Инструкция: работа со спикерами на деловых конференциях

От поиска интересных имён до финальной репетиции на площадке — колонка редактора vc.ru.

Расскажу, как выстроить процесс работы со спикерами, чтобы они охотно вовлекались в проект, приезжали на репетиции, вовремя сдавали презентации и оставались с вами в хороших отношениях, когда мероприятие закончилось.

Первое, с чего стоит начать — это составить таргет-лист из желаемых спикеров. Всем мои листы делились на несколько категорий:

В зависимости от длительности программы каждая категория будет насчитывать своё количество людей. В блок «Большие имена» я бы сразу закладывала больше фамилий, а в бизнес-тренеров — меньше, поскольку первые выступают редко, а вторые более вероятно согласятся на ваше предложение. По опыту — на конференцию из 30 спикеров я обрабатывала список из примерно 300 фамилий.

Вопрос поисков делится на две части: где искать идеи по спикерам и как найти их контакты.

Последнее мероприятие, которое я делала, было связано с изучением примеров удачных корпоративных культур. Для того, чтобы составить таргет-лист, я искала спикеров по нескольким каналам:

Иногда поиски спикеров напоминали мне детективные расследования. Поиск мог длиться пять минут, в некоторых случаях — пару месяцев. Расскажу, как я выходила на тех, кто старательно защищает себя от нежелательных вторжений.

Для меня первая встреча — не равно «мы подтвердили спикера и просто идём обсуждать детали выступления». Первая встреча — это возможность найти общие точки контакта, обнаружить совпадение взглядов или их отсутствие.

За редким исключением я приглашала в проект спикера, с которым никогда не виделась лично — как правило, речь шла о тех, кто жил в других странах и мог общаться с нами только через видеозвонки. Предварительно я тщательно изучала его выступления, читала статьи, отзывы. И на этот звонок в том числе шла, как на знакомство, всегда понимая, что могу отказать и отказать могут мне.

К первой встрече важно подготовиться так же хорошо, как к интервью при трудоустройстве:

На первой встрече легко стушеваться, если собеседник высокопоставленное лицо. Когда я делала конференции, мне было 23-24 года, это добавляло дополнительный дискомфорт, — казалось, меня не будут воспринимать всерьёз. Спустя некоторое время я поняла, что переживать не о чем. Я разбираюсь в том, о чём говорю, умею задавать вопросы, отталкиваться от реакции собеседника, понимаю деловой этикет.

Через несколько минут после начала встречи собеседник вовлекался в беседу, я забывала о своих надуманных проблемах, встреча шла своим чередом.

Единственное, что имеет значение, — это нравится ли вам самому то, что вы делаете. Если вы с огоньком рассказываете о своём проекте, разбираетесь в теме, умеете переложить профессиональный птичий язык на человеческий, задаёте хорошие вопросы и искренне увлекаетесь собеседником во время встречи, шансы на хорошую беседу высоки.

Ещё одна причина, по которой я не приглашаю человека заочно в проект, — в онлайне может быть один имидж, в реальности — другой. Однажды моя коллега пришла на переговоры-разведку, а дамы в переговорной комнате начали орать. Просто было такое настроение. Коллега не растерялась и напомнила им, что происходящее сейчас в помещении как минимум странно.

С виду компания была приличной и именитой, а внутри оказались люди, с которыми мы не смогли бы не то что выступление подготовить, но и парой писем обменяться.

Иногда генеральный директор не видит важности встречаться с вами лично и норовит отправить на переговоры своего ассистента или PR-менеджера. На такой вариант соглашаться не стоит. Выступать потом не менеджеру, а его руководителю, а тратить время на пустую подготовку возможно не подходящего вам человека бессмысленно.

Другой риск встречаться с менеджером без руководителя — это невозможность вовлечь спикера в проект на эмоциональном уровне. Важно, чтобы спикеру самому стало интересно выступить, а это не превратилось бы в очередную конференцию.

После первой встречи не забудьте написать резюмирующее письмо с договорённостями. Если вам нужна пауза для принятия решения, то обязательно сообщите об этом спикеру. В указанный срок вернитесь с ответом, даже если это отказ.

