4 бизнес-процесса, которые пожирают кучу времени отдела продаж и мешают зарабатывать больше: обзор проблем и решений

Нет времени на "подумать"? Понимаю. Если рутина отнимает все время, то бизнес перестает расти. Меня зовут Радик Юсупов и я основатель IT-компании (у нас 2000 клиентов). Я не люблю тратить время на ерунду и поделюсь опытом, как освободить команду от ежедневных задач и работать эффективнее. Пора за дело!

Почему предприниматели хотят выйти из операционки? Во-первых, день сурка приводит к выгоранию. Во-вторых, не получается дотянуться до стратегии развития бизнеса.

Почему так происходит? Нет времени на «подумать».

Сотрудники тоже не хотят тратить время на ерунду и заниматься однотипными задачами. Каждый из них знает, что можно улучшить или чего делать не надо. Правило «1% в день» работает безотказно: становись на 1% лучше каждый день, и через год ты обгонишь всех

Попробуем представить компанию как ракету. Вы, как владелец/основатель, находитесь на верхушке. Именно вы определяете направление. А ваши сотрудники – это двигатель, фюзеляж, насосы для топлива и т.д. Короче, ракета летит благодаря вашей команде. Чем она эффективнее, тем выше шанс долететь до луны нужной цели.

А чтобы ваши сотрудники работали меньше и успевали больше, я разобрал четыре бизнес-процесса, которые можно автоматизировать почти в каждой компании. Команда скажет вам «спасибо»!

*Выпуск на основе статьи доступен на нашем YouTube-канале

На дворе 2022 год, а кто-то до сих пор записывает клиентов в тетрадки. Правда, некоторые предприниматели уже завели бизнес-аккаунт в WhatsApp, но этого все равно мало (FAQ: 10 фишек WhatsApp Business, о которых вы не знали).

Прикинем, откуда могут прийти клиенты:

Проблема. Менеджеры не успевают следить за всеми площадками и теряют кучу клиентов = денег.

Решение. Подключаем все каналы коммуникации к CRM-системе.

Выбираете любую – amoCRM, Битрикс24, Планфикс, okoCRM или другую – и собираете все каналы в одном месте. Когда вам кто-то напишет, информация об этом появится у вашего менеджера в виде сделки или задачи.

Результат. Больше не придется открывать по 20 вкладок в браузере и мониторить их в течение дня. Ни одна заявка не потеряется.

Да, придется подключить CRM-систему. Однако с точки зрения затрат времени и результата, это окупается за пару дней.

Вам поступила заявка, вы обработали запрос и отправили коммерческое предложение с расчетами. Теперь нужно подвести клиента к принятию решения.

Проблема. С одной стороны, менеджер, который стесняется звонить клиенту, потому что боится услышать отказ или еще какой-нибудь негатив. С другой стороны, клиент, который занят своими делами и не помнит о вас. А когда вы звоните, он еще и ругается. Как правило, таких клиентов откладывают на потом: пока они не остынут, либо пока не загорится план продаж.

Решение. Подключить сервис, который автоматически напишет/позвонит клиенту и напомнит о вас.

Например, сервис Tomoru делают хороших обзвонщиков. А с помощью Radist.Online можно подключить WhatsApp или Telegram к CRM-системе и настроить напоминания в мессенджерах.

Автоматическую отправку сообщений в мессенджеры можно настроить через Digital Pipeline в amoCRM или через Триггеров и Роботов в Битрикс24. Другие CRM имеют свои инструменты.

Результат. Больше не придется звонить или писать клиентам вручную, чтобы напомнить о себе. Вы сэкономите нервы и время - не знаю, что важнее.

Вы напомнили клиенту о себе и он захотел купить. Теперь нужно подготовить документы: договор, доп соглашение или акт. Как правило, они пишутся по шаблону и менеджеру нужно вписать данные клиента (реквизиты), распечатать, поставить печать, отсканировать и отправить клиенту.

Проблема. Туева куча времени уходит впустую. Вносим данные в CRM → ищем шаблон документа → пересохраняем в нужную папку → открываем документ → заполняем реквизиты и далее по списку. По пути отвлекаемся на звонок, разговор с клиентом, обед и рабочий день уже закончился.

Решение. В CRM-системе вы можете зафиксировать реквизиты и данные компаний по нужным полям, выбрать нужный шаблон договора (акта) и нажать одну кнопку. Все сгенерируется автоматически, в нужных форматах и даже с печатями.

Результат. Никакой бюрократии. Договор заполняется в пару кликов. А один наш клиент (попросил не разглашать свое имя) рассказывал, что освободил 4 часа в день у своего менеджера. А раньше хотел нанять ему помощника.

Итак, договор подписан и пора выставить счет.

Я видел разные бизнес-процессы в разных компаниях и самое простое – это когда менеджер заходит в интернет-банк, вбивает реквизиты клиента, прописывает товары и все в таком духе. Кто постарше, используют 1С.

Проблема. Менеджер не знает, когда приходят деньги. Эту информацию ждут от бухгалтерии или руководителя. Менеджер уже потратил время на выставление счета или ссылки на оплату, так еще отвлекает от работы руководителя или коллегу-бухгалтера, чтобы узнать о поступлении.

Решение. Нужно всего лишь настроить автоматику, которая позволит сгенерировать счет или ссылку на оплату, и расскажет менеджеру, что деньги пришли.

Если вы используете amoCRM, можно подключить интеграцию интернет-эквайринга от Radist.Online. Сможете выставлять ссылки на оплату прямо из сделки в пару кликов, а после поступления оплаты менеджеру придет уведомление. Доступно 22 банка, среди которых Тинькофф, Сбер, Модуль, Точка и другие. Подключение займет 5 минут и 3 дня на тест. Кейсы тут, а по любым вопросам можно обращаться сюда.

Результат. Никто не отвлекается и информация об оплатах есть у всех сотрудников, кому это нужно. Эффективность растет.

Разумеется, это не все бизнес-процессы, которые можно автоматизировать. Я рассказал об основных моментах, которые встречаются у 80% компаний. С этого можно начать, ведь на внедрение каждого пункта может уйти время. Не забывайте, вам еще работать нужно.

Автоматизируем бизнес-процессы → освобождаем команду от рутины → работаем эффективно → сокращаем расходы → увеличиваем продажи → улетаем в отпуск на Мальдивы (или в Геленджик)

Напишите в комментариях, с какими рутинными задачами сталкиваются ваши менеджеры и как вы это оптимизируете. Постараюсь помочь!