«Чтобы сотрудник выполнил задачу, надо думать как сотрудник...» или как правильно ставить задачи своему ассистенту?

Привет! Меня зовут Павел Савельев, я помогаю предпринимателям выходить в рост благодаря выстраиванию бизнес-систем.

В своих предыдущих статьях я уже освещал тему необходимости делегирования при построении бизнеса. Сейчас хотелось бы перейти к моменту коммуникации и непосредственной работы с ассистентом.

«Чтобы сотрудник выполнил задачу, ты должен думать, как сотрудник, ты должен чувствовать, как сотрудник, ты должен сам стать сотрудником!» Именно так захотелось переделать фразу из сериала «Мыслить, как преступник» при написании этой статьи:)

Не всегда все идёт так, как мы хотим. Задачи не выполняются: срываются сроки, качество выполнения не соответствует ожиданиям. Возникают мысли «Что за бездарности и почему они не могут сделать нормально?». Знакомо?

Раскрою небольшой секрет – вся причина в нас самих! И сейчас я вам это докажу!

Давайте попробую визуализировать и доказать вам, почему именно вы ответственный за постановку задачи? Как вы влияете на её выполнение чужими руками? А дальше поделюсь методом успешной постановки задач.

Закройте глаза и попробуйте представить собаку. Запишите ваш результат в заметки на телефоне или лист бумаги.

У кого-то из вас в голове отобразилась картинка таксы, питбуля, а возможно и «@» от адресной строки вашей почты:). Я этого не знаю, потому что это мысль, которая находиться у Вас в голове.

Так и с ассистентами, они могут просто не понимать, что вы от них хотите. Они не экстрасенсы и это нормально. Я поделюсь методикой постановки задач, чтобы представление о «собаке» у Вас и вашего сотрудника сходились. А вы обретёте спокойный сон и не будете думать о постоянном контроле.

Прежде, чем мы приступим к методике постановке задач, на этапе принятия на работу, нужно убедиться, что этот человек способен выполнять ваши задачи. В процессе собеседования, помимо прямого диалога, наблюдайте за реакциями, ходом мыслей ассистента, дайте тестовое задание. Не пренебрегайте этим этапом, он очень важен.

Вот вы нашли нужного человека, что делать дальше?

Методика постановки задач состоит из 6 пунктов. Важно соблюдать последовательность и не перескакивать, иначе схема не будет работать.

#1. Проверка состояния сотрудника

#2. Актуализация задачи

#3. Критерии выполнения задачи

#4. Алгоритм действий выполнения задачи и корректировка плана действий

#5. Повышение мотивации

#6. Завершение постановки задачи

Разберёмся подробнее…

Прежде чем ставить задачу, убедитесь, что сотрудник вообще сможет выполнить эту задачу. Нужны ли специальные навыки или определенная квалификация для выполнения вашего поручения? Если вы дадите уборщице подготовку квартального отчёта, то как бы вы правильно не ставили задачу, вряд ли исход будет положительным.

Начните с малого. Убедитесь, что сотрудник находится в состоянии воспринимать и обсуждать ход выполнения. Выделите время и место, договоритесь о встрече. Убедитесь, что ничто и никто не будут вас отвлекать.

У всех нас есть жизнь за пределами работы. Бывают разные времена в жизни человека и порой мы просто не в состоянии думать о чем-то, кроме своих проблем. А это важно и будет влиять на качество выполнения поставленной задачи.

Убедитесь, что ваш сотрудник сейчас адекватно будет воспринимать информацию от вас. Для этого можно задать несколько вопросов, чтобы понять его расположение:

«Как продвигается работа по текущему проекту?»

«Как успехи? Все ли нравиться в работе?» и т. п

Важно не то, что будет говорить человек. Важно – КАК он это говорит. Если ваш собеседник бодр и готов внимательно слушать, переходите к следующему этапу.

