Мотивационное и сопроводительное письмо: как писать, сходства и различия

Привет! На связи Елена Травина – ведущий менеджер по подбору IT- и Digital-специалистов в рекрутинговом агентстве RealHR.

Сегодня я расскажу про сходства и различия мотивационного и сопроводительного писем, а затем покажу, как их писать, чтобы получить нужный отклик у работодателя вашей мечты.

Эти два понятия действительно легко перепутать, да и не вполне очевидно, зачем они нужны и на каких этапах карьерного пути их использовать.

Давайте разбираться вместе :)

Мотивационное и сопроводительное письмо: как писать, сходства и различия

Сопроводительное письмо — это анонс к вашему резюме (конечно, при условии, что резюме у вас уже сформировано, материалов про составление резюме в сети очень много). Это записка, в которой вы как кандидат можете показать свою заинтересованность и максимальное соответствие требованиям вакансии.

Зачем писать сопроводительное письмо?

– показать, насколько вам интересна эта работа;

– дать понять, что вы идеально соответствуете формальным требованиям вакансии;

– расширить и уточнить опыт, описанный в резюме;

– даже если вы не соответствуете какому-то из требований, здесь у вас есть возможность аргументировать, чем вы сможете компенсировать этот навык.

Итак, что важно учесть, если вы решили идти в атаку на работодателя мечты и взялись написать сопроводительное письмо.

Как не надо:

Использовать шаблонные письма, штампы и канцеляризмы;
Копировать весь раздел “Опыт работы” или, что еще хуже, все резюме целиком;
Излишне остроумничать и хвастаться своими достижениями;
Писать с ошибками;
Писать слишком длинный текст (15 небольших предложений – это максимум);
Отправлять во все компании копипаст сопроводительного письма (для каждой нужен индивидуальный подход).

Как надо:

Обратитесь по имени к специалисту компании, если оно вам известно;
Покажите свою осведомленность о компании (ценности, корпоративная культура, требования вакансии);
Расскажите, чем будет полезен ваш опыт и знания;
Обратите в письме внимание на скрытую в вакансии информацию-подсказку.

План сопроводительного письма:

«Приветствие. Уважаемый HR-менеджер!
Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию «Х».
Вступление. Расскажите, чем вас заинтересовала эта вакансия и почему вы хотите работать в данной компании.
Основная часть. Напишите в каждом блоке свои опыт и знания, опираясь на требования, описанные в вакансии.
1. Опыт работы
2. Образование (указываете, если соответствует требованиям вакансии. В случае, если образование не подходит, не включайте эту информацию в сопроводительное письмо)
3. Профессиональные навыки
4. Технические навыки
5. Портфолио

Завершение. Ответьте на вопрос: «Почему вы полезны для этой роли?» Подчеркните еще раз, что вы подходите под требования вакансии и вам созвучны цели/миссия/дух компании.
Подпись. Поблагодарите за внимание и уделенное время
Оставьте свои контакты для связи.

Мотивационное письмо – это эссе, которое призвано помочь молодым специалистам или студентам при поступлении в ВУЗы, в магистратуру, при получении грантов (иностранные ВУЗы запрашивают у абитуриентов такое письмо) или получении стажировки. Наверняка видели в американских фильмах, как школьник мечтает о лучшем колледже штата и сочиняет какое-то невероятно важное письмо, от которого зависит вся его жизнь, так вот это оно, то самое мотивационное письмо 😊

Обычно мотивационное письмо предполагает, что у вас еще нет опыта, а значит, нет и резюме. Однако есть и исключения – в некоторые иностранные компании можно попасть на работу только при условии написания мотивационного письма, и это правило работает даже для опытных специалистов с впечатляющим послужным списком.

Много интересных материалов по теме можно найти в блоге проекта Aplic.io про обучение за рубежом, в частности, рекомендаций для подготовки и множество полезной литературы.

Когда еще могут запросить мотивационное письмо:

– При трудоустройстве на первую работу, или если вы решили кардинально поменять сферу деятельности;

– Вакансии, где предполагается кастинг (например, вакансия “ведущий YouTube канала”).

Как не надо:

Использовать шаблонное письмо для всех компаний и ВУЗов – если вам действительно важен результат, дайте себе время написать что-то уникальное, это чувствуется, правда 😊
Пытаться казаться другим человеком. Среди сотен писем самые высокие оценки всегда получает искренность.
Дублировать очевидные факты о себе. Помните, что комиссия или работодатель видела ваше CV и документы, они уже имеют перед глазами ваш «портрет». Мотивационное письмо дает кандидату возможность привлечь к себе внимание и рассказать о себе что-то новое.

Как надо:

Будьте собой, но сохраняйте дистанцию. Некоторые искренние кандидаты рассказывают в письме очень личные вещи, такие как: проблемы с алкоголем/наркотиками, психологические проблемы. Безусловно, никто не ищет супергероев и не ожидает, что вы идеальны. Это неплохо – иметь свою историю, но рискованно для такого формата. Есть более безопасные способы достичь цели.
Соблюдайте субординацию, будьте доброжелательным и дружелюбным, но не фамильярным, оставайтесь в рамках делового общения.
Постарайтесь быть креативным и составить цепляющее начало. Оно должно характеризовать вас как человека - может быть, это какая-то важная ситуация, которую вам довелось пережить, или ваш жизненный принцип.

Структура мотивационного письма такая же, как у сопроводительного письма.

Формат может быть как письменным, так и в коротком видеоформате.

Можно оформить мотивационное письмо при помощи различных редакторов, например, таких, как Canva.

Объем небольшой, как правило, 500 слов. Дайте себе возможность высказаться, не упустить важных деталей, но пишите из расчета не более 5-7 минут на вдумчивое прочтение.

Будьте внимательны! У каждой приемной комиссии есть свои требования к мотивационному письму, будь то формат или объём письма или обязательные вопросы. Досконально изучите требования и следуйте им при написании письма.

План мотивационного письма:

Приветствие. «Уважаемый(ые) члены комиссии!
Вступление. Представьтесь, расскажите, где вы учитесь и на какую программу обучения претендуете.
Основная часть. В этом блоке отразите ответы на вопросы: «Почему вам интересна выбранная программа и этот ВУЗ», «Что вы уже знаете и умеете по выбранной специальности», «Чем вы будете полезны университету».
Поделитесь своей историей.
Завершение. Ответьте на вопрос: «Как это обучение поможет вам в дальнейшем?» Поделитесь своими планами и шагами после обучения.
Подпись. Оставьте свои контакты.
С уважением,
Ф. И.
Телефон
Email»

Сопроводительное письмо является кратким дополнением к вашему резюме. С его помощью вы можете добавить немного «души» к сухим фактам из резюме. Его задача - показать рекрутеру ваш опыт и знания в выгодном ракурсе, подсветить какие-либо пункты резюме и убедить, что вы отлично подходите на конкретную вакансию.

Мотивационное письмо же рассказывает о вас подробнее, раскрывает вашу мотивацию учиться по выбранной программе. Предполагается, что у вас еще нет резюме, профессиональных достижений, но есть амбиции и конкретные цели, к которым вы идете при помощи образования.

Все чаще на работных сайтах работодатель просит при отклике ответить на ряд важных для него вопросов в сопроводительном письме, потому важно отнестись к этому этапу ответственно.

И несмотря на то что среди кандидатов бытует мнение, что мы, рекрутеры, не читаем сопроводительные письма, это далеко не так.

Хорошо написанное письмо обязательно выделит вас в конкурсе на вакансию.

Ну а я надеюсь, что после прочтения статьи вы станете чаще использовать этот инструмент и получите долгожданный оффер!