Что дает автоматизация общепита? 32 функции и фишки

Разбираем функциональность товароучетных систем для HoReCa

Кофейни, пекарни и точки фаст-фуда в этом году, на постпандемийной волне, растут, как грибы после дождя. Некоторые из них живут, как бабочки-однодневки, сезонно, делая все на коленке. А есть те, кто начинает расширяться и увеличивать как выручку и прибыль, так и количество точек, причем достаточно быстро.

Что отличает первых и вторых? Кто становится успешным и идет расширяться и автоматизироваться, а кто исчезает с улиц через два-три месяца? Первые начинают озадачиваться вопросом автоматизации на самых ранних этапах, когда многие говорят: «Ну и зачем мне это, я и так сам за всем могу следить». Вы можете, конечно. Но насколько это эффективно?

В начале небольшому бизнесу и не нужна полновесная серьезная система автоматизации, вроде r_keeper или iiko. Это и дорого, и сложно в настройке и внедрении. Но у вас точно есть или будут какие-то процессы, которые стоит автоматизировать. И вы, скорее всего, даже и не знаете, что это можно сделать.

Поговорим про это море разных функций, чтобы вы знали, что есть и где это искать. Для этого мы сравнили функционал разных сервисов для общепита в магазине приложений “Эвотор.Маркет” и выделили базовые и специализированные функции, а также интересные “фишки”. Но даже если вы не работаете на "Эвоторе", вы можете использовать наш гайд для подбора ТУ сервисов с учетом нужной вам функциональности.

Самое популярный и наиболее используемый софт в кафе и ресторанах ― тот, что облегчает обслуживание клиентов.

или одновременно обоими способами, если вы в кафе продаете еще и на вынос. Для этого нужно по-разному организовать работу сотрудников. Вы можете заменить или перенести блюда другому гостю или за другой стол в случае ошибки или изменения посадки гостей.

Доступно в сервисах r_keeper Lite, Quick Resto, Мой ресторан, Ireca Solo Plus и 1c-Рарус.

Разделение чека между гостями в любой момент, даже если гости не предупредили заранее. Сейчас эта возможность ожидается гостями по умолчанию и вызывает недоумение, если в кафе этого сделать не могут.

Оплата как картой, так и наличными в одном чеке.

Доступно в r_keeper Lite, Quick Resto, Мой ресторан, Ireca Solo Plus

Прием безналичных чаевых возможен сейчас при синхронизации с почти любыми сервисами и программами. Скорее всего, отдельно придется платить за сам сервис, но интегрироваться вы точно сможете с r_keeper lite. Например, Cloudtips.

Процесс, в котором происходит самое большое количество ошибок - это передача официантом заказа на кухню. Передал листочек повару - а тот не разобрал почерк… Есть программы, которые сделают из этого простую историю - официант даже не подходит к кухне, работает за терминалом, а на кухне стоит принтер, где вылезает чек с уже указанным количеством блюд, которые необходимы.

Доступно в сервисах r_keeper Lite, Quick Resto, Мой ресторан, Ireca Solo Plus.

Это удобно, так как официант не тратит время на заглядывание на кухню, а проводит время за стойкой и видит, что готово и идет уже за готовым блюдом.

Доступно в сервисах r_keeper Lite, Quick Resto, Мой ресторан, Ireca Solo Plus.

Роли персонала с разным уровнем доступа не позволят сотрудникам самостоятельно изменить цену на товар (например, сделать скидки друзьям или, наоборот, себе в карман класть с цены выше)

Доступно в сервисах r_keeper Lite, Quick Resto, Ireca Solo Plus.

Техкарты вы просто обязаны иметь по закону. Тут никак не отвертеться. Но и вам это удобно будет в работе. Техкарта - это разложение вашего блюда на составляющие - сколько в салате грамм горошка, сколько майонеза и т.п. Это позволяет понимать, как готовить и делать блюда всегда одинаковыми для ваших клиентов и дает четкую инструкцию для ваших сотрудников по готовке.

