Юридические ошибки на миллионы: как автоматизация спасает от кошмаров с документами

Каждый предприниматель знает, сколько проблем доставляет работа с документами: тонны бумаг, ошибки, время сотрудников, деньги юристам. А ведь все это можно упростить! В этой статье мы расскажем, как благодаря автоматизации документооборота сократить издержки и повысить эффективность. Узнайте, как сделать работу с договорами и бумагами проще и быстрее.

Вы хотите делать меньше, а получать больше? Ответ, слышу, очевиден — конечно, да! Испокон веков человек разумный стремится избавить себя от лишней работы, о чем бы ни шла речь. «Бумажная» сфера и специалисты, отлично разбирающихся в законах, — не исключение.

Юрист, независимо от специализации, часто для облегчения и ускорения работы делает простое действие с типовыми документами: Ctrl C — Ctrl V, а по-русски: «копировать» — «вставить». И правда, что страшного, если в шаблонных заявках, согласиях, претензиях, где меняется лишь пара-тройка абзацев, реквизиты или ссылки на недавно принятые законы, «тело» документа остается почти неизменным?

Пресловутый человеческий фактор — вот что может быть страшно. Ну хорошо, трудозатратно и долго, если не страшно. Когда при составлении договора, искового заявления или доверенности юрист копирует и вставляет текст с затесавшейся туда ошибкой, она закономерно перекочевывает в новый вариант юридического документа. А потом в следующий. И в следующий. И в следующий.

Оно и понятно, человек — не машина: стресс, суета, усталость, невнимательность, не гуманитарный (мягко говоря) склад ума — и сколько ни проверяй, периодически проскакивают не те падежи, неверные окончания слов, а то и «всплывет» фамилия фигуранта из другого дела. Функция проверки грамматики и орфографии MS Word тут помогает, пожалуй, только в половине случаев: вы ведь привыкли не обращать внимания на подчеркивание красным цветом фамилии Нетудыходов или термина «долбежно-пазовальный», просто потому, что их нет в словаре программы.

С какими еще сложностями в заполнении документов сталкиваются юристы разных сфер, насколько дорого стоят для компаний такие ошибки, и сколько времени расходуется впустую? Давайте расставим все по полочкам. Кстати, в комментах можете написать, насколько вам актуален этот разбор — возможно, вы тоже с чем-то подобным сталкивались.

Какова она, юридическая рутина?

Вначале напомню: грамотный правовед — это не только умный, но и весьма дорогой специалист, который нередко вынужден тратить рабочие часы, мягко говоря, нерационально. Еще несколько лет назад, в 2017-м г. на конференции LegalTech консалтинговая компания «McKinsey and Company» в презентации в области оценки производительности труда юристов отмечала, что на оформление рутинных бумаг эти специалисты тратят почти четверть (!) рабочего времени, а их помощники — все 70%. Исправление же ошибок в готовой документации после ее проверки занимает целый день рабочей недели!

Давайте подробнее остановимся на основных сферах современной юриспруденции и соответствующих сложностях в оформлении бумаг.

Коммерческое право: защищая частный бизнес

Юристы в этой сфере обеспечивают жизнедеятельность компаний, подготавливая рутинные документы как для внутреннего документооборота, так и для «внешних угроз». Потребность создать очередную локальную бумагу возникает довольно часто и составляет львиную долю бюрократических забот юрисконсульта компании. Рутины здесь хоть отбавляй:

  • подготовка приказов по предприятию (о вступлении в должность, об увольнении, о внесении изменений в штатное расписание и т.д.);
  • оформление трудовых договоров с сотрудниками (работа с мигрантами - «отдельная песня»);
  • подготовка и корректировка устава компании и внутренних регламентов, внесение изменений в реквизиты и ЕГРЮЛ;
  • написание и корректировка должностных инструкций, уставов, статутов и пр. Здесь встречаются смысловые ошибки, неправильно сформулированные служебные обязанности, некорректная структура компании и наименования должностей. Рассинхрон возникает при использовании устаревших на текущий момент образцов юридической, технической и организационной документации предприятия;
  • договорная работа (услуги, поставки товаров, госконтракты). Обычно здесь не обойтись без целого юридического отдела, службы или департамента. Причем при отсутствии шаблонов рутинных документов «контора пишет вразнобой», документы одного юриста клиент встречает на ура, а другого — возвращает обратно по десять раз. Среди ошибок здесь чаще всего встречаются неправильные реквизиты сторон, неверная формулировка предмета договора, ошибки в прописном написании стоимости, обозначении артикулов товара, некорретные ссылки на нормативные документы и законы и пр. Причина — невнимательность при копировании данных из предыдущих документов, устаревшие справочные данные, механический перенос текста с ошибками. Счета-фактуры, платежные поручения, балансовая отчетность содержат ошибки бухгалтерского учета, чаще всего это неверные реквизиты организаций;
  • судебно-претензионная работа (подготовка пакета документов в суд, включая исковое заявление, взыскание долгов). Здесь могут быть несоразмерность вступительной и основной частей, неверное оформление сносок и примечаний, неправильная рубрикация. Такое случается, когда вы берете за основу документ, подготовленный другим исполнителем, доверившись его компетенции. Или просто спешите.
Юридические ошибки на миллионы: как автоматизация спасает от кошмаров с документами

Нотариус: не только про доверенности

Удостоверять законность юридических сделок и гражданских договоров — одна из основных функций юристов в этой сфере. Также нотариусы выдают свидетельство о праве на собственность, подтверждают подлинность подписи или удостоверяют факт нахождения кого-либо в определенном месте в определенное время.

