1:1 WTF? Или как тимлиду грамотно организовать встречу 1:1
Привет! Я Аня, HRBP в Space307. Я эйчарю больше семи лет и с недавнего времени являюсь участником авторитетного HR-сообщества Society for Human Resource Management (SHRM).
Я много работаю с тимлидами и часто сталкиваюсь с непониманием и даже сопротивлением, когда речь заходит о личных встречах тимлидов и сотрудников. Причины и аргументы почти всегда похожи.
- Некоторые лиды не видят ценности во встречах 1:1. Зачем нужны индивидуальные встречи, если есть стендапы и другие командные сессии?
- Многие лиды уверены, что 1:1 — это просто болталки, бесполезная трата драгоценных минут, которые можно было потратить на важные задачи.
- Бывает, что тимлиды сопротивляются проведению личных встреч из-за неуверенности. Что спрашивать, как обсуждать проблемы, какая у встречи должна быть структура?
В статье я расскажу, зачем и как проводить эффективные индивидуальные встречи с сотрудниками.
1:1. Что?
Встречи one-on-one (англ. «один на один») — это регулярные и последовательные встречи с сотрудниками, на которых можно поговорить о настроении, болях, хотелках, целях и планах, получить обратную связь и обсудить любые рабочие вопросы.
Регулярность. Личные встречи раз в месяц или квартал помогают отслеживать выполнение договорённостей и дают сотруднику знать, что компания о нём не забывает.
Последовательность. Каждая новая встреча 1:1 продолжает предыдущую. Чтобы встречи были последовательными, нужно делать заметки и фиксировать договорённости. 1:1 — мощный инструмент, если лид и сотрудник соблюдают договорённости, к которым вместе приходят на встречах.
Важно! Регулярные встречи не значат, что разговаривать можно только по графику. Всегда есть место срочному или внезапному. Есть проблемы и темы, которые могут потерять актуальность за три недели до следующей встречи.
1:1. Зачем?
Какие ценности для сотрудника?
- Cотрудник получает внимание лида.
- Встречи помогают бороться со стрессом. Сотрудник знает, что у него есть возможность обсудить любые вопросы наедине. Ежедневные или еженедельные встречи с командой нужны для других целей.
- Сотрудник получает актуальную обратную связь и видит свой вклад в общее дело.
- Личная встреча — возможность узнать об ожиданиях лида и компании.
- На 1:1 можно обсудить профессиональный рост и попросить у лида помощи в составлении плана развития.
Какая польза для лида?
- Встречи позволяют выстроить доверительные отношения с каждым сотрудником.
- Лид узнаёт о мотивации команды и может оценить изменения.
- 1:1 — это способ узнать о целях и планах каждого участника команды и помочь ребятам в достижении целей.
- Так лид работает с вовлечённостью. На встрече можно подробно обсудить цели и миссию компании.
- Личные встречи помогают соотнести ожидания сотрудника и компании.
- На 1:1 лид получает обратную связь от сотрудника.
- На встрече лид оперативно узнаёт о проблемах, которые могут повлиять на качество работы, и при необходимости реагирует.
Важно! 1:1 — это не сеанс психотерапии. А ещё здесь не место жизненным урокам и наставлениям на путь истинный.
1:1. Как?
Залог эффективной встречи — подготовка.
Личная встреча — это история не про поболтать как-нибудь о чём-нибудь (подробнее в разделе «1:1. Зачем?»). У продуктивной встречи есть адженда. Нужно ли поделиться аджендой с сотрудником? Зависит от цели 1:1.
Представим, что вы проводите фидбек-встречу по оценке перформанса. Заранее отправьте адженду сотруднику, чтобы провести 1:1 максимально эффективно. Хотите встретиться, потому что видите изменения в настроении сотрудника? В таком случае я бы не рекомендовала делиться аджендой. Это помешает доверительной беседе. Сотрудник может не захотеть делиться проблемами.
Перед новой встречей важно пересмотреть заметки и собрать информацию по предыдущим договорённостям (подробнее в разделе «Последовательность встреч»). Если сотрудник поделился проблемой и вы договорились о возможном решении, но конкретных действий не последовало, в будущем сотрудник не будет видеть ценности во встречах и делиться своими переживаниями. Соблюдение договоренностей — основа доверительных отношений. Это правило работает в обе стороны. Сотрудник нарушает обещания? Есть повод задуматься.
Оптимальная длительность встречи — 30–60 минут. Обсудить тему меньше чем за полчаса вряд ли получится, а если 1:1 длится больше часа, тяжело удержать внимание.
Структура. Условно можно разделить 1:1 на три части:
- Расположение к доверительному разговору. Здесь пригодится навык вести непринуждённые беседы на отвлечённые темы (small talk). Спросите у сотрудника, как дела, пошутите, поделитесь интересным фактом и плавно перейдите к основной части.
- Основная часть зависит от цели встречи. Задавайте вопросы и не забывайте следить за временем, чтобы успеть обсудить все темы. Хочу обратить внимание на мотивацию. Старайтесь «нащупывать» её на каждой встрече. Мотивация меняется в зависимости от обстоятельств.
И ещё раз о заметках: их можно и нужно делать по ходу встречи. Так будет проще подготовиться к новой.
