Отзыв на книгу Кевина Круза «15 секретов управления временем»

В сегодняшнем блоге хочу рассказать о книге Кевина Круза «15 секретов управления временем». Приобрела ее еще в середине ноября, в период большой распродажи на WB, но долго не было времени прочесть. Как бы нелепо это не звучало… Не было времени узнать секреты управления временем)) Появилось оно только в период новогодних каникул.

Как и многие другие книги подобной тематики, содержание труда Круза можно было бы изложить не на 260 страницах, а на 50 или даже 7. Примерно в середине книги встречается два совета автора, которые меня немного удивили. Кевин рассказывает о том, что в студенческие годы он получил наставление от педагога читать только первый и последний абзац каждой главы книги, а после, рекомендовал своей дочери подготовку к урокам ограничивать ответами на вопросы, размещенными в конце параграфа. Так вот, если следовать такому подходу, то в книге «15 секретов управления временем» можно прочитать только одну главу 16. Именно в этой части обобщены все основные принципы управления временем.

Но поскольку я не совсем разделяю описанную автором методику знакомства с книгами, то расскажу о «15 секретах управления временем» немного подробнее.

Начну с тех посылов, которые мне так сказать «не зашли». Это, скорее, какие-то моральные аспекты позиции автора, которые в общей массе не очень-то важны.

Во-первых, я не увидела магии в числе 1440. Именно столько минут в сутках и Круз считает, что постоянная мысль об этом должна стимулировать человека к экономии временных ресурсов. Автор даже предлагает постоянно держать перед глазами это число, с тем чтобы не забывать о быстротечности суток. Не знаю почему, но меня это всё не будоражит.

Во-вторых, Круз предлагает на различные предложения о встречах, звонках как можно чаще говорить «нет». Суть этого совета сводиться к тому, что всегда могут появиться более интересные/важные/высокооплачиваемые/перспективные предложения и прошлые планы могут помешать им. В качестве способа «вежливого» отказа, автор предлагает назначать звонок на 2:00-2:15 ночи или обещать встречу через несколько месяцев. Не знаю, может я еще не настолько важный человек или сказываются какие-то особенности менталитета, но на мой взгляд реализовать эти советы – значит проявить грубость и неуважение.

В-третьих, в качестве «наказания» себя за неисполнение задач и целей в книге предлагается переводить деньги в благотворительные организации. По-моему, такая себе благотворительность… Представляю с каким чувством и посылом будет происходить такое меценацтво.

Теперь о сути. В последних главах книги автор говорит, что у каждого своя идеальная комбинация инструментов эффективного использования времени. Что же я изменю в своем рабочем дне после прочтения «15 секретов управления временем»?!

1. Начну более эффективно использовать первые два часа после пробуждения. В книге неоднократно акцентируется внимание на том, что это самое продуктивное время. В эти два утренних часа можно и нужно решать наиболее важные, требующие творческого порыва, креативности, особой энергии дела. При этом первый час следует отводить особому утреннему ритуалу. У каждого он свой (в зависимости от потребностей, ценностей и интересов), но пример успешных людей показывает, что важно уделять спорту, здоровому питанию, общению с родными, чтению (прослушиванию) книг. Однозначно нужно воздержаться от просмотров социальных сетей, электронной почты, созвонов, планерок и другой операционной работы.

Совет дельный, ведь посвятив утром время самой важной для себя задаче, мы избавляем себя от навязчивой мысли, что сегодня ничего не сделано для достижения цели. Как минимум один шажок на пути к ней будет сделан уже к 9:00/10:00/11:00 часам дня. Лично меня такое начало дня, действительно, вдохновляет.

2. Перейду на календарь-планировщик и полностью уйти от построения списка дел. Согласна с автором, что список дел – это ни о чем. Когда я его составляю, то часто даже примерно не понимаю сколько времени потрачу на выполнение дел, отмеченных в нем, успею ли все завершить сегодня, какую часть работы перенесу на завтра и насколько затянется реализация проекта или одной большой задачи в целом. В итоге этого приводит к тому, что я продолжаю свою работу до того времени, пока не закончу всех дел. Я вряд ли остановлю работу тогда, когда просто устану или когда начнется интересный фильм. Такой себе график «от забора и до вечера». Понимаю, что это в корне неправильно и поэтому планировать для работы нужно только строго отведенные рабочие часы. Для себя хочу установить график с 8:00 до 17:00 и в эти часы выделять на конкретные задачи конкретные временные промежутки. Например, с 10:00 до 11:30 я работаю над поиском новых поставщиков, с 11:30 до 12:00 занимаюсь оптимизацией рекламных компаний и т.д. Хорошо, что в такие списки могут попадать и задачи личного характера – такие как посещение спортивного зала или стоматолога. Конечно, в таком случае они имеют намного больше шансов быть исполненными. Тем более, что Кевин Круз призывает всегда четко выполнять «указания» планировщика и не иметь даже мыслей отказаться от каких-либо задач в угоду другим.

