Планирование в карьере и жизни: инструменты, проверенные временем

Время решает всё — это правило я усвоила из опыта совмещения работы в найме и ведения своих проектов, организации карьерных мероприятий и консультирования специалистов из разных часовых поясов. За 7 лет пробовала многие подходы к тайм-менеджменту, и в этой статье хочу поделиться своим опытом — какие техники мне помогли, а какие, скорее, помешали.

Для начала скажу, что планировать необязательно, — это выбор каждого. Поскольку для меня важно успевать задействовать разные сферы жизни, совмещать любимое дело, время с близкими и с собой без надрыва, планирование — мой главный инструмент. Без него происходит проседание какого-то аспекта, что в итоге приводит к раздражению, недовольству и прочим побочным эффектам.

Если вам это откликается и вы тоже видите в техниках планирования инструмент улучшения своей жизни, то эта статья точно для вас. Здесь не будет теории (оставлю гиперссылки на источники для тех, кто горячо интересуется оригинальными концепциями) — только личный опыт, ошибки и победы.

Ниже я расскажу про свой опыт использования подходов к организации времени, а именно:

— техника временных блоков;

— диаграмма Ганта;

— подход Fresh or Fried;

— модель «Agile.Космос»;

— мой собственный метод;

— принцип «1-3-5».

Начнём с базовой ошибки, после которой я начала искать подходящую технику тайм-менеджмента. Тогда я училась на очном отделении вуза, совмещая освоение профессии в HR c организацией карьерных и социальных мероприятий. Задач было много — от проектов по каждой дисциплине (а их было 6-10 одномоментно) до общения со спикерами и подрядчиками мероприятий на уровне города. И знаете, как я планировала время? От одного горящего дедлайна до следующего. Да, я закладывала пару дней до момента Х, однако этого не всегда хватало. Времени на встречи с друзьями, полноценный сон и хобби не оставалось.

В какой-то момент я очнулась в состоянии болезни с потерей веса на 5-6 кг от нормы, без энергии и возможности спать (спасало только успокоительное), но с пробирающим до костей страхом упустить что-то важное — ведь кто, если не я!

Когда болезни стали тормозить меня всё чаще и чаще, я поняла, что нужно что-то менять. Сокращать зоны внимания я не хотела, потому что всё это мне было интересно. Значит, нужно что-то решать со временем, оптимизируя его так, чтобы каждая минута давала возможность двигаться к своим целям и при этом жить, а не бежать без остановки.

Первой на пробу я выбрала технику временных блоков. Простота идеи напомнила расписание в школе: есть период, в который ты занимаешься одним делом, за счёт чего сохраняешь фокус, погружаешься в тему и выдаёшь качественный результат.

Плюсы понятны. Но минусы тоже есть — для меня это сложность прогнозирования. Например, нужно написать сценарий мероприятия или составить презентацию для защиты перед командой. Как я могу заложить точный блок времени, который потребуется?

Тогда я открыла для себя диаграмму Ганта для долгосрочного планирования. С помощью этого инструмента я распределила крупные блоки задач на 4 месяца вперёд. Каждую неделю я возвращалась к исходном плану, чтобы проверить, всё ли идёт в темпе. Эта история помогла чувствовать себя уверенно — я понимала, что задачи под контролем.

Техника временных блоков для краткосрочных задач всё ещё меня не устраивала. Поиски продолжались и привели меня к подходу Fresh or Fried. Суть в том, чтобы из списка дел наиболее затратные, требующие креативного подхода и гибкости мышления, выполнять в первой половине дня. Соответственно, рутинные дела остаются на вечер, когда уже нет сил и желания что-то менять. Эту историю я добавила в технику временных блоков — стала начинать день с масштабных задач.

Однако сразу столкнулась с проблемой: начинать с большого было психологически сложно. Казалось, что на одно дело уйдёт весь день — а как же быть с остальным списком? Ведь нужно и партнёрам написать, и коллегам позвонить, и на встречу успеть — а тут задача, которой не видно конца и края…

Опытным путём я пришла к тому, что начинать день хочу с быстрых дел и коммуникации: поставить письма в отложенные сообщения, ответить на вопросы, которые остались с позднего вечера, написать план работы команды на новый день. А ближе к вечеру ставить дела долгие, которые требуют вдумчивой работы без отвлечения внимания на срочные вопросы и которые, как известно, никогда не заканчиваются.

Тогда и случилась моя любовь с методом «Agile.Космос» Катерины Ленгольд. Этот ежедневник с распределением задач месяца на недели, а недели на дни завоевал моё сердце и уверенно удерживал первенство в течение двух лет. Мне нравилось видеть, что я занимаюсь не только работой, но и обучением, личными вопросами. Мне льстило, что могу применить уже отработанную технику временных блоков, отмечая по часам, что и когда делаю в течение дня. Ещё привлекала возможность благодарить себя за то, что смогла реализовать задуманное.

Да, тут он тоже был и заключался в объёме. Количество дел стремительно росло, и они просто не умещались в стандартный список ежедневника. Я дописывала их на листочках-вкладышах, теряла эти записи и пыталась восстановить в памяти. Планы менялись из-за отмены и переноса встреч, созвонов, мероприятий, и в какой-то момент я перестала открывать ежедневник. Проще было составить список задач в заметках, идти по нему и понимать, сколько времени на что требуется и какие дедлайны.

Казалось, мозг уже сам себе ежедневник: я просто начала планировать дела без фиксации на бумаге, и это была очередная ошибка.

У моей памяти был предел — он наступил, когда количество консультаций в неделю превысило четыре, я начала вести пять социальных сетей, организовывала три мероприятия в месяц и занималась проектной работой в международной магистратуре.

В этом потоке без инструмента было не обойтись, и тогда я собрала его сама. В стандартном блокноте А4 в воскресенье стала составлять список задач на новую неделю, а в начале каждого дня брать в работу то, что готова была реализовать. Ежедневно распределяла задачи на три блока: своё дело, работа в найме, другое. И знаете, это работает!

Принцип «1-3-5» я начала тестировать совсем недавно. Захотелось быть более реалистичной в краткосрочной перспективе, не составлять список из двадцати дел, а фокусироваться на главном. За плюсами и минусами применения этой техники ещё наблюдаю, так что поделюсь прогрессом в личном телеграм-канале.

Какие техники планирования применяете вы? Делитесь в комментариях — ваш опыт поможет как мне, так и другим читателям.