Как оформить удалённых сотрудников из других стран и перевести им зарплату

Мы любим дистанционную работу и искренне считаем, что работа в офисе скоро себя изживёт. В штате нашей компании есть удалённые иностранные сотрудники. Для себя мы решили проанализировать, как можно оформить иностранцев на «удалёнку» и как с ними рассчитываться.

Нанять по трудовому договору удалённого сотрудника не получится. Как писал Минтруд в своём Письме от 7 августа 2015 года N 17-3/В-410, ТК РФ не предусматривает возможность заключения трудового договора о дистанционной работе с иностранным гражданином, осуществляющим трудовую деятельность за пределами территории РФ.

Сотрудничество с такими гражданами следует осуществлять в рамках гражданско-правовых отношений. Минтруд обосновал свою позицию тем, что согласно ст. 312.3 ТК РФ работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда дистанционных работников. Для иностранцев, работающих за пределами Российской Федерации, выполнение этого требования не представляется возможным.

Таким образом, по нашему мнению, сотрудничество с этими гражданами следует осуществлять в рамках гражданско-правовых отношений.

В зависимости от предмета договора с иностранным гражданином, работающим удалённо на территории своего государства, российская компания может заключить, например, гражданско-правовые договоры:

Примечание: заключение договоров гражданско-правового характера регулирует Гражданский кодекс. Нормы гл. 49.1 Трудового кодекса в данном случае не применяют.

Стороны договора. Сторонами гражданско-правового договора являются заказчик и исполнитель (подрядчик).

Способ взаимодействия. Поскольку стороны удалены друг от друга, в договоре им следует это указать и установить способ делового взаимодействия: по телефону, электронной почте, Skype или с помощью других средств связи.

Необходимо обязательно прописать, что исполнитель (подрядчик) осуществляет выполнение услуг, находясь за пределами Российской Федерации, и в связи с этим заказчик не становится налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ) для исполнителя, а также вознаграждения по договору не признаются объектом обложения страховыми взносами (п. 5 ст. 420 НК РФ).

Обмен документами. Стороны могут обмениваться подписанными экземплярами договора, актов посредством почтовой связи или с применением ЭЦП. Необходимо определить порядок этого обмена. В случае обмена документами в электронном виде необходимо соблюдать требования Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При заключении договора гражданско-правового характера с иностранца не нужно требовать:

То есть фактически достаточно паспорта и банковских реквизитов.

Предмет договора. Исполнитель обязуется совершить для заказчика определенные действия с целью достижения конкретного результата. Предмет договора (действие, работа, услуга) должен быть исполним удаленно, например «осуществить перевод текста» или «разработать дизайн-макет» и так далее.

Обратите внимание: заказчик не имеет права определять и контролировать режим выполнения работ, вести учет отработанных исполнителем дней, часов.

Начисление и выплата вознаграждения. Размер вознаграждения определяется сторонами договора (ст. ст. 709 и 781 Гражданского кодекса). Оплата производится только по достижении результата или выполнении этапов работ. Эти факты стороны фиксируют подписанием актов выполненных работ (этапов работ).

В договоре должен быть предусмотрен порядок безналичного перечисления денег исполнителю.

Валюта. Вознаграждение может выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. С нерезидентами российская компания вправе проводить валютные операции без ограничений (ст. 6 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Можно свободно использовать иностранную валюту и рубли (п. 9 ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ).

Срок действия договора. В гражданско-правовом договоре нужно установить конечный срок его действия, даже если стороны не планируют прекращать сотрудничество (ст. ст. 708 и 783 Гражданского кодекса). В последнем случае никто не мешает им пролонгировать договор на следующий срок или заключить новый договор.

Никаких отпусков.Трудовые гарантии и компенсации исполнителю (подрядчику) не положены, поскольку на него не распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса).

Заказчик не обязан предоставлять ему отпуск, обеспечивать безопасные условия труда, оплачивать больничные и так далее. Ни одного такого условия не должно быть в гражданско-правовом договоре с исполнителем — удаленным иностранцем.

Эта часть самая интересная. С точки зрения валютного законодательства такой договор будет являться внешнеэкономической сделкой, валютный контроль затрагивает в той или иной степени все внешнеэкономические договоры. С 1 марта 2018 банки регистрируют не все контракты, а только те, сумма которых превышает установленный законами предел.

Для импортных контрактов и кредитных договоров это 3 млн рублей, для экспортных – 6 млн рублей. Расчеты по контракту должны проходить через счета именно в том банке, который поставил контракт на учет (принял его на обслуживание). Если сумма услуг или работ по договору не превышает 200 тысяч рублей, то валютный контроль может не требовать копий документов.

Оплату планировали проводить с расчетных счетов в «Альфа-банке» и «Сбербанке».

1. Мы перестраховались. Несмотря на то, что наша сумма к переводу была меньше 200 тысяч рублей, мы подготовили договор возмездного оказания услуг и акт выполненных работ.

2. Мы позвонили нашим менеджерам в «Альфа-банке» и «Сбербанке». Сообщили, что планируем валютный перевод. Оба менеджера сообщили, что по нашей сумме не требуется предоставление документов, поэтому можем смело переводить.

3. Мы заполнили платёжное поручение. В нашем случае у иностранного сотрудника была карта российского банка в рублях, поэтому платёж тоже в рублях. Расчётный счёт иностранца начинается с цифр 40820.

Когда вводишь такой расчётный счёт в платежке, программа подскажет, что это нерезидент, и появится окно для ввода кода вида валютной операции. Коды в нашем случае такие: 21200 — когда услуги оказаны и есть акт, 21100 — когда предоплата. Обязательно в назначении нужно сослаться на номер и дату договора ГПХ.

4. В течение пяти минут после совершения платежа нам позвонил сотрудник валютного контроля «Альфа-банка» и попросил направить письмо через клиент-банк следующего содержания:

Со стороны «Сбербанка» звонков не поступало.

5. В течение 10 минут нашему сотруднику пришла SMS о поступлении средств от «Сбербанка». Спустя 30 минут аналогичная SMS пришла по сумме из «Альфы».

6. После проведения платежа со счёта нашей компании была списана комиссия за осуществление функций агента валютного контроля (ФАВК).

Ниже указаны комиссии ФАКВ в трёх банках:

В соответствии с частью 4 статьи 7 Федерального закона N 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисленные российской организацией в пользу физических лиц, являющихся иностранными гражданами и лицами без гражданства, в связи с осуществлением ими деятельности за пределами территории Российской Федерации в рамках заключенных договоров гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, не являются объектом обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды.

Таким образом, будет оплата комиссии за ФАВК, но не будет оплаты НДФЛ и страховых взносов. Что касается самого сотрудника, то у него обязанность по уплате налогов возникнет уже перед своим государством. В нашем случае сотрудник трудился из Украины.

Наш опыт показал, что вопросы могут возникнуть только на стороне банка, но при своевременной подготовке документов и оповещении менеджера это решается.

P.S. Стараемся быть полезными для вас и делимся лайфхаками.

Что уже рассказали на vc.ru:

Материал подготовили S4 Consulting.