Конференция в локдаун — это реально, но донести ее пользу в онлайн-формате для целевой аудитории непросто. Перенасыщение инфопространства пустым контентом снижает уровень доверия участников, особенно опытных специалистов в IT-сфере. Решение потратить значительные ресурсы компании на создание действительно качественного продукта и его продвижения всегда будет сложнее, чем пойти простым путем. Но это того стоит.