Возможно, это банальный совет, но можно пользоваться CRM-системой, чтобы точно не забыть о сроках ответа. Когда вы управляете отношениями больше чем с тремя спикерами, забыть что-то очень вероятно, а чем ближе мероприятие, тем меньше стоит полагаться на свою память.

Если вы готовы пригласить спикера в проект, стоит обсудить с ним, какая подготовка вам предстоит, чтобы сформировать у человека правильные ожидания. В нашей стране пока нет культуры внимательно готовиться к мероприятиям. Поэтому приходится внушать людям важность подготовки: отработки идеи, презентации, репетиции, брифов.

На этом этапе важно грамотно рассчитать время на подготовку и согласовать его со спикером. Обычно я готовила спикеров за два-три брифинга. Для этого уже необязательно встречаться лично, достаточно созвониться по видеосвязи и обсудить основные моменты выступления. Эти шаги я также фиксировала в CRM, чтобы понимать статус подготовки каждого спикера и вовремя придать ему ускорения.

Параллельно с подготовкой можно отправлять спикерам письмо с основными обновлениями в проекте. Без фанатизма — достаточно пары писем за несколько месяцев. В них может находиться информация о дополнительных активностях, которые будут на мероприятии, о новых партнёрах и спикерах. Это дополнительная точка контакта с организатором мероприятия. Это мы живём проектом, а спикер погружен в свои дела и хорошо, если раз в пару недель вспоминает о подготовке.

На финальной стадии подготовки желательно пригласить спикера на репетицию на площадку. При этом не нужно заставлять его обязательно прогонять своё выступление, если он не хочет тратить силы. Некоторым достаточно просмотреть свою презентацию на большом экране и увидеть, где он будет стоять на сцене.

В качестве поддержки для спикера мы обычно пускаем дубликат презентации на экранах перед ним, которые установлены прямо на сцене. Это помогает не оборачиваться постоянно на большой экран.

Также на репетиции можно объяснить человеку, в каком именно месте сцены нужно стоять, чтобы со стороны это не выглядело, как метания тигра в клетке. Если сцена большая, а спикер постоянно ходит туда-сюда, из зала это смотрится некрасиво и нервно.

Если всё-таки на репетицию до мероприятия приехать не получилось, то нужно обязательно встретиться на площадке в день выступления до презентации. Десяти минут достаточно, чтобы показать сцену, кликер, познакомиться с режиссёром проекта, проверить презентацию.

Презентации спикеров мы обычно собирали за два-три дня до конференции и передавали их режиссёру на проверку. За день до мероприятия на площадке идёт монтаж, а режиссёр проверяет весь контент на экране вместе со звуком и светом.Поэтому истории, когда спикер пришёл на площадку за пять минут до мероприятия и сунул мне в руку flash-драйв, не случаются. Также мы заранее предупреждаем выступающего о нужном формате презентации — ещё до её создания.

За неделю до мероприятия у каждого спикера появляется персональный менеджер со стороны организатора. Это наш волонтёр, который берёт на себя ответственность по встрече спикера на площадке, организации парковки, проводит ему экскурсию, приводит в главный зал и помогает с любыми вопросами по ходу мероприятия.

Если у вас в работе более 15 спикеров, то управиться с ними самостоятельно сложно. У нас существовало правило — программный директор на площадке не работает. Поэтому я готовила всё заранее, а на мероприятии общалась со спикерами и старалась не брать с собой рацию.

Я поглядывала за контентом, с волнением слушала выступления, которые мы готовили месяцами, нервничала, когда спикеры выходили на сцену, и тихо радовалась, если аудитория тепло принимала истории выступающих.

По итогам проекта стоит обязательно связаться со спикером в удобном ему формате — звонок, личная встреча, письмо — и взять обратную связь. Возможно, найти точки соприкосновения для будущих проектов.

Напоследок — люди замечают неравнодушие и ответственное отношение к делу. Казалось бы, мы просто делали конференцию. Зачем так мучиться из-за каждой детали? Мне лично было важно сделать проект потрясающим опытом для участников, запоминающимся для спикеров. Когда они сталкивались с таким уровнем важности в глазах организаторов, то проникались к нам уважением и искренне хотели помочь.