День сурка: почему мы на самом деле любим рутину, а она нас нет

Маркетолог eLama Полина Мандажи рассказала, почему рутина вредит работе и мешает креативности и что помогает, если не избавиться от этого влияния, то сильно его уменьшить.

Монотонная работа — «островок безопасности» нашего продуктивного, но ленивого мозга. А еще одна из частых причин выгорания и потери интереса к работе. Я проходила эти стадии не раз: сначала рутина в работе радует, а потом приводит к прокрастинации и лени. Поэтому я попыталась разобраться, из-за чего нашему мозгу нравится рутина, почему это не всегда хорошо и что с этим можно делать.

Каждый день мы делаем то, о чем не задумываемся: выключаем будильник, чистим зубы, идем до машины, проверяем почту. Всё это рутина — наши ритуалы, которые стали привычкой и не требуют активности от мозга.

Или работа — наши навыки тоже можно отнести к автоматическим действиям. Их мы развиваем намеренно, чтобы потом повторять на автопилоте и не тратить много сил. Я работаю в диджитал уже пять лет — пишу тексты и запускаю интернет-рекламу. И для меня монотонность и рутина — в чистке площадок или запросов в кампаниях, мониторю показатели, собираю семантику, это я делаю почти на автомате и под какое-нибудь видео на YouTube. Но когда таких задач много и делать их долго, я устаю и теряю производительность: откладываю задачи на потом, коплю, а потом трачу на них нерабочее время, чтобы успеть к дедлайну.

И это не только моя проблема: по данным HeadHunter, чаще всего с выгоранием сталкиваются middle-специалисты с опытом от 3 до 6 лет (68%), а рутина и отсутствие творчества в задачах входят в тройку главных причин выгорания.

Основных причин три — и все они связаны с тем, как работает наш мозг.

Сразу оговорюсь: эта статья не научна и не подтверждена специалистами, а в нейробиологии я любитель — слежу за исследованиями и любимыми авторами. Поэтому весь последующий текст, — это мои попытки разобраться, почему мне не всегда хватает сил на обучение или генерацию идей.

Мозг, как любой эффективный механизм, всегда стремится экономить свои ресурсы. И превращает в привычку почти любое действие, которое человек повторяет несколько раз. Это позволяет нам не тратить энергию как на элементарные процессы — ходьбу, бег и т. д. — так и на более сложные, например парковку.

Все наши привычки «записывают» базальные ядра. Это участки, которые расположены в глубине больших полушарий у основания мозга. Запоминаются наши привычки по петле: мы попадаем в знакомую ситуацию, выполняем привычные действия и получаем некую награду. Если привычка уже закреплена, то наградой становится то, что мы ожидаем получить от выполнения конкретного действия.

Попробую объяснить на примере моей работы. Каждый день я захожу в рекламный кабинет и проверяю, как работают кампании. Для этого сортирую их по убыванию расхода, проверяю самые важные, например с акциями или новым продуктом, и отключаю те, где из статистики понятно, что ничего хорошего уже не будет. Если с кампаниями всё в порядке, я радуюсь, что хорошо сделала свою работу — это и положительный фидбэк от руководителя и есть моя «награда».

Привычки появляются тогда, когда человек осознанно повторил действие столько раз, что теперь может делать то же самое неосознанно. И даже занятие спортом или соблюдение диеты могут быть такой рутиной. Привычкой может стать не только действие, а эмоциональное состояние, подходы к работе или, например, окружающая обстановка. Поэтому в знакомой комнате человек может ходить даже с закрытыми глазами.

Жизнь, как показали пандемия и 2022-й, нестабильна (иногда пугающе), а рутина предсказуема.

Ежедневные ритуалы и запланированные дела успокаивают и дают ощущение контроля над своей жизнью и тем, что происходит вокруг. Четкая последовательность действий и знание о том, чего от них ожидать, минимизируют неопределенность и помогают справиться с ежедневными трудностями. Поэтому если что-то идет не по плану, мы часто теряемся, не всегда понимаем, как реагировать, и начинаем паниковать.

Проблема в том, что контроль этот — иллюзорный. На самом деле, влиять можно только на ту небольшую часть своей жизни, которая является частью рутины. А изменения, которые в жизни неизбежно происходят, могут надолго и серьезно выбить из колеи.

Пример из всё той же работы: года три назад у моего клиента, интернет-магазина детских колясок, стали стремительно ухудшаться показатели рекламы. Чтобы исправить ситуацию, я делала то, к чему привыкла за годы работы, — проверяла настройки, оптимизировала, повышала ставки, отключала все неэффективное. Но ситуация ухудшалась, а я паниковала. Хотя дело было не столько во мне и моих умениях, сколько в изменениях на рынке: стали развиваться маркетплейсы, и мамы с папами предпочитали покупать коляски там — из-за доставки, акций, попутных покупок.

Решения были на поверхности — выставить товар на маркетплейсы или придумать другую бизнес-модель, например товары по подписке для молодых мам. Но до такого предложения клиенту я не сразу дошла. Потому что оба решения за пределами привычного и понятного, за пределами рутины.

Задача мозга — любыми способами сохранить своего человека в безопасности. Выше я уже рассказывала о награде, которую получает наш мозг, когда привычка закрепляется. Некоторые такие привычки помогают нам справляться со стрессом — будь то шоппинг или мелкие задачи, которые мы выполняем, чтобы не приступать к большой.

Но бывает так, что стресс становится хроническим. Из метода борьбы со стрессом привычки превращаются в потребность повторять одно и то же поведение. Например, если сроки большой задачи прошли, тогда мы пытаемся убежать от реальности и горящих дедлайнов, концентрируясь на маленьких задачах.

