Учет затраченного времени на релаксе. Как управлять ресурсом творческой команды, не причиняя ей боли

Эта статья для начинающих ребят, которые обычно работают параллельно над несколькими проектами одной командой. Для тех, у кого работа кипит, но все внимание на продукте и пока не доходят руки до того, чтобы удобно организовать управление загрузкой и считать трудозатраты.

Если это про вас, очень хочется вам помочь немного приблизиться к ситуации, когда кроме проектов, достойных максимального NPS, у вас будет много полезных цифр и возможность уверенно расти и размножаться🙂

Несмотря на то, что процессы у новых команд еще не устаканились, желание что-то с ними делать обычно уже есть:

По опыту знаю, что на старте распределение времени команды часто организуется в Google Sheets или Google Calendar. А вот с учетом времени сложнее. Для этих целей обычно приходится подбирать специальный софт.

Но когда погружаешься в тему и смотришь топ -20 программ для учета времени и управления загрузкой, сталкиваешься с реальностью: чтобы учитывать время команды, нужно ее неслабо напрячь.

При лучшем раскладе, когда замер времени будет частью вашей программы по управлению проектами, придется постоянно бдить, над какими задачами работаешь и вовремя нажимать кнопку таймера. И самое сложное — не забыть потом выключить таймер, когда закончил работать над задачей).

Хуже, когда для учета времени потребуется отдельная прога. Она не знает набор задач команды, поэтому в ней не только нужно будет отмечать потраченное время, но и ручками заносить сами проекты и задачи.

Практика показывает, что на этом этапе развития бизнеса очень тяжело возбудить команду подобными инструментам. Если, конечно, у вас не супер-точные ребята с сильными навыками самоорганизации.

Когда решали подобную задачу с командой дизайнеров, перерыла всю Capterra (это сайт с отзывами и обзорами на всевозможный софт), практически дойдя до отчаяния. И вот в момент, когда мы были уже готовы сделать команду жертвой Everhour (ничего личного, просто эта прога не очень подходила), на глаза попался отличный вариант. Называется ResourceGuru, и про этот софт почему-то редко говорят.

Его разработали европейские ребята, которые в свое время замучились управлять ресурсами через таблички и создали простое и гениальное решение — умный календарь.

Интерфейс для управления загрузкой выглядит как продвинутый календарь, в котором можно:

По мере того, как вы бронируете команду, на вкладке с отчетами собираются данные по каждому из ребят, по каждому проекту и каждому клиенту. Статистики можно посмотреть в днях или часах.

При этом прога максимально простая, не перегружена лишним функционалом и поэтому цена у нее очень адекватная (от $4,16 за человека в месяц).

В ситуации, когда данные по трудозатратам собираются из графика бронирования есть одна проблема: количество забронированных часов часто не совпадает с реально потраченным временем. Ведь если кто-то поставил в график задачу на 2 часа, это не значит, что специалист потратит ровно 2.

Если, например, дизайнер потратил в предыдущем примере на задачу не 2 часа, а, скажем, 3, то он заходит в соответствующую бронь в Resource Guru и правит в ней количество часов. При этом не нужно фанатизма и расчета до минут. Достаточно окинуть взглядом прошедший день и проставить значения ориентировочно.

Вы скажете “Ну вот, а говоришь, что не нужно отслеживать свое время". Да, нужно, но и вы согласитесь, что один раз в конце дня обновить данные по затратам уже заведенных задач гораздо проще и менее стрессово, чем постоянно держать в голове работу с таймером. Всего лишь одна небольшая ретроспектива в день.

Попробуйте, это работает!

Я не ставлю себе целью в этой статье сделать обзор Resource Guru. Простые обучающие видео вы можете найти на их сайте или на YouTube. Чтобы научиться пользоваться этим софтом, вам понадобится максимум час.

Хочу лишь обратить внимание, что такие проги, которые позволяют вам просто и нативно решать свои задачи, часто уже существуют и не стоит сдаваться в поиске подходящего варианта и внедрять инструмент, который станет для команды великим испытанием. Пожалейте ее). Ведь как говорил Феллини:

Ищите и пусть найдется!

А если нужна будет помощь в выборе и внедрении софта, вы знаете, где меня искать.