Кейс: за 3 месяца с нуля организовал работу редакции в IT-компании

Которая выполняет в месяц в среднем 43 задачи, а может даже больше

Я Андрей Горелов, коммерческий редактор. В этом кейсе расскажу, как запустил с нуля редпроцессы в IT-компании. Сложность этой задачи в том, что у клиента никогда не было отдела маркетинга, а тем более системной работы с контентом. То есть редакция появилась ненадолго позже отдела маркетинга. С чем я столкнулся, и к чему это привело, читайте в этой статье.

Клиент. IT-компания, которая выпускает сервисы для тех, кто занимается онлайн-образованием: продюсеры, эксперты, методисты, репетиторы, блогеры, специалисты и т. д.

Ситуация. Бизнес развивался практически без маркетинга. Основатели компании продвигали бизнес только на конференциях, где выступали и занимались нетворкингом. Клиенты появлялись по сарафану. Благодаря этому продуктами компании пользуются более 10 000 человек в РФ и СНГ. То есть по сути в бизнесе какое-то время был только отдел разработки и поддержки.

Проблема. Чтобы помочь маркетингу в лидгене, нужен качественный контент: рассылки, письма, лендинги, статьи и т. д. А делать его некому.

Вторая проблема. Не было стандартизированного системного создания внутреннего контента: инструкции в хелп, статьи об обновлениях и интеграциях.

Задача. Создать завод контента, чтобы закрыть потребности маркетинга, поддержки и разработки в качественных материалах.

Вот как я решал эти проблемы.

Создал канбаны. Поначалу мы работали в Трелло, но потом переехали в Кайтен. В нем я создал две доски. Одну для технических текстов, где публикуем обновления, интеграции и инструкции по настройкам продуктов. Вторую для остального контента: постов в соцсети, лендингов, иллюстраций, писем.

У технических текстов и стандартного контента разные процессы, поэтому пришлось их разбить на отдельные проекты, чтобы никто не запутался. Во всех своих проектах я создаю примерно такой канбан: новая задача, уточнения, в очереди, в работе, редактура, доработки, согласование, корректура, дизайн, верстка, опубликовали.

— В колонке «Новая задача» лежат задачи от заказчиков, в этой же колонке висят шаблона для каждого типа задач

— В колонке «Уточнения» появляются карточки, где у редактора появились вопросы по задаче

— В колонке «В очереди» редактор относит карточки, которые он взял в работу, но не приступал к выполнению. А в колонке «В работе» — карточки, с которыми работает редактор

— В колонке «Редактура» тексты смотрю я. Если у меня появились замечания, отношу задачу в колонку «Доработки», потом редактор возвращает карточку мне. Если меня все устраивает, редактор относит карточку в колонку «Согласование», где он сам согласовывает контент, работает с замечаниями.

— После согласования текст попадает корректору, дизайнеру, затем на верстку и уже публикацию. Благодаря канбану заказчику и редакторам видно, на каком этапе находится задача, и что с ней происходит. Выглядит процесс примерно так:

А вот как выглядит доска технических текстов:

А еще канбан удобен тем, что в нем удобно менять процесс. Допустим, у меня скоро появится шеф-редактор, тогда я создам для него колонку.

Создал инструкции по процессам. Мало создать канбан, нужно еще научить всех им пользоваться. А без инструкций и методичек этого сделать не получится. Когда в компании работают десятки людей, важно, чтобы все работали по регламенту, иначе начнется хаос.

Даже когда я был в редакции сам себе редактор, корректор и верстальщик, все равно составлял инструкции и фиксировал все процессы.

В самом начале я создал документ, который рассказывает, как ставить задачи редакции. Сейчас он занимает около 16 листов, в каждом пункте описано в деталях, как и на какой тип контента ставить задачу, какой будет процесс, нюансы и т. д.

Если что-то где-то не так работает, тут же вношу изменения в документ. Если процесс идет слишком медленно, созваниваюсь с его участниками и предлагаю решение. Потом редактирую документ и заново согласовываю его со всеми. Только после этого можно работать по процессу. Если молча написать инструкцию и не анонсировать ее, не объяснить, тогда ничего работать не будет. С правилами игры важно познакомить всех.

Ниже я приложил скриншот части документа, который читает каждый новичок редакции. В нем я собрал информацию о компании, редакции, базу знаний о продукте, оргструктуру, регламенты и методички. Благодаря этому я не трачу много времени на адаптацию сотрудников.

Регламентировал работу с карточками. На каждый тип задачи есть шаблон карточки, который заполняет заказчик. Это такое мини-понимание задачи.

Но даже это не гарантирует, что люди будут все заполнять с первого раза. Никогда ваши регламенты никто не будет соблюдать на 100%. Как минимум такое задротство уменьшит вероятность возникновения хаоса. Ведь редакторы будут быстрее понимать, что от них хотят, а заказчик станет в деталях продумывать, что ему нужно сделать, и все без абстрактных хотелок в духе «сделайте текст более продающим».

В комментариях к карточке мы не переписываемся как в чате. Комментарии нужны для обозначения статуса. Вся переписка идет в мессенджере, а детали выясняем на созвонах.

Регламентировал работу редакции и описал редстандарты. Канбан и инструкции по процессу не гарантируют, что ваши редакторы будут хорошо работать. Исполнителям тоже важно задать правила игры, иначе будет ситуация, что задачи вам ставят по процессу, а делаете вы их через одно место.

Если с корректору можно скинуть кусочки редполитики или попросить его самому придумать стандарты ( что я и сделал), то с редакторами так не прокатит. Нужно четко описывать, что ты от них ожидаешь. Ниже я приложил скрин части этого документа, который состоит из шести пунктов.

Автоматизировал создание контента для мероприятий. Создал шаблонизатор, где ивент-менеджер может сама вставить нужные данные. У нас меняется только название промокода, мероприятия, блок с ЦА и QR-код. Контент по шаблону делает ивент-менеджер без помощи редактора. Ну если что-то нестандартное появляется, то ставит задачу по процессу.

Нанял корректора и делегировал вёрстку техническому редактору. Дизайнера нашел директор по маркетингу, а вот корректора я привел с другого своего проекта. Верстальщика у нас нет, этим занимается технический писатель.

За 3 месяца у компании появился контент-отдел с 3 редакторами, корректором и верстальщиком. В месяц в среднем мы успеваем выполнять 43 задачи, и это около 50-60% от нашей загрузки, уверен, сможем больше. Теперь любой сотрудник IT-компании может поставить нам задачу.

Если вам было интересно и полезно, подписывайтесь на мой канал. В нем делюсь своим опытом. Пишу только про контент-менеджмент, запуск редпроцессов.