Как приручить бизнес-процесс и управлять им без разработчика?
Каждая компания стремится оптимизировать свои процессы и минимизировать издержки. Еще при выборе системы необходимо учесть её возможности к масштабированию и кастомизации. Изменения в процессах 100% будут. Нужно учитывать это заранее, чтобы в дальнейшем избежать дополнительных расходов. Время идёт, меняется законодательство, технологии, снижается качество результатов процессов. Причин может быть множество, но все они свидетельствуют о необходимости изменений.
Помни, что время - деньги.
Что такое бизнес-процесс в компании?
Рассмотрим на примере процесса приёма сотрудника, который есть в каждой компании. Например, чтобы принять сотрудника на офисную работу, необходимо:
1. Подготовить рабочее место (стол, стул, компьютер).
2. Провести различные инструктажи (вводный, по технике безопасности).
3. Подготовить и подписать необходимые документы (трудовой договор, ЛНА) и т.д.
В результате получаем:
- выход и своевременное начало работы новичка без временных потерь;
- сотрудник начнёт приносить прибыль компании с первого дня работы.
Бизнес-процесс – это набор действий, направленных на достижение конкретного результата, обладающего ценностью для потребителя.
Представьте, что ваша компания – полностью собранный по всем граням и цветам кубик-рубика.
В таком состоянии она находится после внедрения системы, автоматизирующей бизнес-процессы. Каждая одноцветная грань – отдельный и полностью выстроенный элемент работы организации.
Процессы компаний постоянно меняются, совершенствуются и дорабатываются. Спустя время, например, проведя аудит, оказалось, что некоторые действия (шаги) требуют улучшений. Может быть и хуже. В отдельных случаях процесс может требовать полной переработки. В этот момент ваш кубик-рубика начинает разбираться. Чтобы собрать его, необходимо качественное управление бизнес-процессами.
Как управлять бизнес-процессами?
Управление включает 4 этапа:
1. Моделирование:
- визуализация – представление действий в виде схемы;
- регламентирование – установление правил и порядка выполнения;
- определение ключевых показателей эффективности (KPI) – числовые показатели измерения результативности и эффективности;
- формирование архитектуры – описание методов и моделей для построения всех бизнес-процессов компании.
2. Исполнение:
- контроль процесса;
- соблюдение регламентов;
- назначение задач исполнителям.
3. Анализ результатов:
- мониторинг метрик процесса;
- оценка результатов KPI;
- проведение аудитов.
4. Улучшение:
- исправление проблемных точек, выявленных на этапе анализа;
- формирование плана масштабных улучшений.
В результате получаем:
1. Отлаженный единый механизм, включающий в себя все направления работ (подбор и управление персоналом, согласование документов, учет трудозатрат, ведение бухгалтерии и др.) для достижения целей компании.
2. Визуальное представление всех задач в виде схем и описаний, которые помогают найти проблемные точки процесса для дальнейшей оптимизации.
3. Регламенты и стандарты выполнения работ, что способствует более быстрому решению задач.
Управление бизнес-процессами (BPM) – это подход к управлению, стремление компании оптимизировать и ускорять свои процессы за счет использования автоматизации.
Основными причинами, которые могут свидетельствовать о необходимости изменений, могут быть:
- увеличение количества сотрудников и снижение их эффективности;
- увеличение времени выполнения задач;
- недовольство клиентов, сотрудников компании;
- трудности в отслеживании результатов задач и т.д.
Без разработчиков тут не обойтись. Приходится обращаться в IT-компанию за нужными доработками системы, тратить значительное количество ресурсов, в том числе временных. Конечно, эти затраты, спустя время, окупаются, но нет гарантий, что изменения не потребуются снова. И опять по кругу.
Как легко управлять бизнес-процессами компании и оптимизировать их?
Для простоты управления процессами есть инструменты low-code и no-code.
No-code – это настройка бизнес-процессов, не требующая навыков программирования. Инструмент помогает аналитикам и ключевым пользователям системы задавать необходимые регламенты в графическом редакторе.
Low-code – это разработка. Инструмент помогает разработчикам быстро адаптировать системы под сложные специализированные бизнес-процессы.
Благодаря им можно быстро и безопасно адаптировать системы под потребности конкретного бизнеса. Сложная логика и программирование остаются за компетентным разработчиком, а настройка в системе производится грамотным аналитиком.
Оставим рассказ про low-code разработчикам. Сегодня подробнее рассмотрим инструмент no-code в системе Directum RX на примере одного из множества внутренних процессов. Его использование уже облегчило жизнь самой компании.
Перед вами схема согласования внутренних планов работ. Она покрывает ни один, а целых три процесса: утверждение, актуализация и закрытие.