Еще одна задача нотариальных бюро — заверение протоколов собраний, которыми вносятся изменения в организационно-правовую форму предприятия или принимается решение об учреждении нового юрлица. Ошибок здесь встречается много, ведь обычно компания не часто предпринимает такие шаги, поэтому взять грамотный образец просто неоткуда. Кроме того, как и в других документах, здесь могут встречаться ошибки в ФИО, неверные ссылки на нормативные документы, неполное перечисление доверяемых полномочий для совершения конкретных действий. Так происходит, если юрист вносит актуальные данные в часть текста, машинально копируя остальной контент.

Юридическая поддержка IT-сферы

Компании, которые разрабатывают программные продукты, веб-сервисы или мобильные приложения, постоянно нуждаются в услугах юриста. Тут и подготовка договоров с клиентами, приобретающими ПО, составление политик и оферт, защита персональных данных пользователей, организация работы с провайдерами интернет-сервисов и облачных хранилищ. Лицензирование и оформление патентов, регистрация программ для ЭВМ также возлагается на юристов. В этой сфере рассмотрение подготовленных компанией бумаг длится не один месяц, поэтому каждая ошибка в документе становится критической.

Оформление сделок с недвижимостью

Из-за перманентных «штормов» в данной области рынка операции с недвижимостью создают неисчерпаемое поле деятельности для юриста в сфере «недвижки», он подготавливает:

  • акты приема-передачи строительного объекта;
  • договоры купли-продажи объекта недвижимости;
  • договоры аренды объекта недвижимости (заключение, расторжение, субаренда);
  • оценку земельного участка или строения и т.д.

Есть и другие, более узкие юридические специалисты — в сфереах патентного права, взыскания долгов, по семейным делам. В «бумажной» рутине все они уязвимы еще и потому, что с недавнего времени MS Word и Excel официально прекращает поддержку корпоративных клиентов в России. Обновления этих программ затрагивают не только заплатки прорех в безопасности, но и мультиязычные словари, которые используются при проверке грамматики и орфографии набираемых текстов. Может случиться так, что российский пользователь, лишенный возможности обновить текстовый редактор пакета MS Office, просто перестанет видеть ошибки в словах. Не будет никакого подчеркивания — ни красного, ни зеленого!

Рутину — машине, творчество — человеку

Юридические ошибки на миллионы: как автоматизация спасает от кошмаров с документами

Знаете, как юристы решают упомянутые проблемы с документами? При необходимости оформить нужный документ правовед заходить в Сеть и «гуглит» последние изменения в требуемом законопроекте. Потом, если необходимого шаблона у него еще нет, запрашивает в браузере «шаблон договора на оказание услуг», к примеру. На его «адаптацию» под конкретного клиента опытный юрист тратит минут 25-30. Когда таких циклов специалист проходит достаточно, чтобы… «вскипеть» от перманентного вбивания всех данных «руками», он наконец ищет в Сети «шаблоны документов, скачать». И вот теперь, настроенный наконец «побороть» опостылевшую бумажную рутину, юрист находит с десяток сервисов по автоматизации документооборота.

Из важных критериев выбора на первом месте — безопасность: юрисконсульту важно, чтобы ни одна фамилия, ни одна сумма, указанная в документе, не попала в третьи руки. Еще один немаловажный фактор — отсутствие необходимости до-о-олгого обучения: никто сейчас не готов осваивать сервис месяцами или годами. Третья причина, по которой юристы голосуют «за» — цена услуги.

Наши клиенты — не исключение. Все то, что я сказал выше — и о них тоже. Юристы, частный бизнес и специалисты других направлений проговаривают нам на первой 15-минутной консультации о своих сомнениях, страхах, непонимании, насколько «Форма» может быть необходима и полезна конкретно их сфере.

Скажу сразу: юридические бюро и департаменты, где часто разрабатываются уникальные документы под нестандартные юридические случаи — пока не наши клиенты. У «Формы» есть типовые шаблоны множества документов, юридически грамотные, с корректными и ясными формулировками, из которых можно выбрать необходимые. Но весь «штучный товар» — это творчество отдельно взятого юриста или фирмы.