И почему важно контролировать ее количество.

Распорядок дня и ритуалы, вроде чашки кофе перед работой — это хорошо. Они позволяют настроиться на задачи и «включиться». А вот заменять важную, но непонятную или неприятную работу рутиной — плохо. Например, чтобы написать цепляющие рекламные тексты, мне нужно знать больше о проблемах и болях пользователей. По-хорошему, нужно провести глубинные интервью, проанализировать скрипты и записи звонков в отделе продаж. Это важная работа, но я редко ее делаю, потому что это сложно и долго.

На самом деле откладывание дел — это та же прокрастинация. Мы делаем вид, что заняты чем-то простым и понятным — обычными операционными задачами, чтобы не заниматься чем-то сложным. Но ни профессионального, ни личностного роста, ни повышения зарплаты не будет, если постоянно бегать от сложностей.

Для обычных повседневных размышлений мы используем исполнительную функцию головного мозга. А вот прорывные, неожиданные идеи возникают в так называемой сети пассивного режима работы — это участок мозга, который активизируется, когда человек отдыхает, дремлет или совсем ничего не делает.

Чтобы в полной мере задействовать потенциал этой системы, надо повышать нейропластичность — способность мозга перестраивать нейронные связи. Чем чаще мы что-то повторяем, тем сильнее закрепляется это поведение и сложнее заняться чем-то новым. И тогда рутина становится медленным ядом, который убивает креативность и способность учиться новому.

В 2019 году ученые Университета Южной Флориды рассказали об исследовании, которое показало, что рутина ухудшает деятельность мозга. Ученые опросили 730 взрослых на тему того, как часто они занимаются типичными однообразными делами: тренировками, бытом и т. д. А спустя 10 лет повторили опрос, в котором провели несколько тестов — на объем памяти, внимание, скорость обработки информации и вербальную память. Например, участников просили назвать как можно больше животных за минуту, повторить последовательность чисел и список слов. Выяснилось, что у тех, кто выбирал хобби и активно проводил свободное время, мозг работает лучше, чем у тех, кто отдыхал пассивно.

Если человек не меняет привычки и не получает новых знаний, его мозг использует мало нейронов. Чтобы сохранять пластичность мозга и способность учиться новому, создавать что-то новое, необходимо тренировать свой мозг и регулярно «напрягать» его новыми челленджами. И уменьшать рутину.

Одни и те же привычные задачи в работе превращают ее в рутину, и в конце концов специалист чувствует себя роботом, который бесконечно повторяет свои действия. Если таких задач много и все они нелюбимые, то по-настоящему интересные проекты откладываются до лучших времен: когда у человека появится время и, главное, силы на них.

Выше мы уже обсуждали, что рутинные задачи помогают прокрастинировать. А сумма двух причин приводит к бесконечному потоку рутины без надежды на светлое будущее.

Кроме того, рутина повышает тревожность. Люди, которые зациклены на однообразных действиях, как правило, более тревожные и менее целеустремленные.

Чтобы она стала помощником.

Я пытаюсь чередовать творческие задачи с операционными. Если понимаю, что последних много, делаю между ними перерыв. Для этого пользовалась разными техниками, например принципом «9 дел», когда за день выполняешь одну большую задачу, три небольших и пять совсем мелких.

Но больше остальных мне подошел известный «Помодоро». Я адаптировала его под свои задачи: рассчитала, сколько обычно трачу на них — вышло 40 минут. На перерыв выделила 10 минут мне этого хватает, чтобы не отвлечься совсем и при этом передохнуть. Чтобы всё это дело отслеживать, я установила приложение Forest: в нем сажаешь дерево, а если отвлекаешься или переключаешься, дерево погибает. Это очень мотивирует оставаться в приложении.

Когда рутины совсем много, стараюсь намеренно каждый день внедрять одну задачу на «креатив».

Если у рутинных действий есть понятный алгоритм, я пытаюсь их делегировать цифровым помощникам. Настраиваю автоплатежи, где это возможно, записываю заметки и устанавливаю напоминания, чтобы не держать это в памяти.

В работе тоже стараюсь использовать автоматизацию: собираю парсерами аудиторию, отдаю управление ставками бид-менеджеру и т. д. Иначе на такие задачи уходит примерно четверть рабочего времени. Например, чтобы избавить от рутины специалистов по интернет-рекламе, мы в eLama разрабатываем автоправила. Настраиваешь условия, а алгоритмы сами анализируют, что нужно изменить в кампаниях, чтобы они работали лучше. Автоправила могут чистить площадки РСЯ и поисковые запросы, чтобы у специалистов оставалось больше времени на гипотезы, эксперименты, креативы и другую творческую работу.

Совсем отказываться от ритуалов и привычек не стоит: они все еще помогают мозгу экономить ресурсы. Но небольшая встряска с помощью новых впечатлений, знаний, сложных задач не даст рутине нас закрепостить.

Когда задача совсем «не идет», я меняю обстановку: работаю из дома, поэтому перемещаюсь с ноутбуком по квартире. Или когда все-таки еду в офис, возвращаюсь оттуда неизвестным путем, вместо обычного. И обязательно пешком: в своем практическом пособии Оливия Фокс Кабейн пишет, что ходьба — один из лучших способов стимуляции творчества. Но чтобы идея все-таки проявилась, нужно выполнять дополнительные действия. Например, держать монетку или другой мелкий предмет, чтобы мозг работал в режиме ассоциаций, или записывать всё, что приходит на ум. Возможно, из этих записей потом получится хорошая гипотеза.