- Подведение итогов и фиксация договорённостей. Обязательно записывайте договорённости в конце каждой встречи. Попросите сотрудника прислать короткий постмит или соберите такой сами. Это позволит убедиться, что вы договорились об одном и том же.
Какие сложности могут возникнуть?
Иногда не хочется навязываться и лезть к сотруднику с расспросами. Есть соблазн подумать, что если сотрудника что-то беспокоит, он придёт с проблемой сам. С такими убеждениями нужно бороться. Лид должен знать, чем живут участники команды, чтобы улучшить коммуникацию и вовремя отреагировать на любую проблему. Установка «сотрудник придёт сам» — неэффективный способ управления.
Ещё одна распространенная сложность — «Не знаю, о чем спросить». Здесь поможет подготовка. Заранее подумайте, какие темы важно обсудить, и подготовьте 2–5 вопросов. В интернете можно найти самые разнообразные подборки вопросов (ссылки на полезные ресурсы — в конце статьи).
Есть и другая сложность: как избежать социально-желательных ответов? Универсального метода нет, всё зависит от ситуации и человека. Помогут дополнительные вопросы: попросите сотрудника привести пример, рассказать о конкретной ситуации. Обязательно ведите заметки. Если сомневаетесь в достоверности ответа и чувствуете, что сотрудник не хочет обсуждать тему, перейдите к другой и попробуйте вернуться к первому вопросу позже.
Как понять, что что-то идёт не так?
- Лид или сотрудник (или оба) не выполняют договорённости.
- Лид во время встречи говорит больше, чем сотрудник.
- Лид навязывает свою позицию, не пытаясь понять сотрудника.
- Лид не делает заметок во время 1:1, из-за чего между встречами нет связи.
- Сотрудник не вовлекается в диалог и даёт односложные ответы. Постарайтесь найти причину: задайте дополнительный вопрос, смените тему. Проанализируйте разговор уже после встречи, оцените общее настроение, вспомните, как вёл себя сотрудник раньше.
Ловите чек-лист, который поможет подготовить и провести эффективную встречу 1:1.
1:1: чек-лист
Перед встречей
- Определите цель встречи.
- Пересмотрите свои заметки и проверьте, как выполняются договорённости, достигнутые в рамках предыдущих встреч.
- Подготовьте обратную связь для сотрудника.
- Подумайте, какими новостями важно поделиться с сотрудником.
- Подготовьте вопросы по всем темам, которые нужно обсудить.
Со временем вы освоите навык спрашивать об одном и том же разными способами, а пока приведу несколько примеров (и не забудьте о полезных ссылках в конце статьи).
Вопросы для разогрева
Как прошли выходные?
Вышел новый фильм, успел(-а) посмотреть? Какие впечатления?
Вопросы о текущих задачах
Как у тебя сейчас дела с загрузкой?
Нравятся ли тебе задачи, с которыми ты работаешь?
Какими задачами за прошлый месяц ты особенно гордишься?
Есть ли сложности в выполнении задач? Какие?
Вопросы о развитии
Есть ли у тебя понимание, как развиваться дальше?
Может быть, есть тип задач, с которыми ты хотел(-а) бы поработать?
Мотивация
Получаешь ли ты сейчас от работы то, чего ожидал(-а), когда приходил(-а) в компанию?
Есть ли что-то, что тебе хотелось бы улучшить? Например, процессы или коммуникацию?
Общение
Как настроение в команде?
Хватает ли тебе общения?
Достаточно ли у тебя информации о целях команды и компании?
Во время встречи
- Придерживайтесь тайминга и плана.
- Выделите 5 минут, чтобы расположить собеседника к разговору.
- Обсудите итоги прошлой встречи или сложности при выполнении договорённостей (5–10 минут).
- Основная часть. Обсудите запланированные темы (15–30 минут).
- Ответьте на вопросы сотрудника (5–10 минут).
- Подведите итоги.
- Определите время следующей встречи.
После встречи
- Попросите сотрудника написать постмит и отразить договорённости (или напишите постмит сами).
- Не забывайте интересоваться у сотрудника, как идут дела с выполнением договорённостей.
- Рассказывайте, как вы работаете над этим.
- Отметьте следующую встречу в календаре.
1:1 — это классный инструмент для выстраивания доверительных отношений, отслеживания изменений, обмена обратной связью и профессионального развития. Как и любой инструмент, его нужно изучить и правильно применять. Надеюсь, мой опыт и рекомендации помогут вам в этом. Всем классных и содержательных 1:1!
Хочу отметить со стороны работника, что такие созвоны 1 на 1 действительно очень важны. Работал в компании год. Первые полгода был участливый лид, который слушал и спрашивал, постоянно созванивались и обсуждали наболевшее. Следующие полгода был лид, который не считал такие встречи нужными. Даже командных созвонов практически не устраивал, просто работал сам по себе и контролировал, чтобы тима выполняла задачи. В итоге моя мотивация, цели и планы в компании очень стремительно пошли вниз, а обсудить это всё не с кем. Ну и как итог — я уволился. Поэтому лиды, прислушайтесь!
Вот и одна из причин вечной текучки кадров - отсутствие грамотной обратной связи