Пошаговый план организации корпоративного праздника

Хотите попробовать организовать и провести мероприятие своими силами, при этом не вызвав негатив у сотрудников? Агентство EventCorpLife расскажет, что нужно учесть в первую очередь.

Корпоративные мероприятия важны и нужны любому коллективу. И если у вас возникла задача организовать праздник для коллег, но обратиться к event- специалистам вы пока не осмелились, можно попробовать набить шишки самому. Но, чтобы они были поменьше, ловите пошаговый план, который поможет правильно выстроить любой event.

Пункт 1. Определяемся с типом и характером будущей, пока неведомой, "зверушки". То есть внимательно изучаем пожелания. Что это будет? Бизнес -тусовка всей компании, частный закрытый проект для руководителей, спортивный тимбилдинг с психологической разгрузкой сотрудников или семейный фестиваль, для интеграции такого ценного определения "коллега друг твоей семьи".

Шаг 2: цель мероприятия. В этот момент отвечаем себе на вопрос: "Зачем оно вам?".

И здесь же близок пункт номер 3. Кто ваша целевая аудитория? (что она любит, чего ожидает и т.д.) Ведь от этого зависит 80% создания креативной концепции.

Важно знать и количество гостей. Это 4 и очень объемный пункт, который позволяет правильно подготовить банкетную часть. А именно:

- определиться с местом проведения по вместимости людей

- рассчитать меню, нарисовать логистику площадки, план рассадки, особенно, если хотите затронуть зрительный формат

- и заказать трансфер, чтобы дополнительно осчастливить гостей вашего праздника по его окончанию

Кстати, месту проведения и возможностям площадки стоит уделить отдельное внимание и провести глубокий анализ. Изучаем высоту потолков для крепления технического оборудования, декора, наличие собственной парковки, возможное время начала монтажа и демонтажа, туалетные комнаты, наличие пожарной сигнализации, плана эвакуации и службы охраны. В общем, делаем полный чекап территории для организации идеального праздника.

После того, как площадка выбрана и готова ваша концепция мероприятия, определяем расположение развлекательных зон. Это правило 5.

Пункт 6. Оцените возможности времени года и все форс мажоры, которые может подарить погода.

В 7 пункте определяем время начала и окончания мероприятия. Не забудьте о том, что большинство мест для проведения event-событий находятся в жилых районах и подлежат соблюдению закона тишины.

8 позиция: бюджет вашего проекта. Хорошо, когда он обозначен сразу. Хуже, когда чёткого понимания финансов нет. Тогда концепция составляется согласно плану "предлагаем всё". Огорчение в том, что потом мучительно больно вычеркивать из сметы понравившиеся позиции.

На теме финансов этом предлагаем закончить краткий экскурс по главным пунктам организации мероприятия. Желаем вам незабываемых эмоций от процесса подготовки, а, главное, хорошего результата!
Виктория Романова, руководитель EventCorpLife