На старте составление техкарт и удобных отчетов займет какое-то время, но в будущем вы будете тратить на это 2-3 часа в месяц, обладая самой полной и актуальной информацией. Сервисы позволяют загрузить техкарты в xls/csv форматах - например при переходе из других систем автоматизации или если их разрабатывал шеф на заказ в Excel, как часто бывает.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

Калькуляция себестоимости для формирования правильной цены блюда. Именно создание техкарт позволяет четко понять, какой процент фудкоста получается по каждому изделию и адаптировать цены и наценку на разные виды продукции. Можно смотреть отчеты по себестоимости по разным видам продукции за разные периоды и повышать цены в случае, если сырье стало дорожать.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

Если в техкарте есть КБЖУ ингредиентов, из которых готовят блюдо, его калорийность рассчитается автоматически. Если калорийность или ингредиенты изменятся, то программа сделает перерасчёт автоматически.

Зачем это нужно? По закону вы обязаны указывать калорийность блюд. А еще клиенты могут (и, скорее всего, будут) спрашивать у официанта, если это не отражено в меню. Такое знать не помешает.

Доступно в r_keeper lite

Можно создавать и модификации товаров, к примеру, для блюда разного веса или размера. Это позволяет официантам искать блюда быстрее или добавлять к ним какие-то дополнительные ингредиенты. Например, сиропы к кофе или соусы к картошке. Это увеличивает средний чек, официант не забывает это предложить, и ему не надо искать среди большого меню - все спрашивается и добавляется в систему последовательно.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

Складской учет в сочетании с техкартами позволяет автоматически списывать количество ингредиентов блюда со склада. Можно отслеживать актуальные остатки и продажи, чтобы вовремя закупать необходимую продукцию у поставщиков и сразу из сервиса отправлять заказ. Сразу видно, когда заканчиваются полуфабрикаты и ингредиенты. Самые ходовые блюда не попадут в стоп-лист и продажи не встанут.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

Можете настроить получение уведомлений о низких остатках какого-то продукта через телеграм-бот.

Доступно в r_keeper lite

Чтобы не делать много разных действий руками, можно настроить автоматическое формирование документов реализации сразу в момент продажи.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

По закону заведения общепита должны передавать в ЕГАИС информацию о работе с алкоголем. Это документ "Вскрытие тары", в котором должна быть информация об акцизной марке.

Для “Эвоторов” для этого нужен сервис “УТМ Плюс”. Сервис обеспечивает работу по закону, отслеживая все изменения в законодательстве.

В r_keeper lite доступна только реализация пива, Quick Resto работает и с крепким алкоголем.

У заведений общепита, которые не продают молочную продукцию в потребительской упаковке через кассу, а используют в производстве, есть отсрочка по внедрению маркировки до 1 декабря 2023 года.

Попросите вашего поставщика выводить товар из оборота за вас. В ручном режиме в личном кабинете в ГИС МТ поставщик можно вывести товар из оборота по причине «Использование для производственных целей». Если совмещаете розничную продажу молока и использование в собственных нуждах/приготовлении блюд, допустим, в кафе стоит холодильник с мороженым, то вам нужно зарегистрироваться в ГИС МТ, начать принимать этот товар по ЭДО и на кассе сканировать код маркировки товара. В этом случае часть продукции вы продаете через кассу, а часть ― вручную выводите из оборота в личном кабинете ГИС МТ с признаком «Использование для производственных целей».

По маркировке упакованной воды ― обязательное ЭДО для розницы с 1 ноября 2022 года; продажа через кассу с обязательным сканированием кодов маркировки с 1 марта 2023 года, передача сведений о выбытии товара для HoReCa c 1 декабря 2023 года.

Для “Эвоторов” для работы с маркированным товаром (приемка по ЭДО, продажа по коду маркировки) нужно купить и установить сервис “Маркировка”, который будет передавать данные в систему маркировки.

Доступно в r_keeper lite, 1с-Рарус:Фастфуд Evo, 1с-Рарус:Ресторан Evo

Mixcart - это самый популярный сервис для автоматизации работы с поставщиками, который позволяет обмениваться документами и отправлять заказы напрямую.

Доступно в r_keeper lite - можно делать все в одном месте.

Не нужно ничего придумывать - уже есть созданные отчеты, которые позволят вам понять самое главное о вашем заведении.

