+100 к лояльности сотрудников и почти в 20 раз меньше расходы
Кадровая компания Manpower внедрила сервис мобильного документооборота Nopaper и теперь обменивается документами с работниками без бумаг и экономит на доставках.
Manpower — крупнейшая компания по подбору персонала и работе с брендом работодателя
1 этап: а в чём проблема? Подсчёт затратна бумажный документооборот
В компании 500 работников оформлены по ГПХ. Это дизайнеры, разработчики, копирайтеры и другие эксперты по всей стране. И с каждым нужно обмениваться документами.
Выплата по договорам ГПХ идёт после получения оригиналов актов. Чтобы получить акты, раньше использовали курьерскую службу. И работникам, и компании приходилось ждать документы, подстраивать расписание под доставку и тратить не только деньги, но и время.
На обмен документами по Москве уходило до 500 рублей, а по регионам — до 1000. Ждать документы приходилось неделю. Поэтому хотелось сократить время и расходы на документооборот. А также протестировать сервисы ЭДО, и в дальнейшем более уверенно перейти на кадровый электронный документооборот.
Цель — снизить расходы на документооборот и сократить время подписания документа с 7 дней до 1.
Чтобы достичь цели, в компании решили перейти на электронный документооборот и обмениваться документами через интернет, без бумаг и доставок.
2 этап: подбор решения. Manpower была важна не только цена, но и экспертность команды сервиса
Сервисы ЭДО работают с различными видами подписи: квалифицированная электронная подпись (КЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
Так как компания хотела обмениваться документами с экспертами, которые работают проектно, сервисы с квалифицированной подписью (КЭП) не подходили:
- За каждую подпись нужно было платить от 1000 до 3000 — это так же дорого, как и доставка курьером.
- Чтобы выпустить подпись, надо пройти очную верификацию. А значит, подстраивать своё расписание ради нескольких бумажек.
Электронный документооборот с КЭП получался таким же дорогим, как и курьерская доставка. Поэтому в компании выбирали сервисы с неквалифицированной электронной подписью.
В сервисах с поддержкой НЭП подпись можно получить удалённо и бесплатно. В компании рассматривали несколько решений, задавали вопросы и оценивали экспертность команды сервисов ЭДО.
Сервис электронного документооборота Nopaper выбрали по нескольким критериям:
- Экспертность. Юристы показали, что глубоко проанализировали всю законодательную базу при разработке сервиса, специалисты по безопасности, проверили надёжность системы и и ответили на все вопросы клиента.
Не каждый сервис мог ответить, что можно подписывать электронной неквалифицированной подписью, а что только квалифицированной. Команда Nopaper всё доступно объяснила.
- Цена. В Nopaper выпуск подписи бесплатный, а подписание одного пакета документа — 35 рублей (новый тариф). В пакете может быть сколько угодно документов.
- Юридическая значимость. НЭП приравнивается к собственноручной подписи (согласно ФЗ-63), более подробно можно прочитать тут: https://blog.nopaper.ru/vse-o-nep
- Удобство. В Nopaper подпись хранится и выпускается в телефоне. Не нужно ездить в удостоверяющий центр и тратить деньги на выпуск токена.
- Масштабируемость. Сервис подходит для подписания с физическими лицами, компаниями и сотрудниками.
В Nopaper для обмена документами понадобится только телефон и 5 минут. Manpower сможет оформлять документы за 1 день без бумаг, доставок и принтеров.
3 этап: подключение сервиса. Как теперь работает документооборот в Manpower
Manpower использует Nopaper для подписания с работниками по ГПХ. В решении доступны две версии приложения: веб и мобильное.
Сценарий подписания документа:
1) Установка приложения
Чтобы использовать сервис, нужно пройти идентификацию и выпустить подпись. Для этого отсканировать паспорт и пройти Liveness-тест.
Данные паспорта передаются по защищённым каналам и проверяются по базе МВД. Это нужно, чтобы убедиться, что такой человек правда существует, это настоящий действующий паспорт, он не украден, и кто-то не пытается выдать себя за другого человека.
Liveness-тест позволяет определить, что перед камерой стоит живой человек, а не видео, манекен или маска. И что это тот же человек, что и в паспорте.
2) Подписание
Со стороны компании:
- Главный бухгалтер Manpower загружает документ с компьютера в формате pdf, docx или xls.
- В мобильной версии подписывает документ как юрлицо
- Отправляет получателю по номеру телефона или ИНН
Со стороны работника:
- Работнику приходит уведомление
- Он открывает приложение, просматривает договор и акты. Подписывает документы нажатием на синюю кнопку
Подписанные документы имеют штамп печати и хранятся в личных кабинетах подписантов.
«В сервисе мне нравится прозрачность процесса: на главном экране я вижу, сколько подписаний у меня осталось, на какой стадии документы: кто уже всё подписал, а кому стоит напомнить».
4 этап: Жизнь после внедрения. +100 баллов за техподдержку
Установили и вжух, всё работает — мечта любого разработчика, но так случается редко. Во время использования сервиса возникают запросы, особенно если к сервису сразу подключаются десятки человек.
Manpower нужно было поменять почту, прикрепить по доверенности еще одного подписанта от компании. С такими вопросами помогает техподдержка Nopaper.
В техподдержке Nopaper средняя скорость ответа на почте — 6 минут, в чате — 2 минуты
Для нас главное — люди, наши клиенты. Мы ценим время пользователей и стараемся отвечать им быстро и только по делу. Всегда вникаем в проблему и предлагаем наилучшее решение в его ситуации. А если такого нет, то стараемся его создать.
Мне нужно было прикрепить к системе сотрудника по доверенности, чтобы он мог подписывать от лица руководителя документы. Ребята из техподдержки помогли с этим. Мы отправили им доверенность, и уже через 40 минут мой сотрудник обладал теми же правами подписи, что и я.
5 этап: результаты и планы на развитие. Сокращение сроков подписания документа в 7 раз, а расходов в 13
В результате внедрения Nopaper компания за 1 день может оформить отношения с новым сотрудником или оплатить работу по договору. Никому не нужно никуда ехать, включать принтер и доставать пачку бумаги.
После перехода на Nopaper компания Manpower:
В 7 раз сократила расходы на доставку по Москве. Курьерская доставка по Москве обходилась компании в 500 рублей.
В 13 раз сократила расходы на доставку в регионы. Раньше в компании тратили около 1000 рублей на каждую доставку.
В 7 раз быстрее сотрудники получают документы и оплату.
С Nopaper мы с середины апреля, за это время снизились затраты на доставку, канцелярию, что в нынешних условиях немаловажно. Получаем положительную обратную связь от наших контрагентов, им нравится простота и скорость оформления отношений.
Сейчас очень ждём обновлений Nopaper и выпуск квалифицированной электронной подписи, чтобы перейти вместе с сервисом на кадровый электронный документооборот.
Следующий шаг — внедрение кадрового электронного документооборота. В сентябре в Nopaper руководители компании смогут выпускать в приложении КЭП и подписывать трудовые договоры.
Юридическая значимость. НЭП приравнивается к собственноручной подписи (согласно ФЗ-63), более подробно можно прочитать тут: - а где тут??
Про НЭП более подробно написано тут: https://blog.nopaper.ru/vse-o-nep (время прочтения 5 минут)
Или можно не читать, а смотреть про виды подписи: https://www.youtube.com/watch?v=bJHPfZKv_5E&t=576s (время просмотра 16 минут)