Уйти в отпуск во время проекта

Ольга Романова
exPMO Газпром нефть, cofounder Edtech startup ProУправление

Лето подходит к концу, а вы так и не были в отпуске? Или всё-таки отпуск был, но вы работали, а не отдыхали?

В статье обсудим, в каких случаях и как правильно уходить в отпуск во время проекта, как планировать отпуска команды и что необходимо предусмотреть руководителю проекта. Надеемся, что вы не только поймете, что уходить в отпуск во время проекта - это нормально, но и сможете выключить рабочую почту на отдыхе... или хотя бы попробуете это сделать на несколько дней. ;)

Содержание статьи

Личный опыт автора

Несколько лет подряд с 1 января у меня были типовые проекты по запуску ИТ-решений для бухгалтерии. Запуск ИТ-системы с января критичен для бухгалтерского учета - начинать в феврале или марте практически невозможно. При этом нужно учесть, что все подготовительные работы проекта ведутся в декабре, в начале января (после праздников), бухгалтерия закрывает прошлый год и готовит отчетность, а в 10-20-х числах января начинаются первые операции в новой системе. Так было несколько лет подряд, у меня выработался типовой план внедрения таких проектов, а вместе с ним и типовой план моих отпусков… Каждые новогодние праздники я надевала горнолыжный костюм и вперед к черным трассам.

В тот знаменательный год я организовала все необходимые коммуникации до своего отъезда в отпуск:

· Провела статус проекта, на котором зафиксировала подход к запуску, начиная с 20-го января

· Договорилась с руководителем, что на время отпуска я оставляю вместо себя своего администратора проекта, который «в теме»

· Проинформировала заинтересованных участников о плане работ на время моего отпуска и списке контактных лиц

Первый и, кажется, единственный раз в жизни в моем отпуске не оказывается интернета - примерно на 4 дня. За это время администратор проводит плановый статус проекта, на котором повторяет подход к запуску, подрядчики рассказывают о проводимых работах и тут выступает один из НОВЫХ заинтересованных участников проекта с требованием об ускорении работ.

Администратор дает понять, что он не может решить вопрос, заинтересованный участник в ярости эскалирует вопрос на моего руководителя, просит отозвать меня из отпуска и вообще применить все возможные штрафные санкции. Стоит ли дальше рассказывать, в какой "праздник" я погрузилась, как только у меня появился интернет. На телефоне куча пропущенных от руководителя, руководитель проекта от подрядчика говорит, что он уходит с проекта, а администратор проекта просто не выходит на связь – наступили выходные...

Следующий месяц был одним из самых "веселых" в моей жизни: новый заинтересованный участник проекта оказался сверхтребовательным и влиятельным лицом с четким пониманием, как нужно такие проекты делать. В итоге история закончилась хорошо: систему внедрили, отчетность сдали.

Правда, ни премий, ни штрафов в результате так и не случилось, а вот незабываемый опыт и четко сформулированные требования к отпускам для себя и своей команды я сформировала.

1. Культура компании. Если вы новый сотрудник, выясните, какая практика по отпускам в компании - можно ли уходить в отпуск во время проекта, как к этому относится ваш руководитель и заказчик проекта. Обязательно получите требования по подготовке к отпуску (таблицы замещения, формат заявления и время, в течение которого необходимо сообщить об отпуске).

2. План отпусков. Обязательно делайте и обновляйте план отпусков в проекте не только по ключевым участникам, но и по стейкхолдерам, используйте его при составлении план-графика проекта.

3. Заинтересованные лица. Не надо их недооценивать. При появлении нового участника в проекте проведите коммуникацию, определите его сферу интересов и степень влияния.

4. Наличие полномочий у вашего заместителя на время отпуска. Убедитесь, что он точно сможет на уровне руководителя проекта провести процедуру изменений в проекте, согласовать важные решения или провести совещание или мозговой штурм.

5. Отношения с вашим руководителем. При соблюдении всех проектных процедур и должного информирования он отстоит вашу позицию и не будет вестись на манипуляции заинтересованных сторон.

Как планировать проект с учетом отпусков команды

Шаг 1. Определяем доступность команды

Прежде чем составлять план-график проекта вы должны не только собрать команду, но и выяснить, кто, когда и в каком объеме доступен для участия в вашем проекте, сюда же относится и график отпусков. Речь идет не только о команде проекта, но и о ключевых стейкхолдерах.

Лайфхак для РП: разделите всех сотрудников на группы в зависимости от критичности влияния на ваш проект - к примеру, команда проекта, стейкхолдеры, согласующие лица, пользователи, которые будут тестировать систему.

На этом шаге вас может ждать сюрприз - в компании может отсутствовать график отпусков, поэтому руководителю проекта всегда нужно учитывать культуру компании. Какие варианты могут быть:

a. В компании не принято планировать отпуска - люди могут как по 3 года не ходить в отпуск, так и брать его за 2 дня до наступления.

b. В компании есть график отпусков, но он плавающий. Сотрудники могут менять дни отпуска в любой момент.

c. В компании есть график отпусков, его соблюдение заложено в мотивацию руководителей и переносить его не принято.

Шаг 2. Составляем график отпусков

Очевидно, что независимо от ситуации в вашей компании график отпусков все равно нужен. Для этих целей вы можете использовать следующую форму.

Как составить: ориентируйтесь на особенности вашей компании (см. шаг 1). Вы можете запросить информацию по всем сотрудникам в HR-департаменте, а потом подтвердить его актуальность с каждым участником проекта. Настроить график отпусков также возможно в системе по управлению проектами.

График отпусков в системе ADVANTA
График отпусков в системе ADVANTA

Шаг 3. Планируем проект

Как только график отпусков готов, приступаем к планированию проекта. Вы можете сделать это вручную или использовать систему по управлению проектами со встроенной функцией доступности ресурсов.

