Борьба со сверхурочной работой и отсутствие строгой иерархии: организация пространства, графика и отдыха в Affect

Сотрудники агентства — о том, что умение аргументировать важнее должности, и о балансе между распорядком и креативной атмосферой.

История Affect началась в 2003 году с маленького офиса в московской квартире. Сейчас команда агентства насчитывает около ста человек, включая «дочку» Dark Market Agency, и базируется в большом помещении в арт-пространстве «Плутон» рядом с одноименным клубом, кафе и другими креативными офисами.

Изначально Affect — digital-агентство, но за последние годы мы стали оказывать полноценный сервис. С 2017 года в состав Affect входит PR-отдел, который сделал несколько больших проектов, например, вечеринку Olmeca Fiesta Muerte в «Москва Hall». Пример PR-проекта — кампания Syoss Trend Watch с российскими блогерами в Токио.

Одна из находок Affect в 2018 году — креативно-стратегические пары. Мы поняли, что в digital должна быть именно такая пара — стратег и креативщик. Стратег задаёт вопрос «зачем», он ищет смыслы, выстраивает коммуникацию. Креативщик — бурлящая кровь, которая наполняет идею тем, что привлекает внимание аудитории.

2018 стал годом кардинальных перемен в Affect. Переезд, ремонт в новом офисе (который ещё продолжается, так как площадь помещения 650 м²), расширение команды (в том числе и новые отделы и специалисты — основание HR-подразделения, новый финансовый директор), изменения рабочих процессов и их автоматизация.

Теперь задачи между сотрудникам не ставятся излюбленными способами: в мессенджерах, почте, устно, проходя на обед мимо дизайнера. Основным софтом для реализации проектов мы выбрали известный проджект-менеджер Jira, самостоятельно доработав его под нужды агентства.

Также параллельно мы обновляем внутреннюю систему учёта времени и проектов. Скоро уйдут в прошлое множество разных таблиц, и менеджеры вздохнут спокойно, работая не в десяти разных местах и собирая как пазл проект в разных его проекциях, а работая с двумя–тремя программами, которые синхронизируются между собой.

Отдельно стоит упомянуть о переделке бонусной системы. Взята мировая практика консалтинговых агентств, разработаны новые метрики и KPI в зависимости от выработки часов и маржи проектов, переделываются дашборды для исполнителей.

Ещё одно важное новшество для нас — внедрение финансового координатора, который избавляет менеджеров от рутины с документами, пинг-понга правок с юристами и заполнением «1С». Каждый должен делать своё дело и получать от этого удовольствие.

Главное, что хочется отметить, — это атмосфера в агентстве. Офис Affect — это место, куда приходят люди с любовью делать общее дело, хотя проекты и задачи у всех разные. Рабочий день официально начинается с 11:00 и длится до 20:00, но приходят на работу все по-разному, кто-то в 8:00 уже работает, а кто-то приходит к 12:00 и ещё опаздывает часто.

По желанию сотрудники могут сдвигаться во времени, выполняя задачи на день. Стараемся подходить индивидуально к людям.

Боремся с работой сверхурочно, пока не получается, так как хочется помогать клиенту, а это значит — получать задачи вечером в пятницу с дедлайном к субботе. Такие работы мы компенсируем и бонусами, и отгулами в более спокойное время.

Работа из дома также возможна, но вечером сотрудник направляет руководителю отдела отчёт о том, что сделано в течение дня.

Пространство в офисе организовано просто: с одной стороны переговорки, а с другой — сотрудники по отделам, много диванов для уединённой работы, бухгалтерия подальше от всех, чтобы им не мешали заниматься цифрами.

Пока ещё не повесили звукопоглощающие панели, поэтому в чате иногда видны надписи «Потише смейтесь», хотя отделы сидят по зонам с учётом шумности должностей.

Люди обедают, когда хотят, иногда совмещают работу с обедом, бывают спонтанные дегустации, празднование побед в тендерах сразу же после получения письма от клиента.

Долго боролись с грязной посудой в офисе, так как клининг-служба мыла только утром, а к обеду уже была гора грязной посуды. В итоге повесили камеру и сказали, кто первый оставит тарелку, тот покупает пиццу на всех. Теперь чистота — и никакие другие методы не помогали.

У нас матерятся, иногда это смешно. Это не обязывает всех материться, но слышать это точно придётся. Особенно этим грешит одна креативная группа, у них даже есть псевдоним «Класс коррекции». А есть наоборот девочки-одуванчики, тихие и скромные люди, и всё это уживается в одном опенспейсе.

Коллеги периодически учатся на профильных (и не только) курсах, а после делятся полученными знаниями с командой агентства на вечерних мастер-классах под названием «Продлёнка».

Например, из недавно прошедших: «Психология общения. Речевые манипуляции и методы противодействия им» от Александра Сопенко из Dark Market Agency и воркшоп от креативного копирайтера Киры Путинцевой, где мы разбирали приёмы написания текстов.

Раз в месяц у нас проходят завтраки со вкусной едой, где топ-менеджеры делятся нововведениями в работе и отвечают на вопросы коллег. Отдельно мы посвящаем завтраки кейсам Affect — проектные команды делают презентации и рассказывают всему агентству о своих проектах и их внутренней кухне.

Корпоративы в Affect тоже выдающиеся. Пару лет назад в сентябре, когда в Москву уже пришла осень, на выходные мы улетели в Анапу: наслаждались солнцем, ходили в море на яхтах, путешествовали по окрестностям города. А в сентябре 2018 года мы объединили несколько инфоповодов в одно большое событие Vpiska. Affect шумно и многолюдно отметил своё 15-ти летие и новоселье на «Плутоне».

К нам в гости пришли и поздравили друзья по рынку и клиенты, которые тоже стали друзьями за много лет сотрудничества. За музыку отвечали проект «Лауд» и DJ Dasha Utochka, за веселье — Olmeca Tequila & Miller Alcohol Free. Организацией занимался внутренний департамент маркетинговых коммуникаций под руководством Нины Шарутиной и продюсера Елены Штейман, оформлением — арт-директор и иллюстратор Affect Егор Голополосов.

Итог — более 200 счастливых гостей, три фотоальбома на Facebook, постеры Vpiska, которые украшали офис в течение полугода.

#офисагентства