Можно вести аналитику продаж и вывести топ самых продаваемых товаров в разные часы/дни, чтобы точно понимать, когда их актуально готовить.

Доступна аналитика по смене, по заведению, за определенный период, по самым востребованным блюдам. Отчеты о продажах с данными о выручке, наценке и полученной прибыли по блюдам и группам блюд.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

Если вам нужны определенные, нестандартные отчеты, то их тоже можно настроить, а дашборды будут визуально и наглядно показывать вам все, что происходит в вашем заведении.

Доступно в r_keeper lite

Можно контролировать все продажи и работу персонала в режиме онлайн удаленно, не дожидаясь закрытия смены, а также вносить актуальные изменения, не дожидаясь конца рабочего дня.

Доступно в r_keeper lite

В любой момент, а не только после закрытия смены, можно посмотреть отчеты по выручке, в том числе и сколько наличных, а сколько транзакций по карте.

Доступно в r_keeper lite

А может вам нужно, чтобы отчеты можно было выгрузить в Excel для каких-то целей - отчетность перед учредителями или налоговой? Тоже не проблема.

Доступно в r_keeper lite, Quick Resto

Смотреть на результаты вашего заведения с компьютера - удобно. С кассы - тоже удобно. А еще есть мобильные приложения специально для управляющих и хозяев, которые аккумулируют всю информацию по аналитике и текущим показателям у вас на телефоне. Вы в любой момент, в удобном читабельном формате можете узнать, как дела на какой точке.

Доступно в r_keeper lite

Программы лояльности ― важная и нужная вещь, так как позволяет в среднем увеличить выручку на 20%, а также меньше тратить денег на привлечение новых покупателей.

Позволяет выстроить коммуникацию с постоянными клиентами. По статистике, при наличии системы лояльности в заведении в любом виде, каждый второй клиент приходит второй раз.

В Эвоторе встроенная система лояльности доступна только в r_keeper lite за ту же цену. Со всеми другими системами вам необходимо ее докупать в категории приложений лояльности.

Расскажем о самых популярных направлениях систем лояльности, которые доступны в r_keeper lite (данными системами лояльности пользуются, как крупные заведения, вроде Шоколадницы, так и, например, небольшие кофе-поинты).

Возможность создать бонусную программу лояльности с базовыми функциями: начисление и списание баллов, возможность менять ставку начисления баллов. Это самая популярная механика лояльности и в общепите, и в розничной торговле: у клиента копятся баллы, которые он может потратить на следующую покупку. Это заставляет клиента приходить чаще и совершать покупки.

Скидочная система лояльности - когда клиент, приобретая у вас на определенную сумму, начинает получать стабильную скидку на все последующие покупки и по нарастающей. Такие используют крупные сети.

Это самая популярная акция в кофейнях, но она не обязательно должна быть привязана именно к кофе, вы можете выбрать, например, бизнес-ланч или определенное блюдо.

Мотивирует постоянных покупателей вернутся в ваше заведение.

Позволяют сообщать клиентам о скидках, акциях, новом меню в определенные дни. В r_keeper lite можно выбрать сегмент пользователей и сделать им рассылку напрямую.

Очень популярная история, которая позволяет сделать из чека средство коммуникации и напечатать скидку на следующее посещение, например.

Авторизация клиента по карте - это прошлый век. Все переходят на номер телефона, так как клиентам неудобно носить карты.

Чтобы вам лучше понимать, что на самом деле работает и приносит вам деньги, а от какой акции стоит отказаться. Можно сформировать и скачать отчет за выбранный период, в котором будут отражены основные показатели программы лояльности, в разбивке по клиентам/сегментам, блюдам, периодам и так далее.

Возможно вы уже пользовались лояльностью, возможно, вы уже собрали определенную базу лояльных клиентов - вы всегда можете их перенести в r_keeper lite с помощью файла.

Если вам необходимо смотреть информацию не только по одному заведению, то вам нужны сервисы, которые смогут аккумулировать всю отчетность и информацию, но в тоже время разбивать ее на разные точки.

Доступно в r_keeper lite и Quick Resto.