Управление сервисной IT-компанией: набор рекомендаций для управления простоями и проектного сопровождения в аутстаффинге

24 ноября IT-кластер ARDA провел презентацию отраслевого стандарта для компаний, работающих по аутстаффинг-модели. В рамках презентации состоялась панельная дискуссия с участием экспертов рынка заказной разработки. В этом материале собраны ключевые тезисы из обсуждения.

Одно из ключевых преимуществ аутстаффинга перед наймом или даже классическим аутсорсингом — это скорость подбора и подключения людей к проекту. Чтобы обеспечить эту скорость, на стороне поставщика обязательно должны быть внедрены соответствующие процессы.

В основе управления простоями находится реестр свободных ресурсов — это таблица, которая отображает, какие специалисты, когда и на каких условиях могут подключиться к проекту. Документ содержит ссылки на резюме специалистов. Эти документы должны поддерживаться в актуальном состоянии.

Начало сотрудничества и онбординг специалиста тоже состоит из набора обязательных этапов — установочной встречи, проверки доступов, настройки окружения, создания тестового коммита и т.д. Вся информация о проекте должна поддерживаться в актуальном состоянии на стороне поставщика на протяжении работы.

Помимо этого необходима процедура офбординга специалиста при завершении проекта или замене. Наличие этих процессов позволяет существенно сократить коммуникационные и операционные издержки на всех этапах оказания услуги.

В классическом аутсорсинге заказчик платит за результат, и исполнитель сам решает, как его достичь. В аутстаффинге заказчик платит за процесс — ответственность за результат остается на заказчике, а обеспечение дисциплины — на поставщике. По этой причине аутстаффинг проще стандартизировать, чем аутсорсинг.

Услуга нуждается в стандартизации, так как в одну проектную команду могут подключаться специалисты от нескольких поставщиков одновременно. Чем синхроннее этот процесс, тем меньше административной нагрузки ложится на заказчика, а значит, и сама модель становится эффективнее.

Во время кризиса стандартизация услуги особенно актуальна, так как компании хотят минимизировать риски, связанные с привлечением сотрудников в штат.

Консолидированный рынок со стандартизированными подходами к оказанию услуги поможет заказчикам оценить все преимущества аутстаффинга перед традиционным наймом.

Стандарт — это готовый набор рекомендаций, направленный в первую очередь на компании, которые планируют запустить услугу, но также будет полезен и тем, кто уже практикует такой формат.

Релиз 1.0 был посвящен теме учета времени сотрудников, и подробнее о нем мы писали в предыдущем материале.

Два новых релиза стандарта включают в себя 13 документов, которые охватывают следующие темы:

Стандарт доступен всем членам ассоциации. Это первая версия, и участники могут вносить свои предложения по доработке и улучшению документов стандарта или стать полноценными контрибьюторами.

Презентация стандарта прошла в формате панельной дискуссии. Модератором выступил руководитель кластера Артем Салютин, CBDO Work Solutions. Далее приведем главные тезисы и цитаты экспертов-участников.

Многие сервисные компании ведут свой реестр ресурсов. В этом документе заказчик может легко отобрать подходящих кандидатов по ключевым параметрам (стек, ставка, опыт), не открывая резюме.

В основном реестр публикуется в виде google-таблицы, но некоторые разрабатывают собственное решение:

Реестр выполняет функцию витрины, но полноценным инструментом продаж не является. Предложение подбирается под конкретного клиента. Это касается как подбора по требуемому уровню кандидатов, так и стоимости. Однако это не мешает включать в документ дополнительные условия для усиления предложения.

В реестр ресурсов заносятся не все сотрудники компании, а только те, кто уже находится в простое, либо освобождается в ближайший период. При этом очень важно держать реестр в актуальном состоянии.

Отпуска желательно согласовывать заранее, и вносить эту информацию в реестр. Это поможет заказчику заранее планировать загрузку подключаемого разработчика.

Аналитика ресурсов также влияет на принятие решений по оценке уровня специалиста. В ряде компаний сотрудника увольняют, если он регулярно не проходит собеседования. Если до собеседований дело не доходит, то это повод пересмотреть само резюме: добавить описание проектов, образование или другие данные.

Чтобы избежать хантинг специалистов, нужно ответственно подойти к оформлению CV.

Рекомендуется не указывать фамилию полностью, достаточно первой буквы. При этом не прибегать к численно-буквенным идентификаторам при внешней коммуникации.

Профессионально сделанное деловое фото в резюме положительно влияет на конверсию, но при этом и по фотографии можно найти контактные данные специалиста.

Иногда заказчики в процессе отбора кандидатов могут запросить ссылку на примеры кода разработчика. Сервисные компании обычно предоставляют код только в крайнем случае, так как с этим связан ряд проблем: код, как правило, относится к коммерческим проектам и не принадлежит поставщику, а по ссылке на публичный репозиторий можно получить контактные данные разработчика.

Когда резюме отправлено в несколько мест одновременно, могут случиться конкурирующие продажи. Чтобы разработчика не позвали на несколько проектов одновременно, приходится ограничивать предложение и давать фиксированное время на обратную связь.

Несмотря на то, что услуга аутстаффинга не предполагает проектного управления, и сотрудник встраивается в процессы заказчика, поставщик услуги должен обеспечить максимально комфортные условия для старта и завершения работ.

Первичный сбор информации для онбординга начинается еще на этапе пресейла: выяснение информации о проекте, стеке, процессах, составу команды; сбор информации об ответственных лицах со стороны заказчика, требованиях к отчетности, условиям оплаты и т.п. Это помогает на старте обратить внимание на потенциальные проблемы и отработать ожидания заказчика.

В зависимости от ваших процессов и используемых инструментов, каждый из этих пунктов должен быть расписан и покрыт инструкциями. Не во всех случаях можно полностью формализовать процесс, но эти документы будут помогать определить потенциальные риски.

Рекомендуется вести карточку проекта со всей информацией по процессам, ответственным лицам, проектным артефактам. Каждый раз, когда возникает вопрос по одному из пунктов, сотрудник всегда может обратиться к карточке проекта и не отвлекать команду заказчика на решение административных вопросов.

Поставщик несет ответственность за дисциплину исполнителей, но не всегда это можно делать в полной мере, так как у поставщика редко есть возможность заглянуть в проектный чат и убедиться, что нет проблем. Для этого желательно иметь внутренние проверки с исполнителями.

Завершение работ на проекте является такой же важной задачей, как и все остальные. К сожалению, не все заказчики заблаговременно сообщают о завершении, и можно оказаться в неприятной ситуации, когда вас ставят перед фактом. Защищаться от потерь можно, прописав соответствующие пункты в договоре, но также важно работать с ожиданиями заказчика.

Регламентированная процедура офбординга позволяет отследить признаки того, что проект близится к финалу, и запустить процесс плавного вывода специалиста, а также договориться о формате и объеме консультаций для передачи знаний последующим участникам.