+100 к лояльности сотрудников и почти в 20 раз меньше расходы

Кадровая компания Manpower внедрила сервис мобильного документооборота Nopaper и теперь обменивается документами с работниками без бумаг и экономит на доставках.

Manpower — крупнейшая компания по подбору персонала и работе с брендом работодателя

В компании 500 работников оформлены по ГПХ. Это дизайнеры, разработчики, копирайтеры и другие эксперты по всей стране. И с каждым нужно обмениваться документами.

Выплата по договорам ГПХ идёт после получения оригиналов актов. Чтобы получить акты, раньше использовали курьерскую службу. И работникам, и компании приходилось ждать документы, подстраивать расписание под доставку и тратить не только деньги, но и время.

Сервисы ЭДО работают с различными видами подписи: квалифицированная электронная подпись (КЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Так как компания хотела обмениваться документами с экспертами, которые работают проектно, сервисы с квалифицированной подписью (КЭП) не подходили:

• За каждую подпись нужно было платить от 1000 до 3000 — это так же дорого, как и доставка курьером.

• Чтобы выпустить подпись, надо пройти очную верификацию. А значит, подстраивать своё расписание ради нескольких бумажек.

В сервисах с поддержкой НЭП подпись можно получить удалённо и бесплатно. В компании рассматривали несколько решений, задавали вопросы и оценивали экспертность команды сервисов ЭДО.

• Экспертность. Юристы показали, что глубоко проанализировали всю законодательную базу при разработке сервиса, специалисты по безопасности, проверили надёжность системы и и ответили на все вопросы клиента.

• Цена. В Nopaper выпуск подписи бесплатный, а подписание одного пакета документа — 35 рублей (новый тариф). В пакете может быть сколько угодно документов.

• Юридическая значимость. НЭП приравнивается к собственноручной подписи (согласно ФЗ-63), более подробно можно прочитать тут: https://blog.nopaper.ru/vse-o-nep

• Удобство. В Nopaper подпись хранится и выпускается в телефоне. Не нужно ездить в удостоверяющий центр и тратить деньги на выпуск токена.

• Масштабируемость. Сервис подходит для подписания с физическими лицами, компаниями и сотрудниками.

Manpower использует Nopaper для подписания с работниками по ГПХ. В решении доступны две версии приложения: веб и мобильное.

Сценарий подписания документа:

1) Установка приложения

Чтобы использовать сервис, нужно пройти идентификацию и выпустить подпись. Для этого отсканировать паспорт и пройти Liveness-тест.

Данные паспорта передаются по защищённым каналам и проверяются по базе МВД. Это нужно, чтобы убедиться, что такой человек правда существует, это настоящий действующий паспорт, он не украден, и кто-то не пытается выдать себя за другого человека.

Liveness-тест позволяет определить, что перед камерой стоит живой человек, а не видео, манекен или маска. И что это тот же человек, что и в паспорте.

2) Подписание

Со стороны компании:

• Главный бухгалтер Manpower загружает документ с компьютера в формате pdf, docx или xls.

• В мобильной версии подписывает документ как юрлицо

• Отправляет получателю по номеру телефона или ИНН

Со стороны работника:

• Работнику приходит уведомление

• Он открывает приложение, просматривает договор и акты. Подписывает документы нажатием на синюю кнопку

Подписанные документы имеют штамп печати и хранятся в личных кабинетах подписантов.

Установили и вжух, всё работает — мечта любого разработчика, но так случается редко. Во время использования сервиса возникают запросы, особенно если к сервису сразу подключаются десятки человек.

Manpower нужно было поменять почту, прикрепить по доверенности еще одного подписанта от компании. С такими вопросами помогает техподдержка Nopaper.

В результате внедрения Nopaper компания за 1 день может оформить отношения с новым сотрудником или оплатить работу по договору. Никому не нужно никуда ехать, включать принтер и доставать пачку бумаги.

После перехода на Nopaper компания Manpower:

В 7 раз сократила расходы на доставку по Москве. Курьерская доставка по Москве обходилась компании в 500 рублей.

В 13 раз сократила расходы на доставку в регионы. Раньше в компании тратили около 1000 рублей на каждую доставку.

В 7 раз быстрее сотрудники получают документы и оплату.

Следующий шаг — внедрение кадрового электронного документооборота. В сентябре в Nopaper руководители компании смогут выпускать в приложении КЭП и подписывать трудовые договоры.