ADVANTA позволяет видеть доступность сотрудников с учетом их загрузки и отпусков
ADVANTA позволяет видеть доступность сотрудников с учетом их загрузки и отпусков

Шаг 4. Учитываем изменения

На следующий день после того, как вы утвердите график проекта, обязательно произойдет какое-нибудь изменение. Например, Иванов В. по личным обстоятельствам вынужден взять отпуск на неделю раньше. Что делать? Нам нужна процедура ведения и актуализации графика с учетом культуры и регламентов компании (см. шаг 1), которая будет описывать: кто, в каком формате, кому должен сообщить об изменении своего отпуска и что должно происходить после.

Важно:

a. В матричных структурах решения об изменении отпуска принимаются линейными руководителями / ресурсными менеджерами / HR-представителями. Но в случае участия сотрудника в проектной деятельности изменение отпуска участника проекта должно рассматриваться как изменение в проекте и согласовываться с руководителем проекта (до или после линейного руководителя).

b. Соблюдайте регламентные сроки. Руководитель проекта должен получать информацию об изменении отпуска не позднее, чем за неделю.

c. Составьте план передачи дел - кто будет выполнять обязанности сотрудника на время его отпуска. План может быть составлен участником проекта самостоятельно или совместно с руководителем проекта / линейным руководителем.

Делегирование задач на время отпуска в ADVANTA<br />
Делегирование задач на время отпуска в ADVANTA

d. Предусмотрите штатные информационные сообщения об уходе участника команды в отпуск - кому и за сколько дней он сообщает о своем отпуске, какую документацию готовит, какую “отбивку” пишет в Outlook, в каких чатах размещает информацию об отпуске и т.д.

К примеру, так выглядит типовое сообщение и план передачи дел в системе по управлению проектами ADVANTA.

Шаг 5. Назначаем ответственного за актуализацию графика отпусков

Опишите процедуру, как и от кого, в каком формате ответственный будет получать информацию по отпускам сотрудников, задействованных на проекте. Процедуру работы с отпусками можно описать в Плане управления проектом в разделе “Управление ресурсами” или “Управление коммуникациями”.

В системе ADVANTA это можно сделать автоматически и актуализировать информацию путем интеграции с кадровой системой.

Данные об отпусках сотрудников автоматически подгружаются из кадровой системы в ADVANTA<br /><br />
Данные об отпусках сотрудников автоматически подгружаются из кадровой системы в ADVANTA

Как руководителю проекта организовать свой отпуск

1. Планируйте отпуск с учетом графиков действующих и планируемых проектов, где необходимо ваше полное вовлечение.

2. Определите и согласуйте со своим руководителем и заказчиками, кто может заменять вас на время отсутствия, какую документацию нужно подготовить перед отпуском и за какое время предупредить. Важно: у заместителя должны быть полномочия принимать решения по проекту.

3. За неделю до отпуска составьте совместно с заместителем оперативный план передачи дел по каждому проекту. Вы можете использовать формат таблицы, либо воспользоваться опцией временного делегирования в системе по управлению проектами (см. шаг 4).

4. За 3 дня обсудите план с руководителем, при необходимости внесите корректировки.

5. За 2 дня согласуйте план с заказчиком проекта, при необходимости внесите корректировки.

6. Проинформируйте участников проекта и стейкхолдеров.

7. Поставьте отбивку в почте / чатах с указанием фио и контактов заместителя, а также приведите ссылку на рабочую область проекта, где лежит вся документация. Ниже пример, как может выглядеть такое письмо:

Уважаемые коллеги!

С 10-21 августа нахожусь в отпуске.

По вопросам “Проекта 1” прошу обращаться к Иванову И.В. (контактный тел., адрес эл. почты). Рабочая документация проекта находится по ссылке 1.

По вопросам “Проекта 2” - к Федорову А.А. (контактный тел., адрес эл. почты). Рабочая документация проекта находится по ссылке 2.

Ну как? Все выглядит не так уж и сложно, правда?

Но есть еще пара неочевидных нюансов, которыми я хотела бы с вами поделиться:

1. Старайтесь не планировать ключевые вехи проекта на "жаркие" рабочие периоды. Они могут быть разными в компании, к примеру, август - сезон отпусков, бюджетного планирования, декабрь - закрытие всех контрактных обязательств, январь - закрытие года у бухгалтерии, подведение итогов, формирование планов на следующий год и т.д.

2. Детализация планирования, включая жесткий контроль отпусков, может зависеть от интенсивности проекта и близости дедлайна. Проект сроком 3 месяца и проект сроком 3 года - не одно и то же.

3. В рамках процесса управления рисками рекомендую иметь двух - трех сотрудников на замену для всех ключевых участников команды (это будет полезно и на время отпуска, и в случае непредвиденных обстоятельств).

4. Не включайте уведомления во время отпуска. На работе - работаем, в отпуске - отдыхаем. Главное, не забывайте про шаг 1 - культуру компании и стиль управления вашего руководителя.

5. Если у вас все нормально с планированием проекта, вы спокойно можете идти в отпуск в любой момент.

Успехов и отдыхайте почаще!

1313
2 комментария

Отличная публикация 👍
Пункты #4 и #5 особенно +++
А вот про "двух-трех сотрудников на замену для всех ключевых..." не могла бы такого в реальности представить.
Ещё что нравится- когда об отпуске (и не только в проектах) есть инфо в отбивке за неделю, например. И всегда указано, к кому можно обратиться в случае срочной / внеплановой задачи.

1
Ответить

Личный кейс - жесть, конечно. Не представляю, что такое может случиться в западной компании.

Ответить