Как провести простую встречу по итогам года на всю компанию и ничего не упустить

Многие проводят ежегодные стратсессии топ-менеджмента, но не все делают это правильно. В этой статье попробую дать ключи к тому, что надо не растерять на пути к осведомлению.

Такое мероприятие точно нужно, если в вашей компании больше 20 человек, хотя и для совсем маленького штата тоже полезен хотя бы урезанный вариант. Смысл мероприятия в том, чтобы люди, выполняющие разные функции, знали, что происходит в условном соседнем кабинете. Это даёт возможность понимать, какие цели преследуют коллеги, принося вам свои задачи, и почему они могут не хотеть делать очевидные, казалось бы, вещи.

Если ваша команда не разлетелась по городам и странам необратимо, попробуйте всё-таки собрать руководителей оффлайн. В идеале - не в офисе, забронируйте конференц-зал в отеле, это не так дорого стоит, но позволяет людям сконцентрироваться на собрании и не отвлекаться на задачи, которые в офисе, кажется, лезут из всех стен. Если же решили проводить онлайн, пусть у всех будет включена камера на протяжении всего собрания. Это даст возможность спикерам видеть реакции слушателей, а слушателям не даст соблазна отвлечься.

В первую очередь, руководителей. Бухи и продажи, маркетинг и склад, HR и IT, производство и логистику, пройдитесь по оргструктуре и возьмите по одному человеку, который отвечает за важные мышцы компании.

Попросите спикеров подготовить презентации. Дайте им шаблоны по той структуре, которую я дала заголовком выше, найдите крайнего, который всё это вычитает и прикинет, уложится ли человек в отведённое время и всех ли слайдов вообще хватает, и определитесь с порядком и таймингом.

Обычно на человека нужно от 20 до 40 минут, из них 15-25 - это речь, остальное время нужно отвести на вопросы из зала. Первым обычно выступает генеральный директор и/или собственник. Если при таком тайминге вы стоите перед выбором, 8 часов выступлений в один день или два дня по 4, выбирайте второе: после каждых 3-4 докладов надо делать перерыв, иначе аудитория начинает воспринимать доклады как белый шум.

Нормальная практика иметь на встрече секретаря, которому слушатели отправляют в мессенджер свои вопросы по ходу собрания. В таком случае секретарь в конце выступления может задать спикеру вопросы, а в конце встречи в итоговом письме дать список вопросов, на которые не успели ответить.

Программа минимум - отправить всем завершающее письмо со следующим содержимым:

Текст этого письма желательно не потерять и прикрепить к уведомлению о собрании в следующем году.

В этом году я буду проводить две такие встречи для своих клиентов. Я беру на себя самый нудный функционал организации контента и проверки его качества, модерации в процессе, сбора данных в конце мероприятия и рассылки писем. Если в вашей компании это может взять на себя HRD или лучший в мире ассистент генерального директора (Настя, привет!), смело идите к нему за помощью, вы точно справитесь. И пусть вам поможет эта статья:)

#np_howtorun