Замечу, что организация планирования по часам потребует дополнительной работы, ведь нужно хотя бы примерно понимать сколько времени может занимать та или иная задача. На мой взгляд, если взять время «с потолка», то можно весь день работать, но ничего не наработать. Тогда лично меня начнет мучать совесть, и я опять буду засиживаться за работой до ночи. Задача должна завершаться хотя бы промежуточным, но результатом.

Для того, чтобы оценить продолжительность выполнения задач я воспользуюсь каким-либо сервисом учета рабочего времени, например, https://bitcop.ru/. В программе можно вручную указать время начала и окончания работы над задачей или же просмотрев в конце рабочего дня скриншоты своего рабочего определить это постфактум. Подобных сервисов много, каждый имеет свои плюсы и минусы – уверена, что каждый найдет оптимальный вариант для себя.

На самом деле контроль своего рабочего времени увлекательная и полезная задача, которая будет полезна и для реализации следующего «секрета управления временем».

3. Проведу оптимизацию своих рабочих процессов исходя из знаний о принципе Парето. Зная, чем я занималась в течение всего дня, я смогу с определенной долей точности отделить 80% работ, которые приносят всего лишь 20% результата. И далее, по совету Круза, с этими видам работ я проведу определенную работу))), а именно разделю их на 3 группы: (1) к первой отнесу те дела, которые вообще можно не делать; (2) во вторую группу перенесу задачи, которые можно перепоручить; (3) то, что не попало в первые две группы начну делать иначе – эффективнее и быстрее.

При этом, по совету автора книги, однозначно перепоручить следует: (1) то, что другие люди смогут сделать лучше меня; (2) то, что освободит мне время для более важной и максимально эффективно работы; (3) то, что мне не нравится и не очень хорошо у меня получается. В эту когорту могут быть отнесены в том числе и бытовые дела – например, приготовление пищи, уборка дома и т.д. Что касается рабочих дел, то здесь вообще нельзя пренебрегать помощниками, иначе мы навсегда увязнем в рутине и не будем расти. Со временем убеждаюсь в исключительной правильности этой мысли – как только в твоей голове больше мысли (особенно творческих), чем ты способен реализовать, сразу привлекай помощников. Здесь мне точно помогут биржи фрилансеров (https://kwork.ru, https://www.fl.ru/ и т.д.) – там всегда можно найти того, кто сделает работу лучше, быстрее и даже дешевле (исходя из стоимости твоего часа работы) тебя. К тому же там можно найти исполнителя практически любой задачи – даже конспекты для студентов пишут от руки.

Что касается повышения эффективности и скорости работы, то здесь нужно обратить внимание на многочисленные программы и сервисы, которые имеют практически неограниченные возможности – могут переводить голос в текст, автоматизировать рассылки сообщений и т.д.

Результаты работы программы учета времени также помогут выявить как меняется моя продуктивность в течение рабочего дня. Анализируя итоги дневной работы, я определю в какие периоды суток я наиболее быстро и качественно работаю и отведу эти часы для работы над важными, сложными задачам, а в периоды «просадки» буду разбирать электронную почту, выполнять автоматические действия – вбивать данные в таблицы, заполнять формы и т.д.

4. Однозначно уберу отвлекающие от работы факторы. Лично для меня – важная составляющая работы со временем. В книге описываются особенности работы с электронной почтой, но я адаптировала эти правила под работу в Телеграм и сделала следующее:

- отписалась от всех ненужных пабликов и удалила все ненужные переписки. Эту задачу я решала по схеме 3х21 – трижды в день выделяла по 21 минуте на разбор своего списка контактов;

- отключила все уведомления (причем не только в Телеграме, но и на телефоне, потому что понимаю, что они уж очень плохо влияют на мою концентрацию);

- стараюсь закрывать Телеграм, когда занимаюсь важными делами (и тоже не только Телеграм – все посторонние сайты и приложения, чтобы не было даже соблазна проверить электронную почту во время работы над фокусной задачей);

- взяла за правило на каждое поступающее сообщение отвечать сразу.

Что касается последнего правила, то по каждому поступившему сообщению я теперь сразу принимаю одно из следующий решений:

- выполнить поставленную в нем задачу сразу (если она решается быстро и у меня есть возможность выполнить ее исходя из плана дня);

- внести задачу в планировщик (если задача объемная);

- переслать сообщение (делегировать задачу или передать для дальнейшего утверждения);

- перенести сообщение в Избранное (если предполагаю, что информация мне может понадобиться в дальнейшем).

Пожалуй, это основные правила, которые я вынесла для себя. Среди блоков книги, которые не очень заинтересовали меня, но могут быть полезными для других – блок о борьбе с прокрастинацией (автор предлагает 6 стратегий), об эффективных совещаниях, летучках и переговорах (таковые желательно проводить, стоя или даже во время прогулок), о недельном планировании.

В общем и целом, книга не приводит к разрыву шаблона и не переворачивает сознание – все в той или иной мере понимают значимость описанных выше действий. Поэтому ее ценность, скорее, в обобщении и систематизации вполне известных истин и в их подтверждении словами и примерами успешных людей.