Меж тем, если говорить о преимуществах, главное и неоспоримое — наша лид-форма. Или окошко для заполнения. Или место с кратким вопросом для быстрого ответа. В общем, наши клиенты называют это по-разному, но суть остается прежней: в выбранном вами шаблоне программа сама подсказывает места, в которые нужно поставить реквизиты, ФИО, прочие данные. В отличие от других сервисов, это в разы сокращает бумажную работу, ведь глазам специалиста не нужно искать нужные пустые строки в документах и так или иначе вчитываться в договор.

Заполнение документа, в зависимости от сложности и величины, сокращается до 1-3 минут, что высвобождает огромное количество времени на непосредственную работу юриста (его время, помним, — деньги, причем большие). Если взять за основу, что в среднем юрист «в свободном плавании» зарабатывает 150 тыс. руб., тратя на рутину с документами ~ 30% рабочего времени, то можно подсчитать, что при использовании конвейера документов от «Формы» его чек вырастет в среднем на 25%, то есть достигнет 187500 руб.

Думаю, неплохой профит ;-)

Чтобы подсчитать, как «Форма» может помочь вам меньше терять и больше получать, заходите на наш сайт и воспользуйтесь несложным калькулятором (до него дойдете, если раза три проскроллите экран) или оставляйте заявку на бесплатную консультацию и 14-дневный тестовый период от «Формы». На вопросы в комментариях тоже готов отвечать. Дискутировать. Рассказывать. Ну, вы поняли в общем.

Никита Колосов
Co-Founder компании «Форма»
3333
38 комментариев

Уважаемый, мы тут не только “гуглим” шаблоны, как вы грите! Шаблоны — самое простое в юриспруденции, вы попробуйте состаивть договор на сдачу госкомимуществом в аренду зданий, объектов и сооружений, являющихся федеральной собственностью! Слабо? И законопроекты все знать на соточку! и справки собирать заколебешься! Ну и где здесь просто погуглить?

2
Ответить

Олег, не спорю с тем, что юристы работают не только с шаблонными документами. Зачастую приходится составлять уникальные документы или актуализировать уже существующие, исходя из изменений законодательства и иных вводных. Юристы могут занести собственную базу шаблонов и единожды настроив их в сервисе, моментально создавать готовые документы на их основе. Мы, как сервис, готовы помочь с автоматизацией в части рутинного заполнения.

1
Ответить

Ошибка номер раз. И у бизнеса, и у автора статьи: юрист визирует/согласовывает приказы и остальные документы (Смотрит глазками на готовый текст, видит ошибку, указывает на нее и говорит, как исправить). Ежели в компании юрист это все еще и пишет, то он не юрист. Сей человек - многорукий многоног: и юрист, и отдел кадров с эйчар, и менеджер договорной работы, и менеджер отдела продаж и т.д. и т.п. Режим тотальной экономии, в общем - к чему лишних пять единиц в штате, если все на юриста можно взвалить. Можно и кофе отправить заварить (Такое тоже до сих пор практикуется в компаниях - тех, кто еще из 90-х никак не выйдет).

Ошибка номер два. Автоматизация в российских реалиях сгубит бизнес еще быстрее, чем он сам бы себя погубил без цифровых инструментов. Для того, чтобы отдать функцию на автоматизацию, нужно ее глубоко понимать. У нас процветает постсоветский правовой нигилизм (То есть, бегство от документа, тогда как единственно верное в бизнесе - бегство к документу как к защите; кому не лень - гляньте, пожалуйста, с каких слов начинается текст статьи и какую культуру это начало выдает с потрохами:)). Так-то - средний срок жизни компании у нас - три года (В Японии - 30). Желаете подсократить?!

В комментарии речь о малом бизнесе и частично - о среднем. Крупный бизнес более-менее научен документообороту штрафами и прочими контролями, коих там явно больше.

2
Ответить

Поддержу по поводу малого и среднего бизнеса. Такая автоматизация хорошо работает, если у бизнеса очень типовая деятельность и очень типовые условия сотрудничества, а также если он (бизнес) имеет возможность при работе с контрагентами настаивать независимо от оснований на применении своих шаблонных документов без каких-либо изменений и дополнений (в лучшем случае через отдельный протокол разногласий). Это вечный конфликт интересов, по шаблону какой из сторон будет осуществляться сотрудничество. Фраза "юристы не пропустят сторонний договор" многим знакома, и ты начинаешь работать с чужим договором, внося в него необходимые дополнения, условия, санкции и т.п.
Более того даже в малом и среднем при сложной услуге/работе/ИТ-решении в 87.6% случаев вторая сторона пытается вносить изменения в шаблон договора, который ты им направляешь.

1
Ответить

150к юристу? Смешно! Я юрист с 10-летним стажем, и выше 80-85 не получаю не в одной компании!

2
Ответить

А если в частную практику пойти, больше заработать не получится?

Ответить

Чем же ворд не помощник? Все тоже самое там можно делать, и нормальный юрист может там все грамотно расписать. За всю свою практику только однажды ошибка была допущена.. надо брать хорошего помощника, который не допустит грамматических ошибко и все гуд будет.

1
Ответить