«Это же очень простой процесс» – скажете вы. Ответ очевиден: «Да, визуально он прост, но внутри, как в танцах: чем проще хореография, тем сложнее ее запомнить и станцевать». Используя базовый набор блоков, удалось закрыть все требования, выдвинутые внутренним заказчиком к:
- порядку выполнения работ;
- результатам выполнения заданий и их исходам;
- оповещениям заинтересованным и др.
Схема состоит из нескольких блоков, но для примера настройки разберём «Согласование внутреннего плана работ». В момент сбора требований, был получен набор условий. Вот некоторые из них:
- согласование должно проходить через администратора и двух руководителей параллельно;
- необходимо исключить дублирование заданий одному и тому же человеку с учётом блока утверждения;
- при отсутствии исполнителей план должен идти сразу на утверждение.
Звучит не так сложно, не так-ли? В конечном итоге, используя доступный функционал, удалось сделать всё, что требовалось:
1. Для получения исполнителей применили параметр процесса:
2. Для исключения дублирования заданий использовалась фильтрация внутри параметра процесса:
3. Чтобы задания шли параллельно не нужно выделять в схеме несколько блоков. Достаточно добавить всех исполнителей в один и установить признак «Параллельные задания». Также здесь добавлен результат отсутствия исполнителей, который можно заметить на схеме:
Это не всё, что нужно было сделать для полной и корректной работы процесса.
Оценим всю проделанную работу. Учитывая параллельное изучение инструмента, потребовалось порядка 1-2 рабочих дней, чтобы полностью настроить этот процесс в системе. В дальнейшем, работая с подобными по сложности процессами, временные затраты снизились. Вместо первоначальных двух дней, тратилось 3-5 часов.
Теперь представьте, что вы цифровизируете подобный процесс, но силами программиста, который работает в специальной среде разработки. Это займёт больше времени, порядка 2-3 дней. Такая разница происходит за счёт:
- разработки отдельных блоков в специальной среде;
- написания кода с учётом возможных взаимосвязей и обработок;
- проверки работоспособности;
- публикаций на тестовых стендах и дальнейших выпусков в продуктовую среду.
Сравнивая длительность no-code-настройки (2 дня), которая использовалась нами, с работой разработчика (3 дня) получаем экономию в среднем 33,33%. Учитывая дальнейшую поддержку и необходимую оптимизацию, скорректировать процесс в no-code гораздо проще и дешевле, нежели давать техническое задание (ТЗ) разработчику. Здорово, не так-ли?
Для крупных работ, процессов со сложной логикой и обработкой, конечно, потребуется привлечение разработчика и использование инструмента low-code.
Используя инструмент no-code, вы значительно сокращаете время на внедрение системы. В дальнейшем поддержка и совершенствование процесса будет проходить гораздо быстрее. Например, чтобы добавить дополнительный блок задания, вам потребуется полчаса, вместо привычных двух.
Какой профит получает компания?
Одна из главных целей бизнеса – получение прибыли. Внедрение, дальнейшее использование low-code-инструмента разработки и no-code-настройки способствует её увеличению. Это позволяет ускорить изменения, сократить время и ресурсы на их реализацию.
В качестве «плюшек» компания, использующая инструменты легкого управления и оптимизации своих бизнес-процессов, получит:
1. Сокращение времени на разработку при внедрении системы, за счёт чего ценность бизнесу доставляется быстрее, а стоимость становится меньше.
2. Возможность самостоятельно адаптировать свои процессы под новые потребности, выявленные в ходе анализа, аудита.
3. Отказ от привлечения к работе разработчиков вендора, за счёт возможности внесения изменений своими силами.
4. Более быстрое сокращение (устранение) издержек в процессах, что приводит к улучшению качества доставляемой ценности как своим сотрудникам, так и клиентам.
Подведем итоги
С low-code или no-code управлять процессами компании, проводить их автоматизацию и оптимизацию – легко. Сейчас вы убедились в этом не только в теории, но и на реальном примере.
Вернемся мысленно к цитате, с которой всё началось. Ведь действительно:
- сокращая время на оптимизацию процессов, вы быстрее избавляетесь от издержек;
- быстрое устранение потерь сокращает денежные затраты компании, и ускоряет процесс доставки ценности конечному потребителю.
Очень нравится способ проектного управления и описания процессов. Первое что для себя усвоила: оцифровывать нужно все процессы на предприятии, а чтобы знать какие они - все процессы, нужно копать глубже и заходить в сотрудничество не как подрядчик выполняющий работу, а как управляющая компания. Потому что уже несколько раз был запрос от предпринимателя "Оцифруй мне продажи", а выясняется, что нужно не оцифровать, а автоматизировать и не продажи, а процесс сервиса. И Для этого инсайт мы тратили по 2 недели. Это много, поэтому теперь мы всегда заходим в сотрудничество и беремся за все процессы до конца.