BPM-низация или как оптимизировать работу компании

Всем привет! Меня зовут Вячеслав и я Эксперт по BPMN. Хочу поделится опытом оптимизации процессов с помощью BPM в одной из крупнейшей компании города Москвы.

Для начала, что же такое BPMN и зачем это нужно:

BPMN (Business Process Model and Notation) - нотация для описания и моделирования модели бизнес-процессов, система условных обозначений. Используется для описания бизнес-процессов компании и каждого сотрудника, любые действия можно представить в виде диаграмм, где будут задачи, принятие решения и события. Нужно это для того, чтобы понимать какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат. Пример:

Автоматизация. Далее с помощью системы автоматизации бизнес-процессов (их сейчас достаточно много на рынке), можно выстроить бизнес-процессинг в виде процессов и задач пользователей. Каждый сотрудник будет выполнять поставленные ему задачи с определенными действиями и временем на решение. Все данные и действия сотрудников будут логироваться для последующего анализа.

В каждой компании, у каждого сотрудника, есть 5-10 циклических задач, которые занимают 75% рабочего времени, они нам и нужны для оптимизации. Для этого требуется провести анализ деятельности сотрудника и выявить эти задачи.

Для примера возьмем что-нибудь простое, например работу менеджера-оператора. Его задача обзванивать потенциальных клиентов, формировать заявку, передавать заявку на согласование, после согласование заказ передается в отдел логистики для отгрузки товара.

Выглядит это примерно так:

Путем анализа выявляем средние временные затраты сотрудников на каждую задачу процесса, например, чтобы позвонить клиенту нужно 10 минут, сформировать счет 5 минут, согласование 10 минут, отгрузка 20 минут.

Теперь с помощью BPM-системы, создаем для менеджера-оператора среду работы, с регламентированными задачами и сроками решения.

Получаем ощутимые преимущества управления бизнес-процессами и экономическую эффективность, которая может означать снижение затрат и увеличение доходов компании.

Теперь менеджер обрабатывает поток задач и трудозатраты сотрудника легко оцениваются и анализируются. Это стимулирует сотрудника выполнять поставленные задачи в регламентированный срок и выполнять необходимы объем компании.

Так же технология BPM делает любую компанию лучше подготовленной к переключению задач, быстрее реагирует на изменяющуюся бизнес-среду, чем конкуренты, и добивается успеха.

Программное обеспечение BPM может помочь компании в достижении бизнес-целей, одновременно упрощая управление бизнес-процессами, обработку изменений и ведение проектов к успеху.

После оптимизации задач сотрудников, руководству компании будет невероятно просто оценить работу каждого сотрудника и выявить закономерности, чтобы повысить полезность каждого сотрудника, выявить все слабые места. что позволяет оптимизировать рабочие места и работников. Улучшить и построить более эффективную работу компании.

Можно выделить 6 показателей:

1. Прозрачность бизнес-процессов компании. Полная прозрачность всех действий в команде и организации. Профит: Обеспечивает полную картину работу сотрудников компании и отделов, позволяет руководству быть в курсе всех процессов и задач поставленных работникам, что позволяет оптимизировать/сократить рабочие места.

2. Экономическая эффективность. Профит: Позволяет увеличить эффективности затрат за счет оптимизации бизнес-операций и совместной работы, автоматизация повторяющихся задач, повышает качество продукции и снижает корпоративные риски, что позволяет командам более эффективно взаимодействовать как в рутинных рабочих процессах, так и в проектах, приносящих прибыль, и реализовывать свои проекты в рамках бюджета с заявленной экономией затрат от 30% до 50%.

3. Гибкость бизнеса. Профит: Улучшение бизнес-процессов, направлена на более гибкие процессы, которые отвечают на организационное обучение на рынке, выявление целей управления бизнес-процессами в дополнение к эффективности затрат, что позволяет легко проектировать, изменять и развертывать новые бизнес-процессы в компании.

4. Соответствие легкости и видимости. Изменения в законодательстве и другие факторы приводят к тому, что компании, не имеющие гибкой системы обработки сквозного соответствия, могут понести большие непредвиденные расходы, как на отчетность, так и на штрафы. В рамках систем BPM компании могут встраивать соответствие в свою бизнес-практику, позволяет приложения для отдельных подразделений интегрированы с организацией в целом.

5. Ориентация на клиента. Клиенты требуют тщательных процессов проверки концепции, которые документируют, потребности клиентов будут услышаны и записаны. Управление бизнес-процессами помогает организациям объединять людей с технологиями для приобретения и удержания удовлетворенных клиентов.

6. Удовлетворенность персонала. Организации постоянно пытаются поддерживать благоприятную рабочую среду, которая мотивирует их сотрудников. Разработанные и задокументированные бизнес-процессы помогают мотивировать членов команды, преданных своему делу профессионалов, которые обычно не хотят тратить время или деньги. Профит: Члены команды сообщают о большей удовлетворенности, потому что они могут сосредоточиться на своих задачах, имея всю необходимую информацию в одном месте; Тем временем менеджеры в реальном времени видят происходящее. Повышение удовлетворенности клиентов и сокращение времени выхода на рынок товаров и услуг.