Приступайте к постановке задачи:

«Есть одна очень ответственное задание, нужно…»

«Есть одна поручение. Необходимо…»

«Есть один интересный проект, нужно…»

Опишите ее и расскажите, почему нужно сделать эту задачу:

«… это поможет нашей компании увеличить поставки на 20%»

«… от выполнения этого задания зависит годовая премия всего отдела»

«… если задача выполнится, то мы выиграем эксклюзивный годовой контракт для работы с этим клиентом»

Расскажите, почему именно этот сотрудник должен ее выполнить:

«У тебя хватит навыков и компетенций сделать все на высшем уровне»

«Это задание я могу доверить только тебе»

«Ты показал себя в прошлом проекте и хочу доверить выполнение этого задания именно тебе»

При постановке задачи необходимо указать качественные и количественные критерии ее выполнения. Чем больше критериев вы установите, тем более точно ваш сотрудник поймёт, что вы от него хотите. Я рекомендую указывать не меньше 3х критериев.

Правильно поставить критерии можно следующей формулировкой

«Хорошо выполненной задачей будет, если…»

Указывайте временные критерии, ставьте промежуточные итоги проверки выполнения задания, количественные и качественные показатели.

Например:

– задачу необходимо выполнить до пн и сдать ее до 20:00;

– на это совещание должны прийти все 10 из 10 сотрудников;

– все должны прийти с подготовленным планом развития проекта, чтобы достигнуть выполнения плана в ХХХ рублей;– в качестве промежуточного итога предоставь в среду отчет по текущей дебиторской задолженности за апрель

ВАЖНО при постановке критериев не рассказать весь план действий, как нужно выполнять задачу. Вы обозначаете только критерии, а способ реализации вашего плана – выполняет сам сотрудник.

Помните про наш интерактив с «собакой» в самом начале статьи? На этом этапе настало время применить его в действии при постановке задачи.

Спросите сотрудника, как он планирует выполнять задачу. Мозг человека работает по следующему принципу: если я проговорил, как я буду это делать, то уже согласился, что смогу это сделать.

Я предлагаю вам сформулировать это следующей фразой:

«Расскажи, как ты будешь это делать?»

Очень важно добиться того, чтобы сам сотрудник проговорил в деталях, что и как он будет делать. При необходимости еще раз обозначьте и подсветите важные критерии. Задавайте наводящие и сложные вопросы «А что, если…?», «А как сделать так, чтобы Х критерий тоже выполнился?» и другие.

Корректируйте план действий, задавая вопросы, но НЕ давайте план действий. Будьте решительны и тверды.

Когда вы убедились то, что план действия выполнения задачи Вам подходит – переходите к следующему этапу.

Этот пункт важно применять для тех сотрудников, у которых, на ваш взгляд, упала мотивация.

Тема мотивации – это отдельная и большая тема. Не на все задачи нужно давать дополнительную мотивацию.

Для постановки мотивации вы можете использовать следующую фразу:

«Если ты выполнишь задачу, так как мы обсудили и будут соблюдены все критерии, ты получишь…»

Здесь приведу несколько примеров, чем можно замотивировать сотрудника:

- дополнительный выходной или кратковременное сокращение рабочего времени;

- участие в выставке;

- путевка на мероприятие, на которое сотрудник давно хотел сходить;

- недорогая покупка: кроссовки, бижутерия, книга и др.;

- денежная премия;

- продвижение по карьерной лестнице

И это лишь немногие способы мотивации..

Вы почти у цели. Когда вы обсудили все детали, пора логически завершать процесс постановки задачи. Это важный пункт! Если сотрудник не получил от вас подтверждения или одобрения на дальнейшие действия, то это может восприняться, как незавершенность диалога. Обязательно уточните, не осталось ли вопросов по заданию.

Завершите диалог одно из поддерживающих фраз:

«Отлично, до встречи в среду!»

«Космос!»

«Верю в тебя!»

«Благодарю! Давай сделаем это»

Вы не обязаны думать за сотрудника, как он будет выполнять свои функции. Но вы можете помочь и поддержать его. Ведь полное взаимопонимание с ассистентом, самостоятельное и грамотное выполнение задач в ваших интересах.

Станьте ментором и наставником для ваших подчиненных, но требуйте качественного исполнения ваших поручений. Задавайте правильные вопросы, используйте баланс между твердостью и мягкостью.

Если вам нужна помощь в поиске, подборе ассистента и эффективном управлении, добро пожаловать на диагностику. Заявки можете оставить здесь ⬇ ⬇ ⬇

Подписывайтесь на мой телеграм-канал https://t.me/savelevprobusiness и получайте только проверенные советы для роста